办公室精细化管理的必要性及实施思考

2020-01-19李臻中国人民解放军军事科学院系统工程研究院

环球市场 2020年20期

李臻中国人民解放军军事科学院系统工程研究院

办公室管理在统筹协调以及内联外通等方面起到不可替代的重要作用，也是提升整体管理水平的关键。精细化管理是一种现代管理理念，与传统粗放式管理相反，在应用过程中致力于降低管理成本，提高管理效率。为此，应充分认知办公室精细化管理的必要性，运用可行性实施策略充分发挥该管理方法的优势。

一、办公室管理特点

办公室作为开展管理工作的重要场所，实际工作内容繁重，表现为以下几种特点：（1）规范性与约束性：办公室管理过程需要工作人员基于严格规范的管理制度，根据管理内容进行，进而达到预期目标。其中管理规章制度起到约束与规范作用；（2）政治性与原则性：体现在工作人员只有树立正确的政治观念，具备较高的思想政治水平，才能保证管理工作发展方向的正确性，富有强责任感和使命感，主动提升个人能力和素质；（3）无私性与连接性：办公室管理以整体发展利益为重，工作人员应始终遵循公私分明、廉洁自律原则，自觉抵御不良利益诱惑，做好内外连通的管理工作。

二、办公室精细化管理的必要性

实施办公室精细化管理，是致力于完成办公室行政管理工作和办公事务管理工作的精细化转变的关键，应该确保各项事务得到深化、细化[1]。办公室管理对象涉及较广，事务繁杂。大到制定规章制度，小到员工安全卫生和福利保障等，在整体运营过程中起到承上启下的作用，因此实行精细化管理是十分有必要的。

（一）明确各人员职责

一方面，实行精细化管理有利于明确各人员职责，分工明确，如进一步确定“专人负责”以及“轮班制度”等，保证每一项办公室事务有人管，在执行事务过程中有效避免出现相互推诿情况。在此基础上，精细化管理可以实现职责分工的细化，对于提高工作人员责任意识有重要作用；另一方面，实行精细化管理不仅利于提升整体管理水平，对促进工作人员综合能力的提升有重要现实意义，如办公能力、服务能力、执行能力等，利于推进办公室工作专业化发展。

（二）严格监督与管理

管理制度在办公室管理工作中占据重要地位。通过实施办公室精细化管理，易于发现细节问题，可为完善相关管理制度、条例、规定等提供有利条件，也对于人员起到有效的约束作用，发挥监督职能。可以有效避免出现粗放式管理模式下，员工办事“以经验总结为主，以制度规定为辅”的情况，导致管理效率和质量大打折扣。

（三）提高整体办事效率

办公室精细化管理实现了人员分工、管理制度等多方面的精细化建设，为办公室各项工作的顺利开展提供强有力的制度支撑以及人力支持。按照制度办事，省略重复环节和程序，整体办事效率和效果显著提升，从某种程度上，利于营造良好的工作环境以及人才队伍建设。

三、办公室精细化管理的实施策略

（一）正确认知精细化管理

意识是行动的先导，认识不到位就难以实现行动自觉[2]。基于部分高层领导以及管理人员认知上的缺陷，有必要加强全员对办公室精细化管理认知，弥补认知缺陷，避免其阻碍办公室管理水平的提升以及精细化管理模式的推行。办公室工作对于企业以及政府机关等运行的重要性不言而喻，是支撑“外部装修”与“内部陈设”的关键，是办事方式、处事原则、整体形象的直接呈现。推进办公室精细化管理，需要满足高度思想认知这一前提条件，在工作中始终坚持发挥自身承上启下、内外连通的职能，为企事业单位的发展建设提供坚实的“软实力”保障。对此，办公室全员需明晰精细化管理理念和宗旨，认真对待细节问题，准确把握每一项事物的细节，做事一丝不苟，不拖延任何一项工作。同时以良好的服务态度对待每一名办事人员，提供相应的咨询和帮助服务，保障办公室业务的有序性、细致性、合理性。

（二）健全办公室管理制度

从细节入手，健全办公室管理制度，一定程度上可以通过硬性制度要求，防止工作人员凭借经验主义办事而带来的不利影响，有效提高工作效率和质量。一方面，可以从健全奖惩制度入手，约束人员行为的同时，刺激其工作积极性与自给性，营造良好的工作氛围，为精细化管理的实施创造有利条件。另一方面，建立规范化、系统化行政管理流程，保障办公室工作有章可循，如形成“办公室人员责任说明书”。鼓励全员参与制度完善工作中，群策群力，保证制度的合理性、可行性，以此明确各人员工作职责，避免相互推诿情况出现，拖延办事进度。严格按照“急事急办、特事特办、遇事速办”原则，基于规范工作流程，细致开展办公室工作，更快完成粗放式管理到精细化管理的转变，提高工作效率和质量。

（三）重视查验工作结果

存在办公室排除在半年度、年度考核制度以外的情况，导致办公室工作被边缘化，制约办公室精细化管理发展。对此，应完善人员考核制度，并与奖惩机制挂钩。从人员办事效率、办公日志、年底工作总结等方面，对人员专岗办事办结率、档案管理、工作执行力等进行细致化考核，给予合理化评估价。制定该指标的过程中，可以借鉴原有制度，取其精华，在结合精细化发展实际需求以及岗位要求，进一步优化完善，以更好适应办公室管理工作的程序性、规范性，保证各项量化指标设计的科学性，以及针对主观性较强的工作评价的合理性等，可借助榜样力量激发全员工作积极性，提高综合素质。