事业单位人事档案立卷归档工作开展研究

2020-01-18张泽凯承德市残疾人康复中心

环球市场 2020年13期

张泽凯承德市残疾人康复中心

现阶段我国事业单位体制改革正在如火如荼的进行中，面对新发展形势，传统的工作观念和工作模式意境无法适应事业单位创新发展要求，因此需要积极开展创新工作。针对事业单位人事档案开展立卷归档管理制度，能够提升事业单位档案管理工作的智能性和规范性，加强内部人事档案的利用效率，科学合理的开发事业单位内部人才资源，促进事业单位的创新发展。

一、事业单位人事档案立卷归档工作问题分析

（一）管理模式过于机械化

人力资源管理工作的开展，能够为事业单位提供源源不断的动力，提升事业单位的发展活力。目前一部分事业单位没有认识到人力资源管理工作的重要性，人力档案管理工作开展效率比较低，存在单一化、制度化的管理问题。除此之外从观念上也存在一定的误差，认为档案管理就是针对档案进行保存，采用的档案管理模式比较陈旧。出现这些问题的主要原因对于人力资源档案管理工作重要性认知不足，对于人事档案立卷归档管理工作产生了较大的影响。

（二）缺少自我为主的立卷归档工作意识

在事业单位人事档案立卷归档工作过程中，需要积极明确出档案文件的时效性，体现出人事档案应用价值。但是目前档案管理工作中存在各种问题，例如档案管理工作重复性比较强，归档资料不够规范等，还有一部分事业单位中的人事档案不够完整，档案利用效率比较低。在档案归档工作中，

（三）人事档案管理工作质量问题

传统事业单位人事档案管理工作采用了人工模式，随后一部分事业单位认识到了信息技术的重要性，结合现代化信息技术的应用，采用档案管理软件录入电子档案信息，但是并没有做好档案的调用和维护工作，没有把电子档案科学合理的分类，电子档案内容更新不及时，信息化、自动化档案管理优势没有充分发挥出来，影响了人事档案管理工作质量的提升。

二、事业单位人事档案立卷归档管理工作优化措施

（一）做好档案文件分类工作

在事业单位发展过程中，人事档案的内容也呈现出多样化特点，其中氛围不同的档案类型，在档案管理工作中要根据不同类型的档案，针对性整体相关资料，并做好妥善保管工作，便于后期档案利用和共享。在人事档案中数量比较普遍的属于综合类档案，综合类档案文件中包含的内容比较多，针对综合类档案进行立卷归档工作，要把人事档案以及事业单位业务活动相关文件全部做好归档[1]。后期对于综合性文件的利用效率并不是很高，但是综合性文件的时效性特点非常强，需要针对综合性文件做好管理保存工作。人事档案文件可以结合文件的年份进行整体，并结合文件的关键词，做好针对性的详细分类。组织人事类文件中的内容，都是跟事业单位工作人员以及社会福利相关的，例如工作人员的社保缴纳、事业单位工作人员退休办理、岗位认定书面依据和职位变更等问题，这部分文件中的内容能够为事业单位工作热源提供重要的身份证明，因此需要重点保管人事类文件，并根据事业单位内部的人事调动进行实时更新，便于后续档案查询工作的顺利开展。由于事业单位内部的业务类文件数量非常多，并且涉及了事业单位内部所有业务活动开展的重要信息，因此需要针对性做好管理保存工作，如果内容当中并没有涉密信息，则需要复印之后公开发给每一位工作人员。如果文件中有涉密信息，还需要针对文件做好保密工作。

（二）做好文件编码、存档工作

事业单位人事档案需要根据不同类型文件的年份进行准确编码，完成档案管理的基础性工作。例如2019 年的人事任命档案，在编号前需要标注好2019 进行区分。除了根据文件年份编码之外，还可以针对文件内容做好细致分类，能够让档案分类工作更加精致。例如业务类文件进行分类，可以结合业务内容的差异性进行细致分类，社保档案可以简写成为SB，医疗类档案可以简写成为YL。通过精细化分类，能够提升人事档案的查询效率，提升工作质量。

（三）做好档案保护工作

对于档案保护工作开展加强重视，尤其是档案原件跟丢失之后无法补办的文件，需要针对性加强档案管理，认真记录档案的使用人员和规划时间。档案文件由于保存时间比较长，因此纸张会受到不同程度的损坏，要为档案管理工作建立良好的档案保存环境，妥善保管人事档案。可以把纸质档案保存在牛皮纸盒当中，并在外表填写文件编号，便于后期的档案查找。

（四）建立完善的立卷归档工作管理机制

针对人事档案的立卷归档工作要定期检查，查看档案是否得到妥善的分类、管理和保存，根据档案管理工作标准执行检查要求，根据人事档案管理规定，科学合理的核对人事档案材料中的相关内容，尤其是相关重要文件一旦缺失要立刻追究责任，向相关当事人提出书面通知，及时把缺少的材料补充完整[2]。审核工作完成之后要做好工作记录，通过严密封包装后进行转递。收到档案的工作单位要在回执单上进行签字，并把回执单寄回到原来的工作单位当中，相关管理工作部门需要认真的保存好回执单，便于后期核查工作的开展，确保档案文件完整有效。