于令言

（山东财经大学燕山学院 山东·济南 250000）

在当今社会中，随着信息技术网络技术的不断发展和应用，各项工作的信息化水平都得到了提升。由于人事档案信息化建设工作具有一定的系统性，所以要积极应用新技术，且长期坚持，理念应该与时俱进，使该项工作做出相应的创新，全面落实信息化建设工作，提升档案资源的利用率。

1 高校人事档案信息化建设的重要意义

1.1 满足人事工作要求

如今，在高校人事档案管理中需要进一步提升信息化水平，这就使得该项工作遇到了新的挑战。传统的工作方式下主要以手工操作为主，人事档案管理方法也比较单一，无法满足信息化发展需求。通过信息化建设，有效改善了该项工作的管理质量，也为高校人事档案管理工作的信息化发展奠定了扎实的基础，有利于实现该项工作的预期目标。不仅如此，该项工作也能够为社会信息化建设提供必要条件，营造良好的氛围，对社会经济发展以及生产技术水平提升也具有重要意义。

1.2 该项工作是提升人事档案管理工作的关键途径

在高校各项资源建设中，如果能够实现人事档案信息化建设目标，可以有效弥补传统纸质档案的不足。纸质档案容易被损坏，一些具有重要价值的资料一旦被破坏很难修复，并且，在资料查找方面的效率也比较低，很难满足新时代的发展需要，也无法为档案使用者提供优质服务。经过信息化建设会应用信息技术、计算机技术等等，对人力资源管理工作提供重要的帮助，不管是学历、学位信息，又或者是职工基本信息都能够得到全面管理，也提升了人事档案管理质量，所以，高校应该合理应用信息技术，使得人事档案得到进一步发展。

2 高校人事档案信息化建设存在的不足

2.1 技术限制

在高校人事档案管理工作中，信息化建设是一项重要的任务，不过，对该项工作进行实际建设时往往会受到技术的约束，这样就会影响该项工作的信息化建设水平，首先，为了实现信息化建设目标需要借助于信息技术、数字技术、计算机技术等等，一些纸质文件也需要进行扫描，然后将其上传到相应的管理平台中，这就需要对相关技术以及相关设备具有较高的要求，即使在完成扫描之后进行数据转换，对档案进行数字化储存，这样也需要用较先进的技术。不仅如此，该项工作需要对档案的目录进行信息化建设，对相关内容进行深层次的加工和挖掘，这些工作都需要以网络编辑技术为基础。其次，在这项工作中，人事档案资源需要以电子形式进行保存，不过，在信息化管理过程中，对信息技术有着很高的要求，尤其在加工统计、处理、载体转换、数据备份以及鉴定等环节都会应用到信息技术。第三，提升人事档案的服务水平也需要以信息技术为基础，为师生提供相应的资源，一般需要采用网络数字化的方式才能够充分实现档案价值，这就是使得在提供服务的过程中有着较高的要求。但是，根据现阶段实际现状来看，该项工作在信息技术应用方面还需要进一步深化。

2.2 人才限制

对高校人事档案进行信息化建设的过程中，除了要应用先进的技术、设备等，也需要具有充足的人才，对相关工作人员的信息化素质有着较高要求。对信息系统进行构建时，需要具有完善的硬件及软件，专业人才对该项工作的影响很大。现阶段，根据高校人事档案实际建设情况来看，专业性人才比较缺失，在实际建设过程中很难满足信息化建设需求。不仅如此，有些学校对该项工作的重视度不足，没能对档案管理人员的综合能力进行提升，尤其在信息化能力方面的培养力度需要进一步加大。随着新时代的到来，该项工作的从业人才除了要具有较强的实践能力、管理能力，还需要具有科研能力，在实际工作中要灵活应用先进的技术设备，进一步提升该项工作的信息化水平，对相关信息数据进行深层次加工，保证档案资源的完整性，从而实现答案的应用价值。然而，由于人才因素的影响，使得该项工作的信息化水平需要进一步提升。

2.3 政策限制

要想实现相关事业的转型和发展离不开政策以及相关机制，在高校档案建设中，人事档案占据着重要的地位，也是重要的建设内容，直接关系着高校管理工作的顺利开展。根据现阶段实际情况来看，信息化改革不断深入，但是相关的政策还不够完善，对人事档案信息建设还不能够充分发挥指引作用，这样就会使得该项工作的实效性不高。在多数高校中，对人事档案进行信息化建设时，信息化体制还不够完善，相关的责任机制也需要进一步健全，由于受到了政策及机制的约束很容易影响信息化建设进程。除此之外，在该项工作中也会用到全新的技术，在自动化、电子化以及网络化方面也会涉及较多的义务问题，由于相关机制及政策不够完善就会使得该项工作无法合理分配，从而影响了信息化建设水平。

3 高校人事档案信息化建设的有效途径

3.1 建设人事档案信息资源体系

在人事档案信息化建设时，需要对档案的信息资源体系进行健全，主要从以下几点着手：第一，全面调查档案的来源，分析档案的类型，在此基础上做好分类保存工作，合理利用信息技术进行完善。在档案储方面可以使用扫描技术，将其上传到云平台中，使得人事档案信息管理系统得到完善；第二，构建相应的数据库，对相关档案信息进行有效审核，让所有的学生和教师都能够快速浏览、检索、处理相关信息；第三，在网络建设方面加大力度，围绕档案管理为中心，建设安全系统的档案信息网络，使得档案资源能够得到自动化处理，也让档案资源能够得到有效鉴定，从而使得档案资源得到进一步开发和利用，为广大师生提供高质量服务。

3.2 构建人事档案信息化管理体系

在高校人事档案信息化建设方面，建立完善的档案信息管理体系十分必要，在实际建设时可以从以下几点着手：第一，构建统一地管理平台，明确建设目标，针对档案信息建设的基础设备加大投入力度，引进先进的技术，对硬件设备进行完善，优化网络环境，并且还需要合理应用先进的档案信息化管理软件，使得纸质档案能够与电子档案实现同步化管理；第二，针对该项工作需要构建档社会化服务体系，提升资源利用率，实现信息数据的共享；第三，构建信息化共享系统，将该项工作与社会信息系统进行有效结合，使得高校档案管理水平能够得到进一步提升，并且扩大服务范围，合理利用信息技术弥补该项工作的不足，使得档案资源能够得到有效整合和共享，也为档案资源的丰富及系统建设奠定基础。

3.3 构建高素质人才队伍

在人事档案进行建设时，为了实现信息化建设目标，需要建设一支高素质的人才队伍。作为档案管理人员需要在实际工作中明确信息化建设目标，不断提升自身的管理理念，打破传统思维的约束，积极应用先进的技术及设备等进行档案管理，并且，还需要维护网络信息共享环境，使得人事档案资源朝着信息化方向发展。不仅如此，高校也需要定期开展专题讲座、学术讨论会议，对档案管理人员进行培训，使他们能够及时掌握信息交流、传播、鉴定、评估以及提炼等技能，使他们综合能力得到提升。除此之外，人事档案管理人员也应该积极参与到信息化建设工作中，充分发挥自身的主观能动性，为该项工作提供优质服务，从而推动信息化建设进程。

4 结语

综上所述，人事档案信息化建设直接影响着高校的发展，档案管理人员要充分认识该项工作的重要性，不断提升自身的综合能力以及素质，在档案管理方面中，要提升信息化水平，积极挖掘资源，完善信息资源。学校也要对相关从业人员进行培训，加大投入力度，促进人事档案信息化建设的健康发展。