◎杜建平

（巴林左旗住房和城乡建设局 内蒙古 赤峰 024000）

在经济全球一体化的信息时代背景下，社会市场竞争日益激烈，档案管理工作也面临着严峻考验，而创新发展数字化档案管理工作是满足社会信息需求者享受全面、高效服务的重要途径。现阶段，科学技术与信息技术不断推进，为我国档案管理工作提供重要的发展前景，数字化档案管理的优势是能够实现档案永久保存与安全加密，数据信息在传输过程中能够突破时间和空间限制，实现档案管理的高品质服务以及共享信息资源。

一、办公室档案数字化管理意义

（一）符合时代发展要求

在“互联网+”信息时代的快速发展中，档案管理工作能够实现多元化服务对接以及资源共享，而数字化档案管理则是现代化发展的重要产物，符合信息化时代的发展要求。传统的办公室档案管理工作模式，往往会限制信息资源的流动，难以满足社会发展的共通性。随着现代化科学技术不断完善，档案管理者逐渐提高对办公室档案管理工作的认识，致力于创新建设数字化档案管理工作，以此提高档案管理工作效率。

（二）提高工作效率

自经济全球化发展以来，社会各领域不断开拓国际市场，若想实现高效的档案管理效率，为社会发展提供全面的信息服务，必须提高效率。而数字化档案管理的优势在于：办公室档案数字化管理通过先进的信息技术手段，将传统介质档案，快速转换为数字档案，并对其进行保存及加密，为办公室档案管理提供多元化信息服务；办公室档案管理大多会出现分类不明确、立卷不准确等情况，借助办公室扫描仪设备以及其他信息化设施等能够快速筛选有效信息，整体上提高档案管理的成效性，从而优化整合办公室档案现有的信息资源。因此，数字化档案管理能够明确相应的管理标准，创建办公室内部的信息资料库，根据相应编号便快速检索出重要信息，极大地提高工作效率。

（三）提高档案管理资源利用率

传统的档案管理工作重点是保护纸质材料的存储环境，以及分类整理档案信息等，然而随着时间的推移和环境的变化会对纸质档案造成不可逆的影响，比如受潮、虫蛀、损毁等，查阅档案同样需要耗费管理者大量的时间和精力，不利于档案管理的长期发展。因此，数字化建设在客观上能够提高档案管理的资源利用率，对于多元化的档案信息，借助信息化手段能够简化档案资料的调阅，以及保存流程，而且有利于延长办公室档案的保存年限，同时避免了因恶劣环境对档案资料带来的严重影响，进而提高档案资料的利用效率。

二、办公室数字化管理存在问题

（一）规范化程度与使用要求不匹配

办公室档案管理工作进行数字化处理后，提高了档案原件的存档效率，为相关单位提供全面的档案利用渠道。然而，在不断普及办公室数字化档案管理工作中，需要耗费更多时间和精力进行批量扫描以及编录，不能很好地实现原始数据与现有资源的匹配。针对办公室信息发展阶段，档案信息纷杂，没有进行过数字化处理的原始数据会影响相关单位对后期发展预判与规划，这容易对后期检索、调阅以及利用数据产生不利影响。

（二）建设力度与开发程度不匹配

对办公室档案进行数字化管理的作用，一方面是最大限度内将原始数据进行存档，保护原件的准确性，另一方面是帮助信息需求者快速检索出有效信息，为其提供多渠道的搜索服务。然而，档案信息的检索需要预先建立与信息数据相匹配的资料库，并实现后期的管理操作。在实行办公室数字化档案管理过程中，批量录入档案资料时往往会忽略信息源存储格式以及档案录入像素格式，尤其是对于信息源数据的挖掘、扫描、错录以及漏录等情况没有严格的管理标准，导致档案信息失真程度偏高，档案的资源利用率不佳等。

（三）发展要求与队伍综合素质能力不匹配

办公室管理存在人力资源配置不均，对档案管理工作的重视程度不高，对档案原始数据处理不当等现象，均会影响档案资源利用率。数字化档案管理能够节省管理人员的部分精力和时间，然而受档案管理人员流动性大、队伍综合素质能力参差不齐、结构失衡等影响，在一定程度上降低了部分档案管理人员的积极性；岗位边缘化因素也影响着档案管理工作的质量和效率，难以满足现代化社会的均衡发展。

三、办公室数字化管理优化途径

（一）强化数字化体系建设

从客观影响来看，办公室数字化档案管理需要对其管理制度、操作流程以及标准规范进行界定，不断适应单位发展而完善内部结构，这就需要强化数字化体系建设，包括对管理人员、岗位职责以及操作流程等方面进行严格把控。首先组成督察组，重点细化档案管理流程，确保档案管理的日常规范；其次发挥领导作用，既要充分认识到档案管理对于单位长期发展的重要性，又必须能够为档案管理工作提供全面支持；此外档案管理的工作制度要不断进行优化，比如构建管理制度、明确归档制度、提高保管制度、落实借阅制度等，明确档案管理人员的职责分工，确保档案管理工作有序、高效开展。

（二）强化数字化保密管理

为促进社会稳定发展，办公室档案管理具有一定的特殊性，需要对外严格保密。这就需要提高数字化档案管理人员的保密意识，对管理人员综合职业素养提出了更高要求。一方面，为了升级管理档案信息的安全性能，需要对重要信息进行备份、加密等技术手段，避免信息数据流失与泄漏；另一方面，不断改进档案管理工作方法，对于标注信息重要的档案立卷，需要借助数字化管理进行严密监控，设置高级管控权限。此外，对于涉密档案资料的查阅，需要严格走审批流程，经领导批准后进行查阅，严禁复制、抄袭、对外提供等违规行为。

（三）强化综合队伍建设

档案管理工作者不仅需要高度关注社会变化，而且需要具备充足的业务技能与专业知识，包括熟悉各类计算机软件以及网络设备等。由于办公室档案管理工作对管理人员的综合素质要求较高，一方面需要企业创建专职职位，并配备专职管理人员进行数字化管理操作；与此同时，档案管理人员不仅需要加强信息技术的熟练度，还需要定期进行新知识和技能的训练；另一方面，提高办公室档案管理人员的整体认知水平，强化社会责任感，引导档案管理人员的探索性与积极性，顺应时代发展潮流，强化自身能力水平，从而提高档案管理工作的整体水平。

四、结语

综上所述，数字化档案管理是社会现代化发展的重要产物，能够实现各行业领域的服务渠道和资源共享，尽管在实践应用过程中暴露出很多问题，企业应当用发展的眼光细致化管理档案工作，不断创新改进积极融入先进的科学技术和经验，这样才能促进我国办公室档案管理工作的稳定发展。