文/马静 梁夕雯，唐山钢铁集团有限责任公司 华北理工大学

1 背景

在钢铁企业中，质量文档种类多，数量庞大，是支撑整个产品生产全生命周期的关键所在。通常情况下，文件经过审批以电子文档形式下发，但下发后，无法进行有效的版本控制，归档不及时。而在生产现场为了能够更易于获得文件，往往以纸质文档保存，这更加剧了文档管理的难度。质量文档关系公司技术秘密，电子文档易于传播，纸质文档较易丢失和破损，技术秘密无法有效进行保护。因此，在质量文档管理中迫切需要解决文档获得、文档同步、文档归档和文档保密等问题。本系统对管理人员、技术人员和操作人员的实际需求进行了充分调研，主要设计五大功能模块，包括用户管理模块、权限管理模块、文档维护模块、文档查看模块和消息管理模块，并用Silverlight插件支撑多浏览器兼容显示。

2 质量文档管理系统的设计

2.1 数据库设计

数据库的设计是质量管理系统设计中的一个极为重要的部分。本系统中，共设计了7个表，分别是用户表、部门对照表、文档管理表、用户角色表、权限-角色对照表、模块管理表和文档结构表。用户表主要用来保存系统使用者的基本信息；部门对照表主要存储整个企业中所有一级部门及二级部门的名称及对应关系；文档管理表是本系统中数据量最大，对应关系最全面的一个表结构；用户角色表主要是存储部门下的不同角色；权限-角色对照表主要存储角色与相应角色下所拥有权限的对应关系；模块管理表主要是存储在整个文档管理系统中功能模块；文档结构表主要保存文档层级目录及各目录之间的关系。

2.2 质量文档管理系统各功能模块设计

2.2.1 用户管理模块

系统可以增加、查询、修改和删除用户。新增加的用户登录时输入用户名和密码，系统对用户名和密码进行匹配校验。系统将用户名和密码进行匹配校验，成功后登录到系统主页。系统管理人员可根据部门、用户名称、联系电话等对用户的详细信息进行查询，如果用户信息发生变化，需要对用户的实际信息进行相应的变更或删除维护。

2.2.2 权限管理模块

权限管理是本系统非常重要的安全策略，它确保系统中重要的生产质量及工艺文件根据不同的授权范围被访问，确保生产质量及工艺文件不被泄露及外传。权限管理又包括角色权限管理和文档权限管理。

角色权限管理根据系统中已经建立的各部门进行角色分配。角色权限将系统中已经建立的不同功能直接分配到各二级部门中，二级部门中的用户拥有该部门分配的权限。

文档权限管理是对系统中不同文档类别以及相应类别下文档的权限管理。系统管理员可以将不同二级部门与文档类别进行关联，并赋予不同权限，这些权限主要包括查看、打印和下载权限。同时，本系统中文档权限管理可以细化到单个文档权限的控制。同时，为了保证文档不被泄露，对打印权限与用户及用户使用的电脑IP地址进行绑定，只有用户及IP都一致时，才允许用户进行打印操作，这也就将文档安全进行了更高的提升。

2.2.3 文档维护模块

拥有文档维护功能的用户才能进行文档的相关管理工作，且只能在被赋予权限规则内进行。文档维护主要包括新增、删除、修改、保存和归档文档五种功能。用户点击新增后，需要选择文档所属目录结构，所能上传的目录是有权限控制的，同时选择内部编号、文档显示名称、开始有效时间和结束有效时间以及文档路径进行文档的上传新增。文档在实际进行显示时会对文件的大小进行容量的限制，同时按照已经规定的规则对文件名称进行处理，将相应的文件编号和名称进行分别显示。当文档因为新标准下发或者其它变化，需要对文档进行归档操作，用户也可以对文档进行修改和删除操作。

2.2.4 文档查看模块

文档查看是通过Silverlight空间，将文档进行显示的功能模块。用户登录此模块后，系统根据用户拥有的权限，在页面中显示出可以查阅的文件名称、文件路径、文件类别、上传用户、上传时间、上传部门等的列表，用户点击文件名称可自动链接到文档内容的展示页面，页面支持放大、缩小和全屏显示功能，在此文档中支持内容查询，可输入要查询的内容快速在文档中定位。用户也可以根据需要将此文档进行收藏，以便能够更快速的找到常用文档。具有打印权限的用户，在相应IP地址下可以进行文档的打印。

同时，系统支持根据文档名称中关键字进行查询，用户可根据需要导出整个文件的目录。

2.2.5 消息管理模块

消息管理模块主要对上传文档后进行消息提醒。当有新文档进行上传后，当用户登录时，会有提示消息。用户可点击提示消息，自动链接到文档。用户也可以到消息管理模块中找到此消息，点击链接进行文档的查看。同时，可以对消息标记为已读以及删除消息等操作。

3 结论

质量文档管理系统将质量标准、三级规程、管理体系文件和管理制度等技术文件全部纳入系统，进行规范、高效、全面系统管控和贯彻。可以通过现场三级机制将有关规程、标准和管理制度直接贯彻到岗位，并根据用户权限设计实施文件分配，减少了文件管控层级，有效解决了传统模式下的文件发放不及时、不到位等问题，方便现场得到文件、学习文件、执行文件；有效解决了文件修订后不能对作废文件及时收回并有效控制的问题。同时，系统可以实现文件下载控制，以及对不必要岗位的屏蔽，有效实施技术文件的保密控制。系统的实施进一步夯实了质量管理基础，将成为体系落地、产品质量控制能力持续提升的有力支撑。该系统的开发和投入，使文件管理效率和有效性显著提升，是质量管理推进过程中创新管理的具体举措。