关于事业单位档案管理工作创新的探讨

2019-12-23欧玉辉洮南市老干部服务中心

新商务周刊 2019年21期

文/欧玉辉，洮南市老干部服务中心

1 事业单位档案管理工作的重要性

档案是企业和事业单位在日常管理过程中形成的，记录各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始资料。档案具有形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性要素，事业单位档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作作为事业单位改革的重点，是事业单位管理的基础性工作，在事业单位运行中具有重要作用。做好事业单位档案管理工作，可以有效提高事业单位档案使用效率、完善事业单位管理体系。

2 事业单位档案管理工作存在的主要问题

事业单位档案管理工作存在的问题主要有：1）人员问题。事业单位档案管理是一项复杂繁琐的工作，需要档案管理人员具有扎实的理论知识、丰富的实践经验及强烈的工作责任心。当前事业单位部分档案管理人员专业性不足，业务能力不足，工作编制紧缺，人员流动频繁，部分档案管理人员兼岗管理在时间和精力上严重不足，档案管理工作不够主动；单位不能开展系统、常规、长期管理培训，难以满足岗位的需求，束缚了事业单位管理水平的提升。2）技术手段问题。当前事业单位档案管理部门在对存量档案数字化、新增档案电子化的过程中，不能百分之百保证电子档案的真实性。比如在电子档案的复制过程中，由于采用的方法、软件或格式不同导致档案失真的现象常常存在。数字化、电子化档案不同于传统的纸质档案，在使用和管理过程中，以往的管理方法不再适用。

3 事业单位档案管理工作的创新策略

3.1 创新事业单位档案管理制度，提高信息的利用率。事业单位进行档案管理的时候，要提高工作的机制，确定合理的运行机制。在事业单位里要想保证工作效率的提高，就要不断完善档案的管理制度。提高对档案的管理工作。在管理的时候，要求真务实，根据单位的具体情况制定合适的管理制度。事业单位要建立健全档案的管理工作，提高对档案室的管理，增强档案的利用效率，不要过度使用资源，减少资源的浪费。通过合理的制度对大家形成一个约束，提高大家的工作效率。

3.2 加强职工内部培训。在档案管理工作中，最主要的是档案管理的工作人员。工作人员技术水平的高低直接影响到档案管理工作的质量。所以，事业单位要不断引进新的人才，杜绝没有受过正规训练，靠走关系进入单位的人进行档案的管理工作。在招聘的时候，要招聘能熟练使用电脑，并且对管理知识也熟练的人进行档案的管理工作。另外，在单位内部要善于发现人才，由单位里面合适的调岗人员进行相关的工作。给相关的工作人员制定出晋升的空间，通过单位的培训，提高大家的档案管理水平。档案管理工作人员要提高自己的综合素质和职业道德水平，尽职尽责，认真负责档案的管理工作，不能够随意更改档案，要保存好重要的文件。

3.3 提升档案管理信息化水平。事业单位的档案管理工作，就我国目前的实际情况来说，档案管理工作的信息化水准还是处于较为初始阶段，也就是最为普通的电脑记录、打印机、复印机等来作为代替人工文本的记录工具，或者是在事业单位之中建立一个局域网络用于信息的传输。这些方式都和本文所提出的信息化的处理存在着相当的差距。所谓的档案管理的信息化，其实就是应该将档案管理这项工作从档案的两种管理方式着手，也就是人们常说的人工文本以及电子档案，这样做不但在档案的管理工作的安全性和严谨性上有着明显的成效，在档案利用过程中的调取档案时的速率上也有着较为明显的功效，在对档案的阅读权限进行严格的控制，防止档案被肆意篡改的同时还要保证工作质量。在档案管理工作当中，有一部分档案是可以公开共享的，而想要将这些信息做到实时的共享和及时的传输，就必须要有着时刻备份数据的工作意识，这样不仅仅可以有效的将数据即使进行共享，而且还可以保证数据的安全性，防止恶意删除等问题。

3.4 大力推广大数据在档案管理中的应用。对于事业单位来说，随着社会职能的转变、涉及工作范围的不断扩大以及单位建设工作的不断开展，现有的数据存储条件已经越来越无法适应海量数据的存储需要，所以应用大数据存储在事业单位的档案管理工作中也是必不可少的。大数据存储不仅仅表示能够存储足够多的数据，同时为了能够进一步体现大数据存储的空间优势及信息化优势，我们还应该将档案管理及数据记录的类型进行进一步扩展，从原有以数字、文字、符号为基础的档案编制模式转变为包括数字、文字、符号在内并将图像、视频、音频也囊括其中的多元化模式，这样不仅能够更全面的充实档案内容，同时还可以在此基础之上利用数据模型技术将2D信息建造成3D影像和模型，从而更直观的了解档案内容及各种信息。

3.5 加强软件的开发与利用。管理软件的使用对于事业单位管理工作非常重要。在事业单位档案管理工作中也应该大力推行自动化管理软件的使用，针对事业单位与普通生产经营性企业在管理工作中的诸多差异，事业单位的档案管理软件不建议直接购买市面上的成品管理软件，成品管理软件虽然从价格上来说相对便宜，也能够应付一般化的管理内容，但是针对事业单位档案管理的复杂性与庞杂性，還是应该尽量选择定制软件，将事业单位在人事档案、建设档案、财务档案、文件档案等各方面的管理需要尽可能的实现于管理软件当中，从而帮助档案管理工作能够真正获得质量上的提升。