关于企业档案管理体制改革的探讨

2019-12-23陈丽娟山东诚祥建设集团股份有限公司

新商务周刊 2019年21期

文/陈丽娟，山东诚祥建设集团股份有限公司

1 引言

在经济体制改革的不断推动下，从以往的经验来看，档案管理体制还不能很好地适应新时期市场经济的要求，在某种程度上制约了企业的健康可持续发展，因此，档案管理也一直处于较为被动的状态。在新时期如何做好档案管理的体制改革工作已经成为重点和要点，需要相关工作者做好这方面的研究和分析。

2 企业档案管理体制存在的问题研究

2.1 企业档案管理体制过分依靠行政力量，缺少自我发展动力

在我国传统企业发展过程中，档案管理体制存在非常明显的问题和缺陷，就是过于依靠行政力量，自身发展动力不足。为了推动企业档案工作的长期发展，党和政府也批准和下发了一系列文件，如《技术档案室工作暂行通则》《自然科学研究机构档案工作的意见》等，主要是运用以上部分行政手段进行档案管理，由此也形成强大的外部推动力，这些在档案管理工作中占据了非常重要的地位。尽管此种推动力价值明显，但是在当前的市场经济条件下已经明显力度不足，政府成为档案体制以及管理的宏观调控者，企业自身力量逐渐弱化。

2.2 缺少学习优秀企业的机会，档案管理手段落后

现如今，档案管理工作在一些优秀的企业中得到了较高的重视。档案管理工作相对烦琐复杂，需要耗费较大的人力和资金，在这些优秀的企业中档案管理工作都有具体的预算，将成本控制到最低，以此来扩大企业的利润空间，另外，这些优秀的企业运用数字化管理手段，使档案管理工作更加简单快捷，通过数字化集成系统，将每份档案都做到清晰明了。然而，一些企业认不清档案管理工作的重要性，档案管理工作人员得不到有效的学习机会，仍然在使用落后的管理手段，这就使企业在竞争中处于了不利的地位。

2.3 档案管理人员综合素质不够高，专业能力不够强

在企业档案管理工作中，档案管理工作人员的能力和素质，是做好档案管理工作的重要因素。档案管理工作人员不仅要有极强的档案管理意识，对档案管理工作有很强的积极性，热爱档案管理工作，还要有很强的法律意识，懂得档案保密的重要性，熟悉档案管理工作的专业知识，具有较强的综合能力。同时，档案管理工作作为一项服务性质的工作，其管理人员的服务意识也是很重要。但是，在企业档案管理这一重要工作中，工作者的综合素质和能力均不高，工作效率低，对于工作的保密意识弱，有些工作人员，不但专业能力不足，服务意识还比较差，甚至因为一些小事与用户产生矛盾，影响用户体验和公司的整体形象，这就是很多情况下，档案管理工作状况百出的原因。

3 企业档案管理体制改革的建议

3.1 提升企业档案管理工作水平

企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化企业档案管理平台建设，提升企业档案管理信息实用度，对企业进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入企业档案的应该是能够反映企业人事状况、经济发展状态的真实信息，能为企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证企业档案信息的真实客观性。

3.2 企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

3.3 法制化是企业自主档案管理发展的目标

档案管理体制的法制化道路首先是档案行政执法检查与业务指导之间要分步骤进行，档案要进行行政执法检查，这是法律上的一种强制性行为，每一个企业都需要接受检查，这是对档案负责的态度，更是对档案的保护，保障移交的顺利。档案业务指导并不是档案体制法制化的内容，这属于非强制性的行为，不是义务和责任层面的。档案的执法检查还需要以法律法规为根本依据，为企业提供技术层面的服务。档案执法检查应确定执法的程序和执法方式，并且做好行政执法管理相关通知，这样在档案的管理上就会更为突出，让管理方法和管理途径也相对完善。