文/李伟力，湖南省益阳市银鑫公证处

1 引言

公证文书分为：有公证书证明的文书和公证处办理公证事项中所制作的其他文书。比如：拒绝公证通知书和委托调查函。公证文书档案既是公证机关上述公证活动的真实记录，是国家档案的组成部分，有极为重要的查考和使用价值。而做好其管理是公证机关日常的重要工作，这项工作也是公证人员和公证档案工作人员的责任。下文就公证文书的档案管理工作发表一些看法。

2 公证文书档案法制化管理

2.1 公证档案管理要求

首先公证档案管理的最佳状态是，合理的分类、立卷的规范、妥善保管、使用快捷。这便需要领导加大重视，过问管理工作，聘用业务能力高低人来负责此工作，在经过管理部门的培训和学习后才能上岗。另外要有防火、防盗和防泄密专门必备的卷柜和保密柜以及对应的办公硬件保障。其次根据《档案法》和《中华人民共和国保密法》来建构档案管理工作的各项规章制度。

2.2 公证文书档案规范和整理

关于档案的整理工作必须将一段时间的文书材料，尽量多的收集起来；另外，把收集完毕的资料，根据相应的顺序加以整理、装订，形成文件汇集卷。而归档是把案卷到档案室和工作人员移交的工作。需注意归档和整理是一项十分重要的工作，质量的好坏直接决定档案管理的水平，因此要做好档案的整理和归档工作必须做好以下几点：

3 公证文书档案的规范有序整理

3.1 调整组卷

对每项公证事件，必须严格按照年度的一证一卷、一卷一号的原则来立卷。组卷时，应该遵守公证档案的形成特征与规律。根据国家档案立卷原则与需要，认真分类和检查每份文书材料，适当调整拟定归卷材料，以便为之后给形成案卷做足准备：

1）归卷的公证资料没有缺损，对破损的材料必须及时修补和复制，将重复和多余的材料剔除。2）检查归卷的材料摆放是否妥当，保持有一定的距离；3）材料是否有保存价值，确定保管期限；4）归卷的公证材料数量是否正确，材料数目如果太多需要根据实际情况进行分卷，反之则需进行合卷操作。

3.1.1 排列、编号

根据公证互动活动时间先后和材料的重要性，进行确定组卷的排列顺序。而为可以反映出公证活动的整体面貌的同时方便查阅，依据本国档案局的相关规定与要求，必须把公证书排放在首位而组卷材料中，除了卷宗封面、目录及卷低，都应用阿拉伯数字来编号。

3.1.2 编目、装订

根据卷内文书材料的排列顺序，来填写卷内目录，在填写过程中必须每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日等信息写清楚，不能有错误，且标明起止页号。将卷内文书的材料的说明填写在备考表中，写上立卷人、检查人的姓名和立卷时间。另外，填写卷宗封面，在封面说显示的项目应该用毛笔或是钢笔认真填写。保证名称简洁，可明确反映出卷内吻合术的主要内容。办理截止日期为出具公证书的日期。最后是案卷的装订。为固定和保护卷内的材料，防止遗漏或受到损害，必须在装订之前进行整理。第一挑选出材料中有金属物的，在对卷内公证材料做出一次全面的检查，对一些不便装订的特殊或是贵重的手稿或是照片可以使用卷袋或卷盒来保存。案卷的和装订应该保证结实、整齐和美观，在完成装订后，必须在活结处加以密封，在启封线上加盖立卷人的名章。

3.1.3 及时归档

在公证事项完成后，办证人应该在三个月内把文书整理立卷且向档案室移交，办理归档手续。将涉及了家国机密与个人隐私的事项需要设为密卷并加有密卷章。管理档案人员必须严格检查办理人移交的档案，若有不符合立卷标准的必须退还进行重新整理。而随卷的录音带、录像或是优盘需在每盘磁带上标注有当事人的姓名、内容、档案编号等内容。最后也要接受案卷和登入归档登记簿，为保密应将密卷单独保存在独立的编制案卷目录中。

3.2 借调与查阅

3.2.1 借调和查阅的标准

在公证机关中必须严格执行保密措施，建构节约制度与档案借阅登记表。由于此机关与党政机关的一般文件档案有所不同，不但需要有一定的资料性，还需有可诉讼的证据的用处，能够在诉讼中当做证据被法院使用，因此度档案的借调和查阅必须有严格的审批与登记手续，且设有借阅的期限限制。而本处的公证员和同级以及上级司法行政机关的公证管理部门由于工作的需要，在借阅公证档案时，也必须进行登记。如果人民法院、人民检察院这类机关因为工作需要来借阅档案时必须，应该出示查卷函件，经过公证处主任的批准后才可办理有关手续。律师因为诉讼代理的工作需要借阅时，要想机关提交律师证和律师事务所的查卷证明和当事人同意进行查看的证明，在经由公证处主任批准之后，可以查阅当事交给公证处的证明材料以及公证处的记录的对话笔录。别的单位或是个人通常是不能借调或是查阅公证档案的。而借出档案不许及催还。在归还时如果发现了案卷有损坏或是短缺、无损等情况必须及时追查。

3.2.2 保管和防护

在我国经济体制快速改革的不断深化的同时，原有通过的经济合同，合同的当事人若是有变更和补充原合同的内容要求，便需要查阅公证档案。所以在公证实践过程中利用率是很高的。另外由于公证实验证明，公证机关办理公证事项所牵涉的国家机密和当事人的财产损失，使得当事人的权益受到的损失，进而对公证机关的信誉有所影响，所以严格遵守保密制度可见是十分重要的。

4 结束语

总之，公证文书档案的在公证活动中逐渐形成的、对整个公证活动的进行真实记录，因此是对当事人的合法权益最为真实的记录，对其合法权益有维护以及在公证效力方面的确保有不能代替的作用。同时对公证工作的开展，活动的施行、监督都有重要的查考和利用价值。而公证活动的实施、归档、保管等工作均是为日后的方便利用，所以在管理工作中，必须加大相关人员的法律意识和档案意识，建立依法管理的观念，施行公证档案规范化管理，保证公证档案的管控的每个环节都有保持严谨的工作态度，做好公证档案，从而使得公证档案的价值可以充分发挥。