文/李建宏 杨紫颜 陈根，佛山科学技术学院，经济管理与法学院

目前就用工档案管理的研究，全国各高校的管理学院的相关研究已经显著的成绩，但人力资源管理和劳动法有机结合的相关研究论文却是乏善可陈。目前用工档案的管理普遍得不到企业管理者得重视，这与在大环境下绝大多数企业不重视人力资源管理的现状有一定关系，即便是国家不断完善劳动法体系要求企业重视档案的管理，但是这两者之前尚未形成有效的对接机制。原因有二，其一是企业的法律意识尚未建立，其二是我国法律体系尚未成熟完善。

1 劳动法体系

1.1 劳动法概况

劳动法是调整劳动关系以及与劳动关系密切且相联系的其他关系的法律规范的总称。在计划经济体制下，我国劳动关系单一固定，缺乏良好劳动法的立法环境，以至于我国的的劳动法律建设情况起步较晚。现行劳动法囊括劳动合同，促进就业，工作时间和休息休假，工资，劳动安全卫生，女职工和未成年工特殊保护，职业培训，社会保险和福利，劳动争议，监督检查九大部分，大致覆盖了目前我国存在的和劳动关系相关的各方各面。

1.2 我国劳动法制现存问题

目前我国的劳动法制建设还是存在诸多问题。其一是目前所颁布的规范劳动关系的法律数量虽多，却难以形成层次和体系。由于地域之间经济发展不平衡，在与劳动关系相关的地方法律法规上的制定方针也有所不同，数量上也相差很大。却未有清晰的层次和完善的系统，难以达到立法的预期效果。二是企业和员工法律意识尚未形成，这与我国劳动法制建设起步较晚的原因密不可分。不断完善的社会主义市场经济体制和不断复杂的劳动关系和法律意识薄弱之间的矛盾导致了越来却多的劳动纠纷。

1.3 用工档案内容管理不善

劳动纠纷不断的原因众多，致使企业用工风险的因素复杂多样，管理难度大。一份科学有效劳动用工档案在内容上应当覆盖人力资源管理的六大板块。妥善管理保存用工档案一方面能够提高企业的人力资源管理水平，另一方面对员工自身也有的职业发展也能起到积极的作用，也是一份能够调节劳动关系纠纷，维护劳动者和企业双方合法权益的法律文件。

2 用工档案的精细化管理

劳动档案内容诸多，层级复杂，只有将用工档案和人力资源管理六大板块合理结合，分板块精细化管理档案内容才是有效的管理手段。

2.1 个人劳动合同：员工和用人单位建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。一份合法有效的个人劳动合同应当包括以下条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人：劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

2.2 集体合同：《劳动法》赋予集体合同规范用人单位和工会等多方关系行为的权力。依法订立的集体合同对用人单位和劳动者具有约束力。具体内容可包括：劳动报酬，工作时间，休息休假，劳动安全与卫生，补充保险和福利，女职工和未成年工特殊保护，职业技能培训，劳动合同管理，奖惩，裁员，集体合同期限，变更、解除集体合同的程序，履行集体合同发生争议时的协商处理办法，违反集体合同的责任，双方认为应当协商的其他内容。

2.3 劳务派遣合同：劳务派遣是用工形式中的一种重要补充形式。劳动派遣合同档案是个人劳动档案的一种特殊形式，除了包含个人劳动档案的基本内容除外，《劳动合同法》对劳务派遣合同内容做了进一步的规范。包括，劳务派遣期限，劳务派遣地点，工作岗位等内容，且劳务派遣单位应当与被派遣劳动者订立二年以上的固定期限劳动合同。

2.4 聘用合同档案：主办或者扶持单位的职工到劳动就业服务企业任职，应当逐步实行聘任制，由主办或者扶持单位、任职人员和劳动就业服务企业三方签订聘用合同。聘用合同应当以书面形式订立，主要内容包括：聘用人员的职责；聘用人员的待遇；聘用期限；违约责任及其处理办法；三方认为应当规定的其他内容。聘用合同一经依法订立即具法律约束力，三方均应当认真履行，不得擅自改变。聘任期满后可以续聘。聘用合同书应当报劳动就业服务企业主管部门和劳动部门备案。

2.5 个人职业健康监护档案：职业病的频发一方面困扰员工的职业生涯，一方面也使用人单位面临劳动关系紧张和企业运行效率降低的风险。企业需建立个人职业健康监护档案和用人单位职业健康监护档案并妥善保管。个人职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果、处理结果和职业病诊疗等有关个人健康资料。

2.6 用人单位职业健康监护档案：内容包括职业病防治责任制文件；负责人、职业卫生管理人员和职业病危害严重工作岗位的劳动者等相关人员职业卫生培训资料；职业卫生管理规章制度；职业病危害事故报告与应急处置记录；工作场所职业病危害因素种类清单、岗位分布以及作业人员接触情况等资料；劳动者职业健康检查结果汇总资料，职业病的劳动者处理和安置情况记录；职业病防护设施、应急救援设施相关记录；建设项目职业卫生“三同时”有关技术资料，有关回执或者批复文件；工作场所职业病危害因素检测、评价报告与记录；职业卫生安全许可证申领、职业病危害项目申报等有关回执或者批复文件；职业病防护用品管理记录。

2.7 人员招聘与配置、培训与开发档案：在人员的招聘和配置板块上，用人单位的规模性质以及管理的方式的不同，劳动法也因此未要求对该部分的做过多的规范。在有关部门进行劳动力调查统计就业、失业登记时，用人单位和个人应当如实提供调查统计和登记所需要的情况。企业妥善保存招聘资料，以便劳动行政部门审查。企业的用工名册在员工离职两年内必须妥善保存。在培训和开发板块上，生产经营单位应当建立安全生产教育和培训档案，如实记录安全生产教育和培训的时间、内容、参加人员以及考核结果等情况。

2.8 薪酬档案：薪酬保险等费用绝大多数公司划归到财务板块，虽然在劳动法中没有规定用人单位需设立独立的薪酬管理档案，独立的酬薪和绩效管理档案显得越来越重要。用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存工资条两年以上备查，在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。

2.9 保险档案：社会保险和工伤保险的明细应该划入企业薪酬管理档案里妥善保管，工伤保险事务经办机构需核查用人单位的工资总额和职工人数，办理工伤保险登记，并负责保存用人单位缴费和职工享受工伤保险待遇情况的记录。

2.10 绩效管理档案：劳动法没有明文规定所有企业必须建立企业的绩效管理档案，但是绩效管理档案在企业人力资源的管理中扮演着不容忽视的角色。某些行业内的特定法律法规对绩效管理档案有特定的要求，如在《高级技师评聘规定》中规定，企业劳资部门应对已聘技师、高级技师建立日常考核的管理办法和档案，每年至少进行一次考核并记入档案。考核成绩记入考绩档案，作为提职、调薪、奖惩和能否续聘或任命的依据。

3 法律责任

劳动法明文规定要留档的资料，如果是企业自身原因没有妥善保存或是采取刻意回避的态度，那么则需要承担相应的法律责任。企业在档案管理不善致使的用工风险众多，法律风险更多是立法机关引导企业形成劳动法制意识的途径，其根本目的是为了企业提高人力资源管理水平，帮助企业的提高生产效率，构造和谐的劳动关系。

3.1 在劳动关系合同的管理上，用人单位违反本法规定的条件解除劳动合同或者故意拖延不订立劳动合同的，由劳动行政部门责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。如果用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资，因此，当用人单位和劳动者确立劳动关系后需及时签订劳动合同。劳动派遣合同也需及时订立，劳务派遣单位、用工单位违反本法有关劳务派遣规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，以每人五千元到一万元的标准处以罚款，对劳务派遣单位，吊销其劳务派遣业务经营许可证。用工单位给被派遣劳动者造成损害的，劳务派遣单位与用工单位承担连带赔偿责任。

3.2 在职业健康档案上的管理上，若用人单位未按照规定建立职业健康监护档案的，劳动行政单位有权责令限期改正，给予警告，可以并处5万元以上10万元以下的罚款。未按照规定建立、健全职业卫生档案的，劳动行政单位有权责令限期改正、逾期未改正的，处10万元以下的罚款。

3.3 在招聘留档资料的管理上，用人单位未按照本规定第四条的规定保存录用登记材料，或者伪造录用登记材料的，由劳动保障行政部门处1万元的罚款。在安全生产教育和培训档案上，用人单位未如实记录安全生产教育和培训情况的，有关单位责令限期改正，可以处五万元以下的罚款；逾期未改正的，责令停产停业整顿，并处五万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员处一万元以上二万元以下的罚款。

3.4 在保险档案的管理上，用人单位无故不缴纳社会保险费的，由劳动行政部门责令其限期缴纳；逾期不缴的，可以加收滞纳金。用人单位需要按月将缴纳社会保险费或是工伤保险的明细情况留档以便告知职工本人的，否则，由社会保险行政部门责令改正；逾期不改的，处2000元以上2万元以下的罚款。

用工档案的管理问题，是一个由立法机关，劳动行政部门，企业，劳动者多方面参与的问题。企业作为社会主义市场经济的主体，唯有正确认知我国目前劳动法体系，档案管理具体明确的内容管理，做到和人力资源有机结合的精细化管理，形成完善的劳动法制意识，才能不断提高人力资源管理水平。