在许多年以前企业IT对于邮件保存的管理需求早已相当普及，直到这几年个资法的推行，更是让它成为企业在信息安全控管上的必要需求，也因为如此，目前IT市场上已有许多商用的解决方案，从拉至云端的控管方案、企业网关端的监控方案、结合产品代理程序(Agent)的控管机制，一直到信息平台本身所内置的控管功能（如 Microsoft Exchange、IBM Lotus Domino）等等，这么多类型的解决方案，让IT人员看得眼花撩乱。

无论各家厂商所出品的邮件保存审核解决方案有何优越的功能，基本上都会提供一项必要功能，那就是让IT部门可以根据企业的信息政策，来自定义邮件信息的保存规则，这包含了仅内部之间的邮件传递、由内对外的邮件传递、由外对内的邮件传递。举例来说，根据笔者的经验，目前有多的公司不仅会保存与审核对外流通的邮件，还会进一步制定特别的原则，来监视、保存以及审核某一些部门来往间的所有信息，例如人力资源部、财务部以及研发设计部。