文/张宇，香河县人力资源和社会保障局

1 劳动人事争议档案的管理现状

1.1 档案管理信息化程度仍需改进

各县区档案的管理仍以手工操作为主，计算机只是记录了案件的基本信息。当有人询问自己的案件情况时，需要亲自去档案管理机构进行查询，这无疑增加了劳动量，且增加了当事人了解案件的时间。目前档案的存储介质仍以纸质材料为主，如果存储机构发生灾害，比如地震、火灾等，就会出现档案严重受损的情况。档案内容和处理结果的信息化程度仍需要提高。

1.2 制度不规范

仲裁档案管理没有规范化的制度约束，使从业人员的工作没有完整的评价标准；对于档案的收集，没有一套行之有效的档案收集制度，资料的整理、保存、借阅都存在不同程度的问题；档案整理方面不够规范，在立卷过程中卷内目录与整理的实际文件不相符、顺序不统一、案卷资料遗失等现象时有发生。

1.3 档案管理体制机制弱化

多数劳动人事仲裁机构档案管理职责分工不明确，在实际运行中管理架构比较松散，其管理效能主要体现为原则性指导，而非强制性约束。档案管理制度要求普遍宽泛，具体操作性较差。

2 提高仲裁档案管理质量的有效策略

2.1 建立健全相关仲裁档案管理制度

要想有效提升仲裁档案管理的质量和效率，首先要制定一套完善的管理制度，使档案的管理工作受到约束，有章可循，一旦出现问题可以直接追究个人的责任，这样才能推动管理工作有序开展。仲裁档案的管理工作需要将分层责任制作为基础，细化工作的环节，将责任落实到每个人身上。仲裁管理制度的内容要涵盖借阅制度、收纳制度以及电子档案安全管理制度等内容，同时要避免在管理档案的时候出现混乱的情况，要保证管理的每一步都能有序开展。此外，还要端正相关管理档案工作者的工作态度，规范档案管理的方式，进而更好地落实仲裁档案的管理制度。

2.2 构建档案安全工作新格局

劳动人事仲裁机构应设立专门的档案库房，对仲裁档案集中保管。条件有限的劳动人事仲裁单位，应明确专人将档案资料专柜存放，安全可控。应定期开展档案鉴定销毁工作，对保管期满且确无继续保存价值的档案资料，登记造册，履行审批程序后两人监销并在销毁清册上签字确认，销毁清册要归入档案永久保管。在信息网络技术环境下，还要防范档案信息损毁、失泄密风险。要制定档案安全应急预案，遇有突发紧急情况能够妥善处置。

2.3 实现仲裁档案规范化管理

仲裁档案管理的规范化包含档案整理规范化、借阅制度规范化、共享制度规范化等内容。档案整理规范化体现在仲裁档案需要依照一定的标准进行分类，在需要查阅档案时可以方便、快捷完成调阅，仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、格式规范。借阅制度方面应规定借阅程序、借阅权限、借阅规则、归还时间等，使档案借阅过程既方便快捷又能保证档案及时归档。共享制度规范化则很好理解，并不是所有的档案资料都适合共享，那么就要求仲裁档案管理人员先行做好分类，对于可以共享的资料提高其使用方便性，而对于不可以共享的资料则要严守保密原则，保证仲裁档案资料的保密性。仲裁档案规范化管理进程中还可以安装使用调解仲裁业务软件，对案件的进展情况实施即时监督，增加案件办理的透明度，提高办案效率。

2.4 加强档案管理的信息化

现代社会是一个信息化高速发展的社会，各行各业都在进行信息化的管理。劳动人事争议档案材料包括文字文档、图片文件和音频视频文件，这些文件不适合进行档案的管理和后期查阅。随着计算机技术的快速发展，应利用计算机和扫描仪快速将人事劳动争议仲裁档案转化为数据化信息。数字化的档案既能实现省空间处理档案，又能够提高档案信息的阅读效率，并且能够保证数字化信息的安全性和完整性，一旦文字档案丢失，可以凭档案电子版信息直接生成新的档案，从而满足劳动人事仲裁部分的查阅。采用信息化处理档案信息，还能够规范工作流程、文档格式和减少劳动力。信息化档案管理能够快速的查找相应的档案信息，并且能够详细的显示到系统中，因此提高了工作人员的工作效率，减少了工作人员查阅档案的时间。

2.5 培养专业的仲裁档案管理人才

人才可以推动管理工作更好地开展，仲裁档案管理的工作专业性较高，有一定的管理难度，需要管理人员具备一定的管理经验以及完善的知识储备。

2.6 深化细化档案管理措施

一是细化档案归档范围。在开展劳动人事仲裁业务的同时及时制定档案归档范围，并在职能调整和业务发展变化过程中予以不断完善。制定时要考虑归档保存的档案资料，应确保劳动人事仲裁内部控制建立与实施过程的可验证性、满足法律法规和监管要求、能够全面反映劳动人事仲裁的各项活动。二是深化文件归档环节管理。除了建立归档工作机制、制订归档计划外，还要注重在关键时点突出强调归档工作。岁末年初，要集中全面清理一次应归档文件材料，确保应归尽归，“颗粒归仓”。在机构调整、人员变动时，要把文件档案资料交接作为一项规定动作，且必须办理交接手续，纪实留痕，确保文档资料去向清楚。

综上所述，为了促进仲裁档案管理事业的顺利发展，为仲裁行为提供良好的服务，我国现阶段的劳动人事争议仲裁档案管理工作效率有待进一步加强。只有相关管理机关将仲裁档案管理工作重视起来，才能够加大资源投入力度，切实提高档案管理工作水平，为社会主义经济发展贡献力量。