试析医院人事档案管理方式的改进

2019-12-21韩雪沧州市人民医院

新商务周刊 2019年17期

文/韩雪，沧州市人民医院

1 引言

医院人事档案的存在价值在于证明医务工作者从上学阶段到工作阶段的人生轨迹。随着“互联网+”时代的到来，大数据技术与云计算技术开始应用在各个领域，一场医疗卫生领域的人事档案管理“革命”已经开始。网络把人类社会带进了信息化时代，各个行业相继将计算机技术与自身行业特点相结合逐步推进档案管理的信息化。人事档案管理对提高管理的质量和水平，具有重要的价值。“互联网+”时代到来与医疗卫生体制改革的历史性碰撞，必然要求进一步做好医院的人事档案管理，医院人事档案管理上的问题主要来源于人与制度两个方面。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 思想认识不足

人事档案管理工作的正常进行涉及医院的众多部门和医疗人员，但是医疗人员在很大程度上重视医疗服务而未能正确认识人事档案管理的重要性。且人事档案不对外公开，不能随意查阅，因此导致医院工作人员忽视了人事档案管理的重要性。一些员工只重视于履行自己的工作职能，没有及时地将自己的人事信息交给管理部门，造成许多资料收集不全面，不规范，也由此造成档案缺乏完整性，这对后续的工作的开展造成了严重影响。

2.2 信息化程度太低

由于受到计划经济时代的影响，很多医院的人事档案管理模式依然是传统的手工管理，有的医院在人事档案管理上虽然已经进入到信息化管理的阶段，摆脱人工写入和管理的“原始时期”，但是其对互联网的应用依然只停留在表面上，没能深入应用，使人事档案管理工作便捷化、规范化。在互联网进一步发展，开始应用大数据技术和云计算技术对大数据进行处理后，这种表面性的应用依然难以满足时代发展的需要。当前医院对医疗卫生体制的改革停滞在了单纯对医疗资源配置和经营体制的改革上，这种抓重点解决问题的办法不是错误，但是仅仅从一两个主要的方面入手去完成医疗卫生体制改革并不能迅速高效地解决问题。人事档案是所有人所有经历记述在一起形成的个人数据库，涉及大量个人隐私，为防止个人档案信息的泄露，医院的人事档案管理部门应当任命专门的管理人员进行看管。

2.3 医院人事档案管理人员工作量大

目前许多医院只安排了人数较少的人员来兼职管理医院的人事档案，并且很多档案管理人员未受到专门的培训，由于医院的员工众多，档案信息繁复，再加上人员流动带来的档案传递和档案审核等非常规性工作，这使得档案管理人员在档案管理过程中会面临大量的常规性档案归档工作。

3 改善档案管理工作的措施

3.1 完善医院制度体系

加强医院的人事管理数字信息化的制度体系，以此来加强管理，管理需要引进大批的现代化人才，所以医院应该招收现代化的高科技人才，对招收的人才有严格的专业水平要求，定期对这些人员进行考核。人事档案管理还应该足够重视机密文件的保密性，所以医院应该加强这一方面的意识，确保医院文件的安全。

3.2 构建电子人事档案

在构建医院的人事档案管理工作的时候需要从电子人事档案的建立工作着手，那么工作开展的第一步就是要把相关的信息记录计算机应用的信息记录工作做好，同时将人事信息录入好。然而相关的工作人员在进行打印档案的时候，可以在计算机上进行搜索，如果找到了相关的档案信息，然后再进行打印，如此便可以很有效的促进和提升对应的工作效率，从而使得工作的复杂性得以降到最低。再者，在电子档案建立之后，所有的档案存放都已经被直接性存入电脑或者移动硬盘上了，而且他的占用空间也比较小，具备极高的保密性。最后，又因为电子人事档案的建立，在录入信息的过程中就需要对其进行定期的更新，那么可以根据局域网信息技术把把人事档案以及考核档案相互联系起来，进一步地对医院的好不选拔工作做好准备，除此之外，也需要以保证档案数据库的安全性作为主要前提依据，从而实现档案人员的管理进行进一步优化，促进计算机熟练程度的提升，以及进一步帮助提升人事档案信息管理的工作效率。

3.3 改变管理模式和技术

医院人事档案的数字化是必然趋势，这样的改革可以使管理人员的工作压力大大下降，提高管理效率。单纯依靠人工管理的医院档案管理模式已经完全脱离实际，落后于时代的发展，当前应当依靠“互联网+”的各种相关技术来建立或者完善人事档案管理系统。应用大数据技术、云计算的方法对人事档案进行分析与管理，不能依然停留在专职抄写员抄写誊录档案的原始阶段。改变原有的管理模式并不等于全盘否定原有模式，档案对于每个人而言都极为重要，包含了很多个人隐私信息，所以在应用先进的科学技术实现人事档案管理现代化的同时，也要注重信息保护，防止信息被盗取、滥用或者销毁。在应用互联网实现人事档案管理的便捷化时，存留和及时整理纸质版档案还是有必要的，应当定期对档案进行整理和更新，对其中的重要档案要及时核查其真实性，防止存在信息失实导致人事任免失责。