黄渥

（江苏好收成韦恩农化股份有限公司，江苏 启东 226221）

一、ERP系统对内部控制的作用分析

ERP系统作为向企业及员工提供决策手段的管理系统，其能有效整合企业的各项资源，实现资源的优化配置。当前H企业主要利用金蝶ERP软件实施内部控制管理，其内控模块主要包括风险评估、控制活动、信息与沟通、内控评价四个子模块。

（一）风险评估模块

金蝶ERP系统中的风险评估模块对内部控制的作用主要体现在提供企业目标管理、风险事件库、风险事件指标分析、风险坐标图、风险指标管理、风险预警分析等功能。内控管理中，企业可结合系统中的目标管理模块，设定战略目标，并借助风险管理模块设定风险管理目标，加强其与战略目标、KPI的关联，据此建立相应的风险指标，以便对日常的业务进行风险的预警。同时为企业提供风险矩阵平台，系统预设常用风险等[1]。

（二）控制活动模块

控制活动是内部控制体系中最为关键的组成部分，当前控制活动已贯穿在金蝶ERP软件的系统控制参数、权限设置、预算控制、流程控制、信用控制、价格控制等模块和流程中，并提供了“流程管理”和“控制矩阵”两个中心功能，以帮助企业对内控目标及流程进行风险控制。其具体功能为：系统将所有风险控制点以报告形式输出，为企业内控管理者提供企业整体风险认识，有利于管控者判断当前的内控力度、效果以及该如何改进。

（三）信息与沟通模块

企业的信息与沟通主要体现在内部沟通与外部交流。其中内部沟通主要为管理层的意图能传达至各层级员工，以使员工获得清晰的指令，确保工作质量。同时企业需为员工设置向上传递信息的途径，使管理层和决策层及时了解基层的重要信息。企业外部信息交流指企业能顺利与客户、合作伙伴、监管机构、股东等联络方进行沟通。而ERP系统为企业搭建了消息、邮件、短信等丰富的沟通渠道，协助企业建立举报投诉机制，设置举报专线，满足了企业内控规范的需要。

（四）内控评价模块

企业对内部控制建设实施情况进行监控检查，以确保内部控制体系的正常运行，这其中其监督手段包括日常评价和专项评价，且评价的手段多为内部控制的检查（测试）和评价，当发现内部控制存在缺陷时，针对缺陷提出整改方案，尽快落实改进。当前系统中内控评价模块的主要功能是协助好内审工作，为其提供详细丰富的审计线索以及丰富的内控报告。

二、ERP环境下化工企业的内部控制缺陷

（一）系统软件不稳定

ERP系统在为H公司提供软件的基本功能模块之外，公司还结合化学农药生产行业、生物农药和生物肥料产业的特点、市场环境、业务流程等对个别基本模块进行个性化开发，这一操作虽提高了ERP系统的针对性，但也增加了软件运作的不稳定性，业务流程、财务基础数据收集等较之前略复杂，且企业后期还需定期或不定期进行系统维护与更新，增加了系统维护成本。

（二）数据传递不安全

ERP环境下H公司的数据传递安全性问题也逐渐突显。ERP系统作为集企业物流、人流、财流和信息流于一体的管理软件，其涵盖了企业运营的所有数据，系统的数据共享在加强各部门信息沟通的同时也降低了其数据安全性，系统容易因受到计算机病毒、黑客攻击、系统故障等因素影响，出现各项数据丢失、外泄等问题。同时虽然企业拥有自己的研发团队、设备及产品等，但权限分配中若员工及部门的操作权限分配不当，也会加大企业重要信息外泄风险。

（三）业务流程不规范

作为主营化学农药生产的现代农业服务企业，H企业的业务流程主要包括采购管理、销售管理、进口管理、出口管理、仓存管理、质量管理、存货核算管理、应收应付款管理、固定资产管理、成本管理、生产管理、人力资源管理等。在日常管理中，由于各管理系统与ERP系统的数据接口存在差异，未实现无缝衔接，导致相关数据无法实时传输到ERP系统。例如，物流控制中地磅管理系统与ERP系统的对接存在差异，原材料的剂量数据不能及时传输至系统中，需由供应、计量、财务等部门人员通过其他平台整合数据，之后再导入系统中，这一操作在一定程度上增加了相关人员的工作量，人工的参与也降低了数据的精准度，同时也加大了财务内部控制难度[2]。

三、ERP环境下化工企业优化内部控制建议

（一）强化系统安全性

在新时期，企业要进一步强化ERP系统的建设，就要设置完善的ERP系统运行使用管理制度，设定运行运维组和业务使用组，明确各岗位的职责与权限。通过构建专业的技术研发团队，并定期组织团队开展专业培训，可提高团队系统维护能力，提升ERP系统安全防护网等级。同时ERP的信息系统也存在风险，对此企业还需加强信息系统风险评估，依照相关制度管理规范信息系统的风险防控流程。如每日定期巡检信息安全防护系统，实施风险评估，设置风险控制点，制定风险应对策略，以规避风险，保证系统的稳定性。针对重要数据，企业可设置云备份功能，设定数据自动保存时间，确保系统能及时将相关数据自动备份至云盘中，并对备份信息进行加密处理。此外结合企业组织架构、部门岗位职责等科学分配各部门员工的管理及操作权限。针对系统的个性化部分，技术团队要加强对系统的实时维护与追踪，以及时修补系统漏洞，确保企业系统数据的安全性。

（二）完善内控管理体系

在财务管理信息化建设中，H企业要构建系统的内控体系，完善企业的组织架构，制定岗位责任制和岗位分离制度，设置基础管理机制，健全监督制度。

当前系统中存在一个部门人员共用几个账号现象，工作职责划分不明确，发现问题时由于没有设置责任主体容易出现互相推诿现象。对此，企业要落实岗位责任制，加强与上级主管部门的协作能力，明确各岗位职员的操作权限与职责，设定责任主体，避免徇私舞弊现象的出现。同时设置完善的预算管理机制及内部审计监督制度。一方面，企业需实现对系统内各项计划及费用的全面预算，以实时监督控制预算目标的执行情况。另一方面，设置专门的内部审计部门，聘请专业审计人员利用ERP系统对业务流程进行科学评价与检验，并检测软件系统的可靠性，确保内控管理的有效落实。

（三）规范企业业务流程

在业务流程管理中，H企业要将财务会计、供应链、库存管理、成本管控、生产管理等业务整合纳入ERP系统内。在采购管理中，企业要优化系统内的采购流程，采购部要结合传统的以销定产模式将化学农药、生物农药和生物肥料等市场的未来价格波动趋势和客户需求相整合，自主购置一定规模的安全库存量，以减少外部环境其对企业供货、生产价格等的影响；在库存管理中，完善企业历年产品库存数据，提高产品入库、出库等操作流程的标准化管理,如引入二维码管理系统，通过扫码，完成出入库，以确保出入库的及时性和准确性；在物流控制中，健全产品出厂、运输、物流仓库、港口装货等物流过程信息，以准确反映企业库存情况；在应收应付管理中，付款时企业要审核采购合同、发票、订单、入库单、收货凭证等材料，核对ERP系统中自动生成排款表与原始凭证各项信息的一致性，经审核无误后方可进入付款操作，收款时，企业需在ERP系统内提前设定超期预警表，以及时追踪超期账款[3]。

（四）优化系统风险管控

在ERP系统的风险防控管理中，企业要以项目活动为单位，实施事前预防、事中控制与事后处理，包括系统的预算控制，操作权限分配控制，责任归属控制，单据审批流向控制，操作痕迹控制，数据审计控制，数据风险评估控制等。同时企业要在系统内设置风险控制关键点，构建风险自动检测模型，在业务活动中收集风险数据，依据数据生成风险评估报告，必要时可聘请专业评估机构对企业业务活动、市场环境等进行全面评估，依据评估结果设置内控评价指标，建立科学的内控评价体系。生产经营中ERP系统依据评价指标对业务活动进行分析，精准找出其潜在风险，并调整风险防控策略，以提高企业风险应对能力。

四、结束语

综上所述，ERP系统应用中我国化工企业的内部控制管理仍存在部分问题，对此，化工企业需优化系统建设，强化系统安全性，完善内控管理体系，设置风险控制节点，将各业务整合至系统内，以科学实施内部控制。