杨蕾

（河北省承德市兴隆县发展和改革局，河北 承德 067399）

一、概述

近些年来，不同单位的文件类型越来越多，不同版本的文件数量也越来越多。传统的档案管理工作和纸质档案的办公管理已难以适应新时代的要求。在当今社会飞速发展的今天，传统档案管理已难以满足各种档案的管理工作要求，需要一种快速、科学、方便、自动化的档案管理方法来促进和加快档案管理。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。

二、档案管理工作系统开发的作用

针对我国机关档案管理工作的现状，建立科学的档案管理体系，对我国机关档案管理体系、工作衔接、工作管理等起着十分重要的作用。

首先，在日常档案管理中，经常会出现档案管理不及时、档案管理水平低等情况，这些现象的发生会导致企事业单位档案管理系统的混乱。通过开发专门的档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求档案管理人员按照界面的操作来一步步实现科学化的管理，突破传统人为工作方式下形成的档案管理障碍。

其次，在文件档案的日常管理中，许多企事业单位将自己的日常工作与档案管理分开，虽然为了提高档案工作的正确性、科学性和有效性，也采用了一些管理方法。但是，由于重视不够，在人员配置方面往往是一个人多工种或其他人兼职，工作衔接问题非常明显，导致当前档案管理工作缺乏系统性和凝聚力。档案管理系统的实现将日常工作与档案管理紧密联系在一起，实现了二者之间的有机结合，突破了工作差距，真正体现了档案管理的作用。

最后，档案管理系统通过科学计术的提高，弥补了传统档案管理工作中，技术人员自身素质不高的问题，由于工作人员在传统档案管理中缺乏专业意识，没有设立专门的档案管理岗位来实施档案管理，一般文件和档案的管理方法也是很随意的，因此存档效率也很低。档案管理系统的实现是以严格的业务流程和专业的数据算法为基础，实现档案专业的管理方法，弥补档案管理工作中普通人员的专业技术不足。完善办公室档案管理、归档等工作质量，确保档案管理工作的顺利发展。

三、档案管理工作系统的功能设计

档案管理系统应包括档案管理、档案借阅与归还、综合查询等三个最为基本的功能。

（一）档案管理模块

档案管理模块是档案管理最基本的功能，通过以下功能点的设计和实现，实现档案管理的高效发展。1)档案登记：实现档案电子化、信息化、数字化的关键是综合发文登记、收文登记和信访登记，形成最基本的电子档案。为其他后续档案管理操作提供最基本的数据。2)文件扫描输入：该功能主要是对传统的纸质文件进行快速的电子转换，通过高速扫描仪等设备将纸质文件扫描成固定格式的数字文件，然后通过第三方稳定软件将其转换为修改后的文件来存储和管理文件。便于以后业务的使用和处理。3）记录：主要是对档案的分类，通过建立档案来统一文件和档案的分类，然后相应的文件和档案属于同一类档案，从而形成文件的分类和统一管理。

（二）档案借阅与归还

档案借用与归还的功能主要是实现其他人员对档案的查询、保留、借用和归还的管理运作。1)在线查询：为了实现文件管理的信息转换，文件归档后，其他工作人员可以查询所有当前文件，并通过所有查询或一定条件的输入查询文件所需的文件，根据其状态执行订阅或延迟操作。2）互联网预订：主要是对档案文件使用的提前预订操作，以便能够及时的借阅及使用相关档案，当在网络系统中看到想要的档案未被预订或借出，就可以在网上直接预订。3）档案借阅和归还：主要是对文件和档案的借阅状态进行操作，工作人员可以根据实际工作内容改变档案的状态，以便在借阅或归还档案后快速标记档案的借阅状态。

（三）综合查询

综合查询功能主要是方便档案管理人员对其进行查询，如档案状态汇总查询、文件、档案的统一查询、各种借阅、归还信息根据相应条件进行查询，以便于档案的发展。管理员工，提高工作效率。同时，以图表的形式将各种档案统计表加入到档案的基本状态中，极大地促进了档案管理工作的发展。

总结

通过档案管理工作系统相关知识的分析，了解了加强企事业单位档案管理工作的重要性。这种科学有效的档案管理工作系统，通过传统档案管理与现代信息档案管理相结合，有效保障档案信息的有效性和真实性，更好地为企业事业单位的长远发展和战略规划服务。真正的实现档案管理工作的意义。