事业单位档案管理工作的优化路径探讨

2019-12-18马玉庆

魅力中国 2019年7期

马玉庆

（大庆市让胡路区老龄工作委员会办公室，黑龙江大庆 163000）

一、事业单位档案管理工作的意义

事业单位档案作为本单位发展历程和活动纪要的真实记录，可以很好的再现事业单位的工作原貌，并为以后的工作留下宝贵的书面文字的经验，方便事业单位工作的承前启后和继承创新。做好事业单位的档案管理工作不仅有利于本单位事业的顺利发展，可以随时和相关的兄弟单位保持信息上的共享，从而促进政府办事效率和办事能力的提高，充分规范事业单位的管理制度，提高事业单位的工作效率，从而创造更好的社会服务。

二、当前机关档案工作存在的一些现实问题

（一）机关单位档案管理缺乏有效管理监督机制

机关事业单位一般隶属于政府，一直以来在工作形式和内容上风格变化不大，在管理制度上也是如此。随着社会发展时代变革，机关事业单位的管理制度没有跟上时代变化，以至于一些传统工作方式已经难以适应当今社会发展需求。就目前看，机关事业单位内部档案管理制度上革新不多，导致在现行机制运行中制度不健全，管理上存在较大问题。有的机关档案管理缺乏有效监督机制，忽视了档案在机关单位中的重要性，在档案管理过程中没有按照流程进行，如有的档案卷宗标题、序列号不规范，卷宗内容缺少目录，组卷归档不系统、不合理，在档案收集过程中，缺乏有效甄别档案种类，一般档案和保密档案混放，更没有对档案管理全程进行有效监督管理，导致这些档案在归档借阅中缺乏保密措施，还有的机关内部领导对档案建设缺乏有效认识，档案室建设长期落后，有的档案室如同仓库，档案卷宗随意摆放、缺少必要存储设备。

（二）认识水平不足

认识水平不足同样属于机关事业单位档案管理工作存在的不足之一，机关事业单位领导、员工将档案管理工作视作后勤类工作便是这一不足的主要表现，这种情况的出现主要是由于档案管理工作不能凸显工作成绩、不能带来实际利益，这一认知下机关事业单位档案管理部门多由水平差、将近退休的员工组成，档案管理积极性降低、档案填写敷衍了事等问题也很容易因此出现。

（三）人事档案信息利用价值较弱

机关事业单位的档案不仅仅是对信息与数据的保存，更是对人事作决策时提供参考信息的依据，能对人事档案的信息利用率发挥出重要性决策。虽然人事档案管理工作对外界做到严格的保密性，但对于信息的利用率少之又少，机关事业单位没有认识到其有效的利用效果，没有对人事档案进行深入的了解，仅认为人事档案人员调动与整理档案时才有利用价值，对人事档案的信息利用较弱。

（四）档案管理人员不足且管理水平不高

档案管理其实是一份极其考验人的耐性的工作，工作过程琐碎，工作内容繁多，在管理时还需要足够的细心。同时，大部分的档案管理工作都被认为没有技术含量，不需要高知识高水平的人来完成，因此一般情况下都是由单位基层员工负责。而单位的基层员工未专业学习相关管理知识，缺乏经验提高业务水平，提高业务技能，要培养既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才，全面推进事业单位事业发展。完善档案管理人员待遇，建立人事档案管理人才机制。实现政府机关事业单位人事档案信息化建设是必要的，管理人员的素质水平和专业技能是决定政府机关档案管理是否成功的关键。

三、新形势下行政事业单位档案管理的工作优化路径

（一）加大档案管理业务建设力度

档案管理工作的存在对于问题决策至关重要，在每一个事业单位中都应有举足轻重的地位。档案作为记录事业单位中珍贵历史的载体，加大对档案管理工作的建设力度，不仅可以记录下事业单位在不同时期所发生的变化，还可以为今后事业单位的建设提供前车之鉴。为了不断提高档案管理的水平，事业单位首先应要求相关管理人员在选择归档文件材料上，慎重辨识来源的可靠性，尽可能收集可靠且全面的资源信息。其次，管理人员自身必须严守管理制度，严格按照档案管理的标准进行整理归档，确保档案类别清晰规范，符合调阅习惯。最后，管理人员载明档案的具体情况应该做到记录完整，字迹规范。

（二）增强管理层人员自身认知能力

新时期优化我国事业单位档案管理工作，首先需要强化管理层从业人员对本职工作的认知能力及业务能力。其次，档案管理需要健全管理制度，即应加大法律法规的宣传力度，适时举办专业知识以及相关法规的培训活动，使得管理人员清晰明确各自职责，强化工作责任感以及管理意识。需要注意的是，在管理层人员的培训指导活动中可以适当穿插档案管理的发展历史，向其强调档案管理工作的重要性，使其意识到档案作为其他部门工作得以顺利开展的基础，是单位可持续发展的根基所在，从而调动档案管理层人员的工作积极性以及自豪感，继而推动管理工作取得实质进步。