郑戬

摘 要：随着大数据的快速发展，档案数字化是档案工作的必然趋势。档案数字化的实现有效地保证了原始纸质档案的原始性、安全性及完整性，有利于提供高效优质的利用服务。本文论述了目前档案管理数字化中存在的问题及其策略。

关键词：大数据时代;档案数字化;问题;策略

随着科技的不断发展与深化，人们对信息获取的及时性、范围、深度和广度的要求不断提高。传统的档案利用服务模式已不能满足人们对档案信息的需求，这就要求相应地提高档案管理的效率与质量，以及相应改善档案管理的物质技术条件。因此，大数据时代背景下，档案数字化管理已然成为档案工作者顺应时代发展需要探索的必然问题。

1 大数据概述

1）概念。大数据是指在一定时间范围内，常规软件工具无法捕捉、管理和处理的数据集合，它是一种海量、高增长率、多样化的信息资产，需要新的处理模式来增强其决策力、洞察发现力和流程优化能力。而且它是统计学中用来指导人们的商业行为、战略决策和未来预期的一种分析方法。

2）作用。（1）大数据的处理分析正成为新一代信息技术融合应用的结点。移动互联网、物联网等是新一代信息技术的应用形式，这些应用不断产生大数据。云计算为这些海量多样的大数据提供存储与运算平台。通过对不同来源的数据进行管理、处理、分析及优化，将结果反馈给上述应用，创造出巨大的经济及社会价值。（2）大数据是信息产业持续快速发展的新引擎。大数据市场的新技术、新产品、新服务和新业态将不断涌现。在硬件与集成设备领域，大数据将对芯片和存储行业产生重要影响，也将促进集成数据存储处理服务器、内存计算等市场的发展。在软件与服务领域，大数据将导致数据快速处理分析、数据挖掘技术及软件产品的发展。（3）大数据利用将是提高核心竞争力的关键因素。各行各业的决策正从“业务驱动”转变为“数据驱动”。大数据是大量、高速、多变的信息，它需要新的处理方法来提高决策能力、洞察力和优化处理能力。大数据为企业获得更深刻、更全面的洞察力提供了前所未有的空间和潜力。

2 大数据与档案的关系

《档案法》规定：档案是指过去和现在国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。从档案的定义来看，除电子档案外，其他形式的档案与大数据无关，只有档案中记录的信息可称为数据。从档案的特征看，档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性。大数据具有相似的特征，它也是人类社会活动的原始记录，其内容也具有确定性，其记录的内容只反映事物的完整状态，同样具有原始记录性。因此，档案与大数据的关系仅具有相似的特征，大数据是具有明显档案特征的数据集合。但从数据保存价值而言，有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值，无需永久保存。真正与大数据有直接联系的只有电子档案一种形式，电子档案与大数据的关系是种概念和属概念关系。

3 目前档案管理数字化中存在的问题

1）档案管理数字化重视度不够。档案数字化管理是档案管理的信息化改革，涉及东西方方面面。而且这些工作在专业要求、人员配置和财务支持方面均有很大的需求。但当前各级档案部门对数字化管理的重视不够，在人员配置、技能培训、财务支持等方面都没有得到应有的支持，管理工作发展缓慢，导致档案数字化和真实性问题。

2）档案管理人员的信息化水平不够。档案的数字化和信息化管理必然涉及到计算机软硬件的内容，尤其是一些扫描、存储、数字图像处理等信息化技术，不是仅掌握一些计算机技术的人员就能胜任。但档案部门的工作人员在档案整理编研方面具有一定的专业水平，但他们没有上述的信息化技术水平，这给档案的数字化管理带来了一定的障碍。

3）数字档案的法律效力问题。档案作为最原始的记忆，具有一定的凭证功能和法律效力。然而，随着数字档案的实现，电子档案容易被修改，修改后难以利用现有的技术手段进行甄别，造成档案真实性出现漏洞。此外，档案的内容和载体易分离，分离后档案的内容也涉及保密问题，数字化管理给档案带来了“信任危机”。

4）档案管理数字化存在安全隐患。数字档案管理虽有许多优势，但也存在许多安全隐患。（1）硬件设备故障。硬件故障对档案安全管理的最大威胁是存储设备的物理故障，如磁道损坏、消磁等，可能造成档案丢失。（2）软件系统故障。当前，在档案数字化管理中将会建立相应的数据库。数据库软件的稳定性也会影响数字档案的安全性。（3）黑客和病毒侵袭。这是当前档案数字化管理面临的最大威胁，涉及到档案的保密性和真实性问题。

4 档案管理数字化问题的策略

1）重视档案管理的数字化。首先要重视档案的数字化管理程度，加强档案信息基础设施建设是各级档案部门的重要任务。购置必要的现代化信息设备，提高档案收集、存储、加工、传输等不同节点的工作效率。同时建立档案数字化管理的规章制度，优化档案管理部门的人员配置。从多方面提高档案管理部门的业务能力，努力实现档案管理由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。

2）加强对档案管理人员的素质复合型培训。档案数字化管理的应用需要建设新的管理团队，鉴于档案数字化管理的应用涉及多个专业技术领域，因此，档案管理人员应是复合型人才。档案管理队伍的建设需要组织和单位的高度重视，投资进行专业培训和人才引进。对符合条件的档案工作人员要给予一定的政治、经济待遇，提高他们做好工作的积极性，激发其创造性。加强对各企业档案管理人员的相互交流学习，互相借鉴，促进数字档案管理应用的普及与推广，进而推进我国档案事业的发展及进步。

3）加强信息技术在档案工作中的应用。面对数字档案的“信任危机”，如档案内易分离、档案内易修改等，单凭档案管理人员的技术水平无法杜绝。因此，要加强档案管理信息化的实施，虽取得了阶段性成果，但与档案管理信息化的真正意义仍存在一定差距。然而，通过企业所有档案工作者的共同努力，能提高信息技術在档案中的应用水平。为了保证档案的真实性及保密性，档案管理必须采用一系列的档案安全信息技术，以保证档案的信息安全。比如，在数字档案的访问中设置严格的身份认证和权限机制，对易于修改的数字档案采取软硬件相结合的加密措施。特别是应用一些能进行数据改写的特殊存储介质来保存机密档案。此外，还应加强对木马和病毒的预防和控制，对必要的数字档案可采取物理隔离的方式杜绝网络危险。

4）做好数字档案的安全管理。数字档案信息安全管理对数字档案信息安全保障体系的建设和数字档案信息安全的维护具有重要意义。首先做好硬件设备的安全管理工作，依据需求选择合理的硬件设备，并周期性保养。其次完善信息安全管理体系，包括建立数字文档管理体系和人员安全管理体系。最后打造一个先进的信息安全系统。比如可设置严格的访问身份认证和防病毒系统，对相对保密的数据进行加密操作。在数字档案安全管理中，应根据数字档案信息系统的实际特点，采取必要的安全策略，并将数字档案管理实施制度化管理。

5 结束语

档案数字化是一项庞大的系统工程，做好档案数字化工作需结合本单位实际情况，对现有档案进行深入调查分析后，制定科学有效的规划，在安全保密的前提下，来实现信息资源最大程度的共享与增值。而大数据时代是信息化时代，各基层档案部门要顺应社会发展趋势，积极应对，利用云计算、互联网、物联网等信息技术，提高档案工作的现代化水平。积极探索前沿技术在档案领域的应用，寻求多方面合作，逐步引入大数据技术，加强档案数据的分析及利用，加快推进信息技术与档案工作的融合进程，为最终实现全国档案大数据格局打下坚实的基础。

参考文献

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[3]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）.