孙君

河北省承德市滦平县卫生健康局 河北承德 068250

档案信息的安全管理是现阶段各企业和单位机构重点思考的问题之一，如何保证档案资料的安全性和保密性也是不得不去面对的问题。这就上升到整个企业和单位的根本管理制度和内控机制的运行效率和质量之上。一些涉及企业商业机密或者事业单位重大决策的关键信息都需要加以严格的保密，一旦信息外泄，就会给企业和单位造成难以想象和难以弥补的损失[1]。

1 保密工作之于档案管理的重要性

档案内容记录了企业、机关发展的点滴，是最可靠、最齐全的信息数据。在市场经济体系中，企业之间的竞争从本质上来说就是信息、人才、资源的竞争，而信息竞争能力取决于该企业的档案保存情况。如果企业拥有完善的档案保存记录，拥有丰富的档案资源，无疑是掌握大量有用的信息，能够在激烈的竞争市场中拔得头筹，而那些档案数据单薄的企业很可能被市场无情淘汰。档案资料关系到企业、国家许多秘密事项，一旦对外泄露可能造成发展中受到威胁，因而很多企业、机关单位十分重视档案资料的保密工作。在档案管理的过程中，应当坚持保密性原则的前提下，根据单位和国家制定的规章制度，合法合理地使用档案，才能保证资料的完整性与安全性。

2 强化档案信息保密性的具体举措

2.1 全面提升在职员工的专业素养

员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。

从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律和法规，具有较高的专业素养。

2.2 加强档案管理的工作分工，实行信息一体化

档案的保密管理是动态化的管理，所以在进行档案保密管理时，必须要明确工作分工，做好档案信息的一体化管理。所以档案管理部门一定要明确档案管理人员的工作分工，比如明确档案信息的收集人员、档案信息的登记人员、档案信息的编码人员等等。此外，加强各个部门之间的合作也非常重要，比如会计部门、征管部门等要协助档案管理部门做好档案建档的工作，做好各个部门档案的资料收集工作，保证提供档案信息的真实性和完整性，从而更好地协助档案管理部门开展信息一体化管理。

2.3 加强制度建设，建立责任追究机制

安全保密工作仅仅靠员工意识提升是远远不够的，还需要建立严密的保密制度，才能约束员工们的行为，为管理者的工作指明方向。单位建立保密制度要从自身需求实际出发，结合保密的需求建立相应的制度。比如针对接收档案，可以制定具体的接收标准；针对查阅档案资料，可以设定查阅的制度等等。制度内容应完善，具有实际操作性。在制度建立之后，应严格的贯彻落实。档案管理的负责人应定期根据制度规定，检查每个部门的档案管理情况，及时发现管理中的安全漏洞，并提出整改。在档案管理过程中应加大监督力度，严格档案的查阅手续，禁止外来人员或者非该岗位职工复制或者拍摄档案内容。在借阅档案的时候，管理者应明确借阅人的借阅目的和动机。

除了制定档案管理的具体制度，还应当建立责任追究机制，明确管理者的具体职责，同时也督促管理者和责任人提高安全警惕。以往许多单位都没有责任追究机制，这造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出现了许多渎职案件，给单位造成了巨大损失，因而现在针对这些行为应追究责任到个人，并且做出相应的处罚，其行为主要包括以下几种：一是当管理者因疏忽大意或者玩忽职守造成档案资料泄露；二是违反制度规定私自向他人提供档案资料或者销毁档案资料；三是伪造、涂改档案内容；四是违反制度规定将档案据为己有[2]。

2.4 加强对档案的利用和监督

做好对档案的利用和监督也是档案保密管理的重要内容，在利用和监督过程中能够及时制止不利于档案保密的行为，在保证档案保密性的基础上加强对档案的利用程度。加强档案的利用和监督管理，首先要做好制度建设，比如要完善档案的外借制度、复制制度等。结合档案的具体内容来明确其利用范围，严格按照规定的审批手续来进行档案的借阅。其次，要完善档案的监督措施，结合档案的内容以及价值，做好对档案的重点保护，如发现有损毁档案的现象，就要立刻制止和处理，及时保证档案的完整性。第三，管理人员要明确处理好档案的监督和利用关系，做好对涉密档案的保密是员工以及公民的义务，所以档案管理人员必须要严格落实好档案的保密措施，保证档案的保密性。加强档案的保密是为了有效地提高档案的利用性，所以档案管理人员必须要明确档案的利用范围，处理好保密和利用之间的关系。

3 结语

并非所有的档案信息都具有保密性，而且保密的级别也有很大的差异性，而长期的档案管理工作开展期间，管理人员并没有形成相应的安全防范和保密意识，对于档案资料的保密程度以及安全管理事项并没有一个全面、准确的思想认识，对于档案资料的保密等级要加以严格区分和辨别，对于机密性的档案信息要及时进行相应的保密处理，从管理制度和基本流程上设置诸多借阅和访问权限，通过科学的技术手段来加强档案的安全性。