电力工程档案数字化管理探讨

2019-11-29吴昊

商品与质量 2019年22期

吴昊

湖南电力工程咨询有限公司湖南长沙 410000

档案的数字化管理随着信息化社会的建立和发展已成为一种必然。信息永久全真保存、方便利用者查阅、无纸化管理办公和低成本原件长期保存是数字档案的直接特点。电力工程档案资料是电力系统生产经营活动的最原始记录，内容较多、范围广泛、信息量大，对于总体的安全生产、电力系统经营管理工作具有重要影响。现代信息技术的持续更新和进步，推动了数字化发展，为当前档案管理工作的顺利有效开展提供了良好基础。实现电力工程档案数字化管理，在提升电力工程总体管理水平方面具有积极意义。

1 档案数字化及其发展的必要性

所谓的数字档案，是指相对传统的信息与纸质载体一体而言的一种信息与载体分离的数字化形式。其特点是载体是数字信息，可通过编辑软件进行修改，可通过网络或存储器向外传播，可通过计算机技术进行快速检索，可提供给不同区域的多个用户同时使用，必要时还可以下载保存等等。正是因为档案数字化的以上特点构成了数字档案的真实性、唯一性、安全性等方面的问题。因此，有必要结合信息安全基本方法更加深入地研究和探讨档案数字化管理的新方法和新问题，建立数字化档案从生成到归档的统一标准，建设密切相关、互为保证、相对独立的运行管理模式，从制定相应的管理制度和采取必要的技术手段两方面规范和保障数字档案的真实性、唯一性和安全性，同时也要从法律上保障数字档案的有效性。随着科学技术的进步、信息爆炸式的发展、事业飞速扩张和对外交流日益增多，传统意义上的纸质档案管理已无法满足档案管理者和使用者要求。档案数字化处理技术进步、计算机的普及和网络的应用，为档案数字化管理提供了技术和应用上的可能。因此，档案的数字化管理是大势所趋，特别是对于单套制已成发展趋势的今天，更应该及早重视档案数字化发展和普及[1]。

2 电力工程档案数字化管理的优势及价值

电力工程生产管理工作进行过程中会涉及到大量的档案信息资料，要想充分有效地服务于生产实践活动，需要做好各项档案的管理和利用工作，提升档案的优势和作用。将档案数字化管理方式引入到电力工程各个环节中，能够发挥出多方面的价值：一是档案数字化管理工作的开展，数字化信息处理快捷便利，使用网络加以传输，能够使用电子版存储方式，保障各个载体、方位的信息资源都能得到良好的存储和应用。二是在数字化档案管理工作中，能够有效节约档案管理人员的时间，使得各项管理环节都得到全面控制，如录入、编辑、修改以及形成报表，纸质档案良好转化为机读文件，提升档案管理应用的效率和质量，为电力工程生产建设工作提供充分的信息支持，增加工程项目的经济效益、社会效益。三是档案管理领域中广泛使用多种现代科技手段，如计算机技术、数字化技术等，能够丰富信息档案理论、方式，促进管理技术的持续更新，提升信息档案的价值。电力工程档案信息资料数量巨大，在反复的查阅过程中将会造成档案的损坏，并且档案外借现象的大量存在，也会导致档案被篡改、缺页，不利于档案安全保管工作的良好开展。电子档案管理方式的良好应用，让电力企业各个职能部门能在第一时间获取最新的信息资料，充分实现信息共享。

3 电力工程档案数字化管理途径

3.1 历史档案的数据化管理

电力生产的越来越精细化对电力生产人员素养的要求持续提升，需要不断使用更加快捷、高效的信息获取方式，因而在档案管理方面提出了更高的要求。对于电力生产过程中的各类历史档案，一是要积极构建现代化的档案管理系统，将互联网、计算机作为工作平台，并持续健全档案数字化管理系统，发挥整体的应用优势和作用，实现档案的有效保存和利用，转变档案信息管理系统的应用功能定位，使其转向为信息中心，广泛开展网上服务，促进档案信息资料利用效率稳步提升。二是要切实提升电力工程档案资料的数字化水平。构建档案信息数字化管理系统，要将其投入到具体生产实践活动中，经历实践的检验，加强全方位的维护和管理工作，及时发现其中存在的不足，如信息漏洞和计算机病毒之类，并让检修人员、计算机管控人员加以有效地处理和控制。在数字化基础上，管理系统可以提供一些具有限制性、非保密性电子文件的总体利用服务，利用者可以不受时空限制，在最短的时间内获取所需的档案信息资料，提升服务的便捷性、高效性和准确性，促进档案的总体利用率的提升。

3.2 新生档案的数字化管理

电力工程档案数字化管理工作的持续稳步开展，要注重结合新生档案的工作需求，提升个性化服务水平，提供高效优质的服务。一是科学开展重要文书档案数字化处理工作。凡是电力工程运行环节中出现的文书档案资料，都要做好纸质档案和电子档案的保存，通过扫描、上传保存在企业内部的档案信息系统中。电力工程的生产建设资料、照片、视频、实物档案，都需要保证百分百的数字化处理。购置专门的管理设备，加强智能库房、数字化图书馆的建设，任何资料进入档案管理系统之后，都需要进行电子化备份处理工作，重视科技档案的建设，良好结合用户的需求，提供专业化、个性化的服务。二是加强档案细节化处理工作，实现全方位的数字化管理目标。按照一定顺序，分批次、分期实施数字化处理，保证纸质档案、重要特种载体档案均能纳入到数字化建设体系之中。电力工程的全过程信息、资料都需要做好纸质文本和电子文本的记录工作，大力推广电子档案数字化档案管理的引用，形成健全的档案管理体系[2]。