范思源

梧州市国土资源勘测规划院 广西梧州 5 4 3 0 0 0

1 文件档案管理中引入计算机网络技术的意义

1.1 能够推动文件与档案记录更加完整

将计算机网络技术应用到文件与档案管理中，对于提升文件与档案记录的完整性有较大的促进作用。相关管理者能够借助于网络技术开展相关的核对与采集工作，不同部门或者院系的负责人还能够及时将相关的电子文件传输到档案室中，也可以定期向档案室传输相关的数据信息。而档案室人员能够借助于网络对各个部门或者院系的数据进行整理和归档，如此不仅能够提升文件与档案信息的整理速度，而且还能够节省较多的人力资源和时间，并推动档案记录更加完整连续，使文件与档案信息得到更好地运用。

1.2 能够提升文件与档案管理的安全性

传统文件与档案管理模式下，一般是以纸质的形式进行档案保存和管理，而纸质文件与档案的保存是有期限的，时间太久文件档案往往会腐烂或者损毁，这就不利于文件与档案安全，而采用计算机互联网技术进行文件与档案管理，则能够将文件档案扫描成电子的形式，这样就不会被毁损掉，从而能够提升保存寿命，增强文件档案的安全性。不过需要注意的是，电子文件档案管理往往会面临网络技术方面的安全威胁，这就需要相关部门构建健全的安全管理制度，做好保密管理，要对于重要信息进行加密处理，并定期或者不定期对涉密档案进行检查，及时消除安全威胁。

1.3 能够提升文件与档案的运用价值

传统档案管理模式下，文件与档案都归集到档案室，各个文件档案的存放方式较为复杂，并且随着时间的延续，文件档案资源也在不断增多，相关人员要想运用哪方面的档案往往需要花费较多的时间去寻找，很多时候难以找到符合自身需求的文件档案信息，所以文件档案的运用效率低下。而将计算机网络技术引入进来则能够缓解这种现象，想要运用哪个方面的文件档案直接通过计算机进行搜寻即可，立即能够出来对应的文件档案信息，这就能够促进文件档案运用价值的全面提升。

2 计算机技术在文件与档案管理中的应用

2.1 明确应用策略

为了提升计算机的应用水平，需要建立健全档案管理制度。在开展档案管理的过程中，必须对管理人员进行全面升级。档案管理人员需要具备专业的档案管理素质，加强对计算机技术的熟练运用，掌握现代化的档案处理模式，促进档案管理的不断创新，加强档案计算机技术的跨越式发展[1]。

2.2 建立档案信息数据库

在档案数据库的建设中，需要充分利用计算机技术，对数字档案进行及时保存。随着经济的发展，科技的进步，电子文档数据系统也应该不断安全、优化，要不断的研发、建立科学的计算机技术与防火墙的技术，对事业单位重要数据与文件进行全面保护与升级。事业单位内部要加档案安全管理，注重自主技术的开发与应用、网络环境是开放的，存在很多不确定的因素，事业单位在建立数字库的时候，要选择适当的、值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性与安全性。

2.3 提升档案管理人员的计算机水平

随着计算机技术的广泛运用，事业单位相关领导应该认识到计算机信息管理的高效性。不仅仅重视行政工作的有效进行，更要重视档案管理人员的计算机运用水平，加强人力、物力、财力的合理运用。因此，我们必须改变档案管理人员的思想，定期开展合理的培训，让工作人员熟悉计算机文档的管理流程，完善计算机操作技术，推行奖惩制度，对于那些积极配合、完善自身的员工给予奖励，对于那些没有办法跟上时代步伐的员工给予淘汰。单位也要改善档案管理工作人员的待遇与编制问题，多多的吸收相关的专业人才，提高档案管理工作人员的积极性[2]。

2.4 深入挖掘计算机网络技术的功能

档案管理工作较为繁琐，将计算机技术引入进来能够降低档案管理的繁琐性，而要想利用计算机更全面地对档案进行管理，则需要对计算机网络技术的功能进行深入挖掘。比如计算机网络技术不仅可以对档案资源进行搜集、共享，还可以对其进行智能分类、汇总、加工、处理等，只有对这些功能进行有效挖掘和运用，才能够最大限度地发挥计算机网络技术的优势，推动档案管理更加高效。这就需要相关部门对档案管理者进行鼓励，推动其积极进行计算机技能学习，不断发现和解锁新技能。同时，还要引入与自身情况相符合的档案管理系统，做好档案管理模块划分，提升档案管理的有效性。

2.5 重视文档资源的标准化建设

随着计算机在文件与档案管理工作中运用范围越来越广，很多单位高度重视对先进设备的采买，忽视文档资源的标准化建设，导致采购的先进设备长期闲置，浪费资金，新型的计算机档案系统没有办法满足单位的真实需求，事业单位必须高度重视文档资源的标准化建设，建立有效的数字化管理系统，管理系统中要包括档案管理、系统管理、查询管理、安全措施等等，确保为档案管理工作节省大量的人力、物力、财力[3]。

3 结语

计算机网络技术已经融入到了人们生活和工作的方方面面，因此相关文件档案管理工作也应当与时俱进，积极进行计算机网络技术的引入，推动档案管理更加便捷，不断提升档案管理的效果。虽然当前我国很多相关部门已经开始在档案管理中引入了计算机网络技术，但是实际的档案管理过程还不是十分科学，存在诸多不足，本文根据实际情况提出了一系列计算机网络技术的运用对策，希望能够为更多相关部门开展档案管理提供帮助。