文档是现代办公室工作的最基础的组成部分，文档资料涉及各类报表、文献以及记录等等，它们是在工作与管理过程中产生的，对企业的正常运转有一定的作用和价值，这些文本资料的主要功能就是传递、保存以及记录信息。如今，在相关制度不断完善的背景下，企业在不断发展，办公室的管理与工作水平也在不断提升，在这样的变化过程中，办公室文档管理存在的一些问题和弊端开始显现。

一、办公室文档管理存在的问题

当前办公室文档管理存在的问题主要体现在两个方面：一是办公室人员的公文保密意识不强。在大多数情况下，办公室公文管理与保密问题的出现主要是由于办公室文档管理人员缺少文档管理的保密意识，导致对办公室文档管理和保密工作的重要性缺乏正确的认知，从而也就认识不到办公文档丢失或者泄密给办公室带来的损失和危害，所以，缺乏公文保密意识是非常不利于公文保密工作有效开展的。除此之外，办公室也存在许多的人情问题，在人情的影响下，许多办公资料的查阅、记录等工作未按照正常的工作流程开展，加上在上级领导的要求下，文档管理人员不登记就向上级领导提供公文信息，这就导致了公文的安全性威胁进一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各个环节之间是相互关联的，公文管理工作是一项具有系统性和整体性的工作，为了确保公文管理工作的规范性和标准性，就需要建立有效的规章制度规范以指导公文管理工作的正常开展，从而保障公文的安全与完整。目前很多办公室存在制度缺位的问题，而现代化的公文管理工作对于管理与保密制度的依赖性比较强，同时加上对现有制度的贯彻落实不到位，许多办公室依旧沿用陈旧刻板的传统文件管理制度，无法满足办公自动化建设的需要，这就导致了公文管理与保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，实际的办公效率低下，影响正常的办公室工作开展，不利于企业的发展。

二、公文管理与保密工作的优化策略

（一）提升办公室人员的公文保密意识。强化办公室人员的公文保密意识，使其充分认识到公文保密的重要性，需要相关制度的保障，同时还需要公文管理相关人员的共同努力。首先，作为文档管理人员，要从自身着手，提升自身的公文保密意识，严格执行公文管理各个环节的制度，有效保证公文的安全。其次，办公室人员都应当在思想上高度重视，树立公文保密意识，无论在任何时候接触公文都要具备高度的警惕心理，严格约束自己的行为，对于自己不需要知道的内容不传播不了解，时刻保障公文借阅过程的安全，使泄密的可能性降到最低。此外，对于跨越制度约束，不按规定程序借阅公文的人员，要严肃处理，使办公室全体人员对于公文保密具备强烈的警惕意识，从而提升自身的公文保密意识。

（二）健全和完善公文管理制度。首先要加强公文的归档保存制度建设。完善的公文归档保存制度便于文档管理人员对公文进行登记、整理和保存等相关工作的开展。办公室要按照一定的标准和要求对公文进行类型的划分，对于相同类型的文档集中统一管理保存，在这个过程中可以参照以往的公文保存机制。此外，对于那些重要的文档，文档管理人员要对其原件与复印件进行单独的保存。将重要的文档资料进行信息化转换，通过电子文档管理系统的构建，再结合传统的文档管理机制，使文档归档保存制度得以健全和完善。与此同时，要加强公文查阅制度建设。制定相应的公文查阅制度，对文件的调取与查阅工作进行规范，使相关人员的公文调取与查阅资格得到约束和限制，在一定程度上保证公文的安全。

（三）加强办公自动化环境下的电子文档保密管理。如今，办公自动化已经在逐步实现，在这样快速的变化过程中，办公室的公文管理与保密也面临着全新的挑战。办公室要不断提高电子文档管理系统的安全性，抵御各种网络风险的侵害，同时要严格限制公文的使用权限与管理流程，使不具备访问权限的人员难以进入系统，从而保证系统的安全。此外，还可以建立集中性的公文存储平台，专门管理涉密文件与涉密信息，提升文档管理人员的技术水平，保证电子文档的安全。

三、结语

如今，办公室文档管理中的公文管理与保密工作越来越重要，要想有效做好这项工作，就必须不断提升办公室人员的公文保密意识，健全和完善公文管理制度，有效加强办公自动化环境下的电子文档保密管理，从而促进公文管理与保密工作有效开展。