学校电子档案管理分析

2019-11-24山东省胶州市实验中学图书馆姜会图

办公室业务 2019年17期

文/山东省胶州市实验中学图书馆姜会图

随着当前我国学校管理要求的不断提升，档案管理方面同样也面临着较大的压力，为了较好优化学校档案管理工作，关注电子档案的有效管理和创新必不可少。基于学校电子档案的管理工作进行分析，管理人员必然需要首先明确具体管理内容和目标，进而才能够有针对性地实现所有电子档案的有序管理和保护，促使电子档案可以在学校运行中发挥较大作用。

一、学校电子档案管理内容

（一）学生电子档案。学校电子档案管理中关注学生方面的相关档案文件是比较重要的目标，学生作为学校工作的重要目标，也是主要培养对象，必然需要切实加强对于学生各个方面信息资料的有效管理，在了解学生动态发展的基础上，为后续学生更高层次的发展提供必要参考。学生电子档案相对而言比较复杂，其涉及了多个方面的内容，不仅仅需要纳入学生所有的学习成绩等基本信息资料，往往还需要关注到学生的日常行为，从德智体美劳等多个方面针对学生进行衡量和评价。基于此，针对学生档案采取电子档案的方式进行管理也就显得极为必要，电子化档案管理模式能够较好优化管理效率，保障管理的协调性和全面性。

（二）团委、学生会电子档案。在学校发展中，学生会以及团委相关工作同样也是比较关键的内容，并且该方面的档案资料同样比较丰富。比如学生会工作中涉及的会议记录、活动方案、简报、学生会成员资料等，团委工作中涉及的相关活动资料、团委工作人员资料等，都是需要管理保存的重要资料文件。针对这些团委、学生会资料实现电子化管理必然也可以表现出较强的便捷性，有助于实现灵活录入、存储和应用。

（三）其他电子档案。从学校管理层面来看，档案资料更是比较复杂，比如学校基建资料、相关设备和教材的记录管理、财务资料信息等，同样也都需要形成较为理想的管控效果，促使这些资料能够在维系学校发展中作出应有贡献。针对这些繁杂的信息资料实现电子化管理同样也是比较重要的发展方向。

二、学校电子档案管理措施

（一）分类管理。因为当前学校电子档案管理工作面临着多个方面的管理需求，相应电子档案的类型也较为繁杂，如此也就必然需要重点实现分类管理，这也是提升各类电子档案有效应用的重要前提条件。结合电子档案分类管理工作的落实，可以针对不同的电子档案内容安排不同的管理部门负责，比如学生成绩等学习资料信息，则可以委托教务处负责；而学生学籍档案以及日常行为档案资料等，则可以交由学生科负责；团委以及学生会的相关档案资料则交由这些具体部门直接管理；财务科实现自身财务档案资料的管理；后勤则负责学校各类物资的有效管理。这种分类管理模式可以较好提升电子档案管理的效率，在后续电子档案的应用方面也具备明显优势。当然，如果后续涉及一些交叉应用，则需要各个部门进行相应资料的有效提供，并且可以进行直接汇总。

（二）完善规章制度。结合当前学校电子档案管理工作的开展，从规章制度层面予以完善同样也是必备条件，完善可行的规章制度可以对相关电子档案管理人员形成较强指导和约束，确保各项工作有序完成。这种规章制度的完善不仅仅需要关注于电子档案资料的后续保存和调用环节，更加需要关注所有电子档案资料的收集和获取阶段，确保电子档案资料能够准确可靠。这也就需要在电子档案资料的收交过程中进行严格把关，层层审查，针对其中存在的明显混乱问题或者是错漏现象进行及时调整修正，避免影响到后续电子档案的实际应用。对于后续电子档案的查阅，同样也需要构建完善的规章制度，确保电子档案的应用更为合理规范，避免可能存在的严重混乱问题。

（三）优化电子档案管理必备条件。在学校电子档案管理工作落实中，重点优化电子档案管理的各项硬件以及软件条件必不可少。比如针对电子档案管理所需要的相关计算机信息管理网，需要在学校内部进行逐步完善，确保相应电子档案可以实现较为理想的共享以及转存，加大部门间的电子档案协同管理。此外，对于电子档案管理工作中涉及的所有计算机设备、打印机以及传真机等硬件设备，同样也需要切实做好充分准备，保障电子档案管理工作的执行更为适宜。

（四）加大电子档案保护力度。对于学校电子档案管理工作的开展，除了要围绕着电子档案信息的应用进行严格把关外，还需要重点做好所有电子档案信息的保护工作，避免档案信息出现泄漏风险。基于此，在日后电子档案管理中，不仅仅要切实提升所有电子档案管理人员的信息保护意识，还需要围绕着整个管理流程进行全面优化防护，尤其是对于电子档案管理系统，需要构建完善的防护体系，杜绝电子档案泄露以及被窃取问题。