中学生学籍档案信息化管理研究

2019-11-24福建省龙岩市永定区高陂第二初级中学吴建鑫

办公室业务 2019年17期

文/福建省龙岩市永定区高陂第二初级中学吴建鑫

中学生学籍档案管理工作是中学日常管理工作中的重要一环。在信息技术不断发展的背景下，如何改革档案管理方式，应用信息技术加强对档案的管理，成了中学教育管理工作所关注的重点，也是中学提高管理水平面临的新挑战。因此，探讨中学生学籍档案的信息化管理，具有重要的现实意义。

一、中学学籍档案管理重要性

学籍档案是一名学生在校就读的相关信息，其中包括学生的姓名、家庭地址、身份证号码、学号、学校、学籍情况等等基本信息。中学生学籍档案是极具保存价值的材料，学生在校期间的综合素质、发展报告、入团材料等等资料，直接反映了中学生的成长，对其未来的发展有着至关重要的作用。对于学校来说，提高中学生学籍档案管理工作，能够在一定程度上推动教学水平的提升，促使学校内部形成较为良好的学习风气、教育风气。而对于社会来说，中学生的学籍档案也是社会单位选用人才的重要凭证。因此，为规范中学管理工作，提高中学教育管理信息化水平，就必须实行信息化管理。中学学籍档案信息化管理，能够实现信息的共享，让信息查询工作更加高效。对每一个学生的档案，都可设置相应的目录以及索引，同时可利用信息技术，及时地更新档案内容，实现自动化的档案管理，让传统管理方式繁琐的问题得以解决。

二、中学学籍档案管理现存的问题

首先，信息技术改变了人们的生活、工作，尤其是在数据处理方面，信息技术发挥了至关重要的作用。档案管理信息化、学习管理信息化已经是未来的必然发展趋势。但目前，许多学校对档案管理信息化的认识不足，意识不强，没有根据信息技术建立起相应的工作管理机制，对于档案的保存、管理、更新也不够重视，传统的工作理念在其脑海中根深蒂固，极其容易出现信息失真、信息不对称等等情况。中学生学籍档案中的内容较为繁琐、复杂，所以许多学籍档案管理人员在填写的过程中，经常出现漏填、错填等等问题，学籍档案管理水平较低，档案信息可靠性也得不到保障。其次，部分学校已经利用信息技术对学籍档案管理工作进行了革新，但是却没有结合实际情况，建立起完善的工作制度、工作规程，许多学籍档案管理人员的工作方式不够规范，不能够将信息技术的优势充分发挥出来。最后，因为对学籍档案信息化缺乏重视，许多学校忽略了对基础设施的建设，学籍档案管理工作缺乏应有的工作设备，缺少独立的办公场所，缺乏专人管理。从而导致中学学籍档案管理工作出现诸多问题。

三、中学生学籍档案的信息化管理策略

（一）完善的学籍档案管理制度。首先需要从顶层建设入手，学校领导对学籍档案管理工作信息化要有足够认识，将学籍档案管理工作的改革和学校发展联系起来，结合自身实际情况，健全学籍的档案管理工作制度。第一，必须贯彻落实《中华人民共和国教育法》，认真执行教育部门下发的《全国中小学生学籍管理办法》以及学校档案管理相关规定。第二，杜绝“兼职”情况，设置专人、专职，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。第三，学籍档案管理必须要设立学籍资料档案室，学籍档案室是贮存学籍档案资料的重要场所，档案管理室未经学校领导以及档案管理工作人员允许，不得随意进出，不得随意翻阅文件以及资料。第四，学籍文件的入档、保管、借出，必须要有档案管理工作人员统一处理。第五，加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全工作。

（二）明确学籍档案资料的收集范围。中学生的学籍档案资料主要包括学生姓名、性别、出生年月、籍贯、入团时间、政治面貌、班级、家长基本信息、住址、户籍证明、转学申请、休学申请、信息变动情况、综合素质发展报告、学业考试信息、艺术特长、体育运动技能、预防接种信息、获奖信息、享受帮扶信息、体检信息等等内容，学校要根据实际情况，结合这些资料内容，制定出详细的学籍档案资料收集工作规程。并且，在《全国中小学生学籍管理办法》中规定，中小学学籍档案管理分为纸质档案管理、电子档案管理，纸质档案需要由学校的档案管理员进行管理，电子档案则要纳入电子学籍管理系统，因此在推行信息化工作发展的同时，必须要保留必要的纸质档案。《全国中小学生学籍管理办法》中的内容为中学档案管理信息化工作提供了可靠的制度保障，随着社会的不断发展，中学必须要将学籍档案信息化管理工作纳入日程。

（三）制定学籍档案信息化管理安全规定。为保障学籍档案信息化管理工作的正常开展，必须要保障学校计算机、网络能够正常使用。对此，笔者认为，在条件允许的情况下，学校可建立起内部校园网，通过交换机来实现内网和外网之间的数据传输。同时，要针对计算机设备、校园网的使用，设置严格的规定，工作日人员不得私自更改计算机网络设置，不许私自改动计算机连线，不得更换计算机内部硬件配置，不允许将外带的移动设备连接在学校的计算机上。同时，档案管理工作人员不允许在学校计算机上安装摄像头、游戏，进行和工作无关的通信。另外，学校要聘请专业人员，定期对计算机设备、校园网络进行维护以及检查，同时也要定期询问学籍档案管理工作人员的意见以及建议，使其能够更加合理、规范。

（四）提高学籍档案工作人员综合素质。《全国中小学生学籍管理办法》中对学籍档案管理工作人员的素质培养有着明确规定，学籍档案管理工作人员在上岗前必须进行岗前培训。笔者认为，学籍的档案管理工作人员的培训可分为“三步走”。首先，要积极落实信息技术的培训工作，聘请社会专业人士，定期开展培训。其次，要聘请有创新思想、信息管理理论的专家到学校开展讲座，以此来提高学籍档案信息管理人员的理论知识水平。最后，要根据现代教育思想理论中的内容，探讨学校学籍信息化管理中的技术内容，结合中学教育管理实际情况，不断探寻现代化的管理方法。同时，中学要完善相应的激励机制、考核机制，激发学籍档案管理工作人员的主观能动性以及创造意识。另外，中学学籍档案中涉及的信息内容较多，和学生的生活息息相关，所以中学学籍的档案管理工作人员必须要具备一定的保密意识。学校要建立学籍管理数据保密制度并严格执行，确保学生基本信息不公开、不扩散。学生电子学籍信息只能服务于教育行政部门和学校的教育管理与教学工作，不得作其他用途。

（五）落实学籍档案转出转入工作。自2014年1月10日起，全国中小学生学籍信息管理系统开始运行，该系统在运作中呈现出了良好的管理效益，学校学籍管理水平逐步提升，教育管理模式逐渐完善。中学生在转学、升学的时候，学籍档案需要及时转入升入或者转入的学校，原学校在学籍档案转移的时候，应该保留学籍档案的电子版本，然后保留必要的纸质文件。如，中学生在升学之际，学校要为学生打印毕业信息表，然后存档，同时将学生学籍档案的电子版本保存至学校的资料库中保存，然后再通过学籍系统，自动生成相应的信息表，传送至相关招生部门。