文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 仲杰

一、当前国有企业人事档案管理工作中存在的问题及原因分析

国有企业的人事档案是职工重要的历史记录，包涵了职工本人在学历、职称、工作经历、政治信仰等多方面的重要信息，是证明职工身份、福利待遇、组织关系的重要凭证，也是组织全面的考察和提拔干部的原始依据。在近几十年的实践中，国有企业的人事档案管理水平有所突破，但也凸显出一些棘手的问题，需要大下功夫去解决。

（一）人事档案内容缺失。1.国有企业人事档案内容的形成者比较广泛，该归入人事档案的材料收集不齐全的情况较普遍。职工人事档案中材料有大部门是从其他机构或单位形成的，例如：学历材料由毕业院校形成；原单位聘用情况及工作经历情况由职工原工作单位形成。由于人事档案管理者水平参差不齐加上多次转递，势必造成人事档案材料遗漏且无处补齐的尴尬状况。在本单位形成的各种材料又分散在不同的部门，由于宣传不到位，各部门中很多负责管理人事档案材料的人员并不知晓该材料应该归入人事档案中，从而忽视了该项工作。例如：工会等部门形成的荣誉、嘉奖材料，纪检监察部门形成的党内外惩处材料都没有归入到职工的人事档案中。2.职工本人对自己的人事档案无知情权，也影响了国企人事档案内容的完善。中组部、国家档案局1991年颁发的《干部档案工作条例》明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”因此职工本人的人事档案对本人具有高度的保密性，始终披着一层神秘的面纱。职工本人并不知道自己的人事档案里有哪些内容，是否有缺失，是否需要本人密切配合去收集相关的材料。3.国有企业的人事档案管理者往往重视领导人员的人事档案管理，忽视一般管理人员的人事档案管理，因此一般管理人员的人事档案材料缺失问题长期得不到处理。干部档案和人事档案是种与属的关系，国企的人事档案管理的着眼点不仅仅是干部档案。国企人事档案管理者常常重干部档案，而忽视对一般管理人员的人事档案管理。

（二）人事档案的信息化水平低。人事档案的人、财、物投入不够充分，严重阻碍了人事档案信息化的发展。一方面，领导不够重视，人事档案的信息管理系统得不到采用，计算机技术的优势无法在人事档案管理中得到运用。另一方面，人事档案管理者的综合素质不高，只会在计算机上简单的输入姓名、目录，其他的工作程序只会手工操作，这些都阻碍了信息化的实现。

（三）人档分离现象严重。近几年来人才流动日渐频繁已成不争的事实，主要有以下原因：社会对人才的需求是促进人才流动的客观原因；个人对生命的拓展是人才流动的主观原因；人才流动客观上受推拉定律的制约和影响。当职工离职与单位存在着纠纷时，例如：职称证书的退还、财务账目的结算等，单位为了解决纠纷将职工的人事档案扣留，就造成了“人档分离”。当职工离职后暂无新的工作单位接收人事档案时，职工通常不配合人事档案管理者将人事档案转出。职工离职后暂用不到人事档案，不愿意转递人事档案，故不接原单位人事档案管理者的电话。唯有等到职工本人有利用需求时，才主动来单位提档，人事档案转递工作很被动。

（四）历史遗留问题严重。以部分国有企业为例，国有企业在改制的过程中有大量的人事变动，相关人事档案材料并未妥善处理，给企业带来了很大的劳动争议隐患和不确定因素。笔者在工作过程中就出现过职工在办理退休时发现证明本人工作调动的资料不齐全，该资料由原事业单位形成，但事业单位在改制时已将该员工的工作调动资料移交到了档案馆，而并没有放入个人的人事档案中，需耗费大量的时间去档案馆为该职工补充资料。亦有职工在办理退休时发现证明本人参加知青上山下乡的材料不齐全，但能开具证明的单位早已撤销等情形。以上历史遗留问题的存在都导致职工到了法定退休年龄但养老金却迟迟不能发放。

二、加强国有企业人事档案管理工作的对策

（一）丰富人事档案的材料。1.应该采取多种形式对相关人员加强宣传，提高档案意识。对各部门中负责管理人事档案材料的人员进行宣传，让他们知晓应该归入人事档案的十类材料的具体范围，进一步明确自己的工作职责。制定和实施人事档案管理制度，把归档情况纳入公司的考核中。确保职工的人事档案材料不会散落在各个部门。2.应该采取多种形式对职工本人加强宣传，提高档案意识。由于人事档案的大部分材料都经本人形成，只有本人意识到人事档案的重要性才会主动配合人事档案管理者去收集该入档的材料。同时，要向职工本人介绍人事档案所包括的材料范围，每一种材料可能预见的利用情形以及遗失该材料的隐患。以后职工新形成材料时就会主动跟进该材料归档的进度，进一步使人事档案的收集工作“活”起来。3.人事档案管理者还要进一步提高自我的综合素质。要时刻提醒自己，人事档案管理工作的立足点是为群众服务。要重视一般管理人员人事档案材料缺失问题，主动与其本人沟通，不能因为个人立场问题而忽视一般管理人员档案中存在的问题。

（二）以信息化促进人事档案工作的现代化。单位应该建立方便群众查阅的人事档案信息系统。在信息系统中形成涵盖职工姓名、性别、出生年月、入团、入党时间、参加工作时间、学历经历、工作经历、职称、工资、考核等情况的数据库。前文中提到职工本人对人事档案并无知情权。这种完全的“保密”对管理也有一些弊端。本着“以人为本”的理念，近年来关于本人对人事档案知情权的研究也开始涌现。笔者认为信息化工作的开展是在不违背相关法律法规的前提下促进本人对人事档案知情权实现的重要途径。人事档案信息系统可以通过筛选、设置查看权使职工能查看本人人事档案目录以及档案中记载的出生年月、入党入团时间、职称评审时间、组织上形成的考核鉴定材料的结果等人事信息。通过权限的划分和加密，本人可以实现对人事档案的知情权，但无修改的权限。如对相关信息存在疑问，可以提供佐证材料，进一步提高归档材料的真实性。当然，信息化工作的实现也减轻了人事档案管理者的负担，进一步提高了效率。

（三）用制度为“档随人转”护航。职工的人事档案如果长期处于人档分离的状态不仅有人事档案实体的安全隐患，还不利于人事档案材料的完善，使人事档案不能发挥国企人力资源管理中的凭证作用。为了做到档随人转，国企应该制定相关的制度并在职工进出的过程中严格执行。在职工入职时，要询问本人人事档案的存放情况及内容的完善程度，并及时的开具调档函，使职工在入职的同时接收到职工的人事档案。在职工离职时，要耐心的解释档随人转的重要性，请职工离职时务必落实好人事档案的接收单位，及时转出人事档案。如果职工实在不配合进行转递，则将公司的关于转递人事档案的规定对职工进行宣传，让职工明白即使是离职也不能违背公司制度的规定，一旦违反也同样要承担相应的责任。

（四）努力处理历史遗留问题。人事档案中的历史遗留问题不利于企业形成和谐劳动关系。人事档案管理者应该争取领导的支持，动员多方力量启动人事档案查缺工作。如每年查缺工作的重点对象可以是明年将退休的人员。人事档案管理者应该先清理缺失内容然后与以上人员逐一见面，讲清核查的目的，争取到本人的配合和支持，获取更多的线索。对于一些存放在其他单位的人事档案材料采取电询、函询、现场办理等方式，积极地与相关的单位取得联系，努力查补缺失的档案资料，维护企业的稳定，提高职工的满意度。