文/江苏食品药品职业技术学院 章芳芳

信息时代的前提下，整个文件储存模式需要基于数字化展开变革，而在其具体应用的早期，大部分国家进行信息内容保存的过程中，使用了文件打印的方式。但是打印的相关文件，难以对于整体的信息进行全面的存储。同时很多形式的文件，无法通过打印的形式展示，比如视频及数据库、超文本文件。所以当前进行电子文件规范管理，已经成为档案系统刻不容缓需要解决的问题。信息化技术的应用为传统档案管理注入了新鲜的血液，增加了活力，也提高了档案管理的准确性、高效率性。

一、档案信息化建设的必要性

（一）提高档案查询的效率和利用率。高校的档案存储要追溯到该校的建立时期，时间跨度大，有的近百年，存储资料多，特别是年代久远的，查阅起来特别不方便。例如高校撰写校时，需要档案室提供大量的历史资料，查阅耗时长效率低。有的高校信息化建设滞后也阻碍了档案利用效率的提高，传统的纸质卷宗在查阅和借出的过程中会出现折旧、破损甚至遗漏的现象，需要花时间去跟进，中间环节出现问题，将对学校造成巨大的损失。如果有电子材料或复印本、在线跟踪系统等将会大大提高利用效率。

（二）方便信息的归档和扩大存储容量。随着时间的推移、档案材料的增多，高校的档案存储需要不断地扩大空间，资料柜已经增加了一批又一批，档案的迁移工程也很耗时耗力，运用信息化可以把资料进行扫描放入计算机存储，声像、图片类直接存入电脑保存即可，在查阅时也不受时间和空间的限制，电子存储后的原始文件不用反复翻阅，也可以保证它的完整性。

二、高校档案管理存在的问题

（一）重视有待提升。档案管理工作平时很难出业绩，普遍会让人觉得“不太忙”和没有什么技术含量，所以容易让高校领导者忽视其重要性，间接导致工作人员会产生思想上懈怠，且档案管理人员普遍年龄都比较大，平均年龄在45周岁左右，工作还是沿用传统老旧的理念，档案的收集、记录、整理、归类、编目等工作全部靠人工书写，对新知识的吸收、学习、接收不敏感，缺乏创新意识。学校的资金大多数都用于教育教学活动中，对档案管理的扶持力度较小，档案室工作人员较少、设备落后、信息闭塞等也极大地限制了档案管理的网络化发展步伐。

（二）部门分散导致档案管理的无序性。档案的归类主要包括教学、科研、财会、基建等八大类，对于档案材料的收集、归档是档案管理的重难点。因为档案的种类很多，需要面对来自不同部门不同种类的材料进行整理和归类，这就增加了管理的难度和管理的复杂性。高职院校机构大体上分为职能部门、教学部门、教辅部门等，部门的存档文件也随学校的快速发展而增长，每个部门的档案管理员都是半路出家的兼职人员，对文件的归档类别、保存期限等不够清楚，甚至会有漏存的现象，档案室在核查时工作就会相对繁琐且增加工作量。此外，高校对电子文档的管理还缺乏系统性的规章制度。

三、信息化建设的措施

（一）对传统的管理方式加大创新力度。首先，建立健全档案管理制度，联合二级学院和其他职能部门，吸纳本专业的人才和好的制度建立方案，贯彻《档案法》，严守档案法规，让管理者和服务对象都能按章办事，依法查档，共同打造服务师生的档案查询客户端，以网络为平台进行档案管理的宣传、服务和利用。其次，制定数据存储的标准和规范，建立和完善档案信息化和规范化体系，高校各部门机构运用信息化技术手段，及时归纳、整理本部门的电子材料和纸质原始材料并上交。此外，完善档案室的基础设施，包括监控、计算机、打印机、扫描仪、局域网、系统软件、存储器、对机密文件的保存设备等，对办公区域、作业区域合理布局，优化办公条件，软硬件配备齐全才能施展拳脚。

（二）信息化专业人才队伍的建设。没有专业的设备与信息化人才技术的支持，档案信息化工作就无法开展。档案管理人员首先要有创新意识，多关注国内外在本专业上的最新动态，多学习增强服务意识。在加强档案员技能和素养方面，可以组织提升档案管理水平方面的培训，开展兼职档案员工作能力提升活动，评选出归纳整理准确、查找速度快的优秀档案员，也可在一年中分上下半年两次组织集中讨论会等，各部门总结档案管理经验和存在的难题和不足，取长补短不断更新知识。同时，应统筹现教中心、图书馆等部门，进行信息化技术、网络服务、数据检索等工作指导，开发优质的档案管理软件，实现传统作业和信息化作业的无缝对接。

（三）注重档案开发编研提升信息服务质量。计算机没有普及之前，一些老档案都是手工记录，没有任何的电子信息，它们往往存放在档案室的某个角落，资料查找困难，利用率也很低，年代久远破损度也很大，我们应该最大限度地开发库存的利用率。对于老档案，需要在加强保护的同时及时将材料扫描成电子档，有助于封存原始材料，电子版本的供师生查阅和使用即可。此外，档案室要对学校上一年度各部门人员的工作变动、调任等情况核实材料是否存档，防止信息资源的流失，防止以后查找困难，还需主动关注学校的网站动态，做好归纳学校一年的大事记和年报的撰写工作，这也为校史的撰写提供素材。

四、结束语

随着信息化时代的发展，5G时代的到来，档案系统管理也逐渐跟上社会需求的步伐，但从传统的纸质材料到完全电子化的完美衔接还需要一段时日，信息化技术手段的应用也在开发、运用当中。不管科技如何进步，智能化办公只是帮助我们减轻了工作量、提高了工作效率，或者说信息化技术在档案管理中起到了锦上添花的效果，作为一名档案管理者的初心不能变，我们要始终牢记档案工作的承诺和标准。总之，我们需要加强对档案管理工作的重视，从收集、存储、保护一一落实到位。