王雪莲

1 深度开展电子档案管理的重要意义

1.1 电子档案可以完成信息成果多份拷贝，有利于提高档案服务水平

使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。

1.2 电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求

现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的发布，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。

2 电子档案管理的特殊性

电子文件管理，电子文件归档后形成电子档案的管理，与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。

2.1 信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案通常是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。管理人员如不借相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。

2.2 文档处理一体化

电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没有电子文件、电子档案可言。这样，电子文件归档和纸质文件归档有着截然不同的区别，纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参与管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，其使用额度不高时，对那些具有长期保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档，交档案馆或机关档案室保存。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、签定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电于档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

2.3 保管保存技术化

电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异;其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一整套的对策、技术和措施。

2.4 利用形式多样化

档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。如档案借阅制度、三十年前的档案原则开放、公布档案史料、编研、举办档案陈列展览等。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性。又如电子档案利用场所，是允许上网利用，还是只限于在档案馆（室）的借阅系统，还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照般纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

3 现实管理工作中存在的主要问题

3.1 电子档案管理存在认识上的局限性

以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。

3.2 电子档案管理标准化的进展缓慢

电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。

3.3 电子档案管理存在安全性隐患

电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。

4 对策探讨

4.1 组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识

电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。

4.2 加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制

一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间;二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性;三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查;四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。

4.3强化管理措施，保证电子档案信息安全

要构建一个相对完善的电子档案管理和利用制度，规范电子档案管理相关步骤，从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，采用签署、加密等技术方法，定期檢查电子档案管理网络，及时针对网络安全漏洞进行修复，防范对电子文件的非法访问和随意删改，防止网络“黑客”的进入，最终要形成一套网络基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面实用、有效的安全科学管理机制。要对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。