张连君

摘要：高等学校的办公室是对高校的各项工作进行综合治理的重要管理部门，其工作水平直接关系到高校各项职能的迅速发展和顺利进行情况。在新的发展时期之下，网络技术飞速发展，人与人之间的沟通和交流变得越来越方便，缩短了人们之间的距离，为高校办公室工作方式的变革提供了新的发展方向，同时也对高校办公室工作人员的素质提出了更高层次的要求。

关键词：高校;办公室;新时期;工作方式;人员素质

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2019）43-0241-03

高校办公室的工作涉及学校的教学科研安排、党政工作管理、产业后勤保障以及其他方面的师生服务等，在社会发展形势不断变化的情况下，高校办公室的工作也逐渐发生了变化，呈现出多方面的工作特点。因而要不断促进和保证办公室工作人员自身素质的提升，以便能够在新时期的发展形势之下，使高校人员素质与办公室的工作特点相适应，这对学校管理水平的提升、各项工作的顺利进行以及高校的全面健康发展起着至关重要的作用。

一、新时期高校办公室工作的特点

高校的办公室是学校领导与师生之间进行高效沟通、与企业或其他高校之间进行交流合作的重要窗口，高校办公室担负着综合协调学校的各项工作、收集学校信息以及处理学校的日常事务等多项任务。在新时期的高校办公室工作中，呈现出了不同的特点，具体如下。

1.工作的复杂性。在国家大力推行改革开放的大发展背景之下，我国高等学校也在不断加大自身的开放程度，这也就加大了学校办公室工作的复杂程度。根据教育部的调查数据显示，截至2017年年底，我国各类的高等教育在学的总规模人数达到3779万，这样的高等教育规模在全世界首屈一指。而与学校的招生规模和教学规模不断增加相对应的是，高校的办公室机构在不断精简，工作人员也在逐步减少，有些高校甚至实行两块牌子一班人马的办公形式，这在无形中加大了高校办公室的工作压力，加剧了工作任务。还有一方面是学校工作与社会的联系逐渐密切，产学研的合作力度不断加大，学生的就业、科研成果的合作以及校地合作工作的不断开展，都使得高校办公室的工作范围不断扩大。在新时期的发展形势之下，高校不但需要完成上级教育机关所安排的教学任务，达成教学目标;同时还要与社会各界加强合作力度，各类企业、事业单位以及一些理事会等部门，都需要高校办公室与其进行沟通交流，进而安排相关的合作计划和事宜。高校办公室的工作也不再局限于学校内部的工作协调和安排、文件的撰写和发布以及相关会议的举行和召开等，这些都对办公室的人员素质提出了较高的要求。

2.新时期的信息化。信息化的发展趋势是当前社会的发展大方向，在新时期的发展形势之下，借助于信息化技术来提高高校办公室的工作效率和准确度是高校办公室工作的一大特点。总体看来，高校办公室必须成为高校信息的集中中心和处理枢纽，负责学校各项事务信息的收集、加工处理和实行发布。因而在这样的发展形势之下，高校办公室一方面需要加强自身的硬件配置，采购計算机，改造办公环境，借助于现代化信息技术建立设备先进、功能齐全而且处理效率较高的校园计算机网络，实现学校多部门之间的有效连接，缩短高校办公室的办公距离;另一方面，与先进的办公系统相对应的就是需要提升办公室工作人员的素质，先进的信息技术处理系统首先要求高校办公室人员具有一定的计算机操作基础，能够运用计算机完成日常工作中的数据收集、信息检索以及信息的加工和传递工作。此外，办公室的工作人员还要及时转变自身的思维观念和思想认识，要定期对办公室的工作人员进行现代化的管理意识的培训，推行无纸化的办公观念，实现学校的事务处理信息化、政策实行智能化以及指挥调度现代化的目标，实现高校的高速发展。

3.工作要求的规范化。规范化的要求是当今高校办公室工作得以高效、顺利进行的重要保证，前文已述，高校办公室的工作复杂程度较高，工作涉及的范围较广，而且具有较高的突发性和临时性，因而办公室工作需要有一定的规范制度来进行约束和指导。同时，高校办公室的工作有较高的重要性，是关系到学校的教师和学生的重要信息中心，随意的一个电话、一个通知或是一句问答，就可能对学生或教师的思想情绪产生不良影响，同时还可能对学校的形象产生负面效应。因而，高校办公室工作在保证效率的前提之下，还需要保证工作的质量，这就要求对学校办公室的工作进行规范化管理。建立健全相关的办公室工作制度和评判标准，将各项事务的责任明确到每个人，细致划分和要求工作标准和规程，只有这样才能够保证办公室的工作顺利进行，从而做到有章可循、有序衔接，这也是高校办公室工作得以顺利发展的重要前提。

4.开放化。在现代的发展形势之下，我国的高等教育事业正处在飞速发展的时期，教学规模不断加大，高等教育工作与人民大众的联系越来越密切，已经成为关系到广大人民群众切实利益的重要工作。加之现代社会信息化程度的提升，人民对于高等教育学校的招生标准、学费情况、教学质量以及学生的就业率等问题的关注度不断增加，这就要求高等教育学校的各项工作要向着透明化、清晰化和开放化的方向发展。作为学校工作调度的枢纽，高校办公室需要对学校的各项工作进行定期公示，在学校网站、学院网站上向人民群众宣传国家的教育政策，促进学校工作的透明化发展，增加人民群众对高校的信任度和认可度，加快学校的发展速度。

二、高校办公室人员的素质要求

（一）思想道德品质要求

思想品质是个人的政治信仰、理想信念以及道德修养的总领和综合概括，具备高尚的思想品质，是保证学校办公室工作得以顺利、高效进行的重要保证，也是高校的各项管理工作得到学校全体师生、社会各界认可的重要前提。

1.深刻理解和把握习近平新时代中国特色社会主义思想。习近平新时代中国特色社会主义思想，是马克思列宁主义在我国发展的新时期与发展形势相结合的重要思想，也是发展的世界观、方法论的重要体现，习近平新时代中国特色社会主义思想与马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及科学发展观一脉相承，又体现出了新时期我国的发展方向和科学规划。作为高校办公室的工作人员，必须紧密结合时代发展特点，深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想，坚持党性原则，严守组织纪律，对于在学校的管理事务中出现的问题，要进行科学而全面的分析，要运用习近平新时代中国特色社会主义思想进行解决。办公室的工作中有很多涉及较强的政策性的工作，党政工作计划的制定、领导讲话的拟定、学校工作年度总结报告以及其他的各类文件的处理工作等，都与党的领导政策息息相关。相关的工作人员需要深刻理解党的十九大精神，另外学校需要组织办公室的工作人员进行统一学习，坚持社会主义的办学方向不动摇。

2.坚持实事求是。实事求是是我党的重要工作原则，也是做好高校办公室工作的重要前提和保证。办公室的工作人员在向领导汇报工作进展、调查学校的各项数据以及与企业进行合作事宜的洽谈工作时，都需要坚持实事求是的原则，以科学认真的态度去完成每项工作。坚持一切从实际出发的工作原则，在工作中不掺杂个人的情绪，不让私人感情影响到正常的工作安排和计划，更不能出现弄虚作假或者是颠倒是非的情况。对于办公室工作人员来说，与学校相关领导的接触机会较多，也正是因为如此，在执行领导的相关决定和指示时，需要在自己的角度提出对于事件的看法和处理意见，对于一些不符合实际情况的事情，要向领导阐明事情的真相，而对于那些与实际情况相符的决定，需要严格按照相关的规定程序执行。在进行一些相关事件的调查工作时，需要将自己的所见、所闻原原本本地反映给领导，要敢于说真话，也要说实话，不能被自己的情感影响，不夸大、也不刻意去缩小影响，要遵循实事求是的原则，将事物的本来面貌呈现到领导面前。此外，在日常的工作中，不能对上级领导唯唯诺诺，更不能对下级同事趾高气扬、摆出领导的架势。高校是培养人才和进行教学活动的重要场所，也是各种思潮交汇的重要枢纽，作为高等教育部门的重要组成场所，办公室的工作人员需要在工作中坚持实事求是的原则，塑造求真务实的典范，无论是与学生交流还是与教师沟通，都需要保持谦虚谨慎、清正廉洁的作风。只有这样的办公室工作人员，才能受到学校师生的尊敬，才能促进和保证学校各项工作的顺利进行，从而促使学校的稳步发展。

3.强烈的事业心，无私奉献的品质。正如前文所述，高校的办公室工作纷繁复杂，任务较多而且较为烦琐，需要涉及学校师生的各个方面。一些人将学校的办公室部门形容为“门庭若市”，学校的办公室需要处理的文件较多，接待工作也多，还需要筹备会议工作、接听一些电话询问等，因而许多的工作在工作时间内都完不成，需要加班加点，这其中的辛苦不言而喻。也正是因为如此，需要学校办公室的工作人员具备一定的耐心、强烈的事业心和无私奉献的高尚品质，如此才能够保证办公室日常工作的顺利进行。事业心和奉献的精神品质是无形的，也没有一个具体的评判标准，但是这些却能够在日常工作的积极性、对待师生的态度等方面体现出来，这也能够在一定程度上反映出学校办公室工作人员思想品质的优劣。

（二）较高的专业业务能力

学校办公室工作人员的业务能力是衡量办公室工作人员素质的关键所在，这也代表了一个学校的管理工作的效率。在较为落后的观念中，办公室人员的角色就是替领导跑腿、组织协调学校工作等，甚至有人说办公室的工作不需要什么能力，就是执行领导命令的“机器人”。这样的观念存在很大的缺陷和错误，高校办公室工作需要工作人员具备较高的专业性，高素质的工作人员是学校发展和进步的重要保证，会直接影响学校科学管理水平的提升以及人才的培养和输送工作。

1.具备现代化的管理能力。在当前的社会发展形势之下，社会现代化的速度不断提升，而高校又是各种新想法和新思潮诞生的摇篮，不但具有知识密集的特点，而且不断诞生各类高科技技术手段，办公室管理工作也面临多种多样的变化，因而办公室工作人员需要不断汲取知识，了解和把握新的技术手段，以享受高科技知识的滋养。这就要求高校办公室的工作人员具备头脑灵活、知识更新快、业务流程熟悉以及手脚勤快的技能，以保证高校办公室工作的顺利开展。若是不能够紧跟时代的发展，在日常的工作中不吸取新的知识，不学习新的技能，而是采取一贯的落后做法，闭目塞听或是浅尝辄止，不但会大大降低日常的工作效率，甚至会影响学校正常工作的开展和安排，导致工作中出现失误。在现代化管理的管理学观点中，管理工作是通过系统的组织、领导以及调控等措施来完成的，管理工作的对象是一切的资源，需要利用一切资源达到完成既定目标的目的。而对于学校的办公室管理工作而言，需要运用学校的场地资源、组织资源以及其他方面的各种学校资源来促进和保证学校的各项工作和活动的开展。就拿一场普通的学术会议的举办来说，需要进行多方面的协调工作：一方面是会议的计划，需要根据当前学生的学习现状或是行业的发展现状，确定这次会议的主题和方向;还要制定会议名称、确定参加的嘉宾和主讲人;还有对于会议进程的计划和安排、会议预算、接待工作的准备、发言文件的起草以及会议时间的敲定等，这些都需要有详细的计划清单。另外一方面是会议的组织工作，在会议的基本方向确定之后，需要进行场地的预定、会议用品的准备、接待工作的具体化以及相关的住宿、就餐安排等工作，会议代表的签到登记，以及对于会议的整体流程的把握等。在这个过程中，办公室的工作人员需要熟悉和精通各个方面的工作内容，在会议的进行过程中，还要实时监督各项工作的开展情况，调整工作进度，及时有效地处理在会议的准备或是进行过程中出现的问题，协调场内外的调控、场外的服务等。而这些工作都需要办公室的工作人员具备较强的现代化管理能力，才能够保证会议顺利开展，给与会者留下深刻的印象。

2.一定的综合分析能力。调查和评判学校的教学工作是高校办公室的重要工作之一。在进行调查的过程中，需要调查教师的教学态度、教学质量等情况，还需要把握学校的教与学、管理工作和服务态度的关系以及教书育人的思维观念的信息。这些信息的获取都需要自己去亲身亲历，拿到第一手的资料，但是由于个人的能力有一定的局限性，因而很可能不能全面地把握这些情况，这就需要高校的办公室人员仔细辨别和处理这些数据资料，运用综合分析的能力认真筛选和比较所得的数据，得到最有价值的信息，并依照这些调查结果向领导进行汇报。在这一过程中，首先需要办公室工作人员具备勤奋的工作态度，因为信息的收集工作是一项较为艰巨的任务，良好的工作态度是完成这部分工作的关键;而在信息的处理阶段，需要办公室工作人员具有较好的综合分析能力，能够在眾多的数据中快速、准确地找到反映实际情况的数据，并对这些数据进行综合分析，得到自己需要的信息。因而办公室工作人员需要有较好的综合分析能力。

3.较好的文字功底。学校办公室的工作人员需要与各种文件打交道，因而需要具备一定的文字功底，要熟悉各类文件格式，这是顺利完成本职工作的重要保证。公文写作除了需要基本的文章要素之外，还具有一定的特殊性，即准确性。公文类的文章不仅需要准确表达出领导的思想观念，还需要文章的措辞准确、格式正确等，这些都要求办公室的工作人员具备较高的文字功底。

三、总结

总体来说，新时期的发展形势对办公室工作人员的素质提出了更高的要求，除去专业的素质能力之外，还需要与时俱进，全面增强自身的综合素质。

参考文献：

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