摘 要：近年来，随着新能源产业的不断发展，我国一些主要发电集团对新能源发电项目投资力度加大。新能源发电项目具有清洁环境、周期短、见效快、装机规模灵活、运行和维护成本低等特点。那么，如何针对新能源项目的特点，以最有效的方式做好项目档案管理工作，成为当前新能源发电领域亟待解决的问题。本文对新能源项目档案管理工作中存在的问题及解决措施谈谈看法。

关键词：新能源项目档案管理;问题;解决措施

项目档案是项目建设的重要组成部分，是项目竣工验收的必备条件。一流的工程要有一流的档案，档案工作是项目建设、项目管理的重要基础和依据，为项目审计、项目达标考核、项目创优等活动提供依据和凭证。如何做好项目档案管理工作对建设项目来说具有十分重要的意义。由于新能源建设项目有着周期短和快的特点，再加上项目大多地处偏远山区、工作环境较差，给档案管理工作带来很多困难，导致一些项目档案归档不全、组卷不规范，对后期的竣工验收和生产运行带来诸多问题。

1 新能源项目档案管理工作存在的主要问题

1.1 档案专业人员配备不足

多数新能源项目单位在开工时未配备专业的档案管理人员，少数项目单位虽然配备了档案管理人员，却是兼职人员，而这些兼职人员没有接受过档案业务培训，没有专业的档案知识，对项目建设形成的归档范围和档案管理标准不清楚，不了解建设项目的划分情况，不清楚哪些资料需要归档，哪些资料不需要归档，更无法监督、检查和指导各参建单位已形成的项目文件的齐全性、准确性以及分类是否合理、组卷是否规范等情况。同时，兼职档案人员对档案工作投入精力不足，对收集来的项目文件不能及时组卷，造成部分重要文件遗失，而新能源项目人员流动性大，前面的档案人员无交接，后一个档案人员对之前的档案不梳理，不整理，造成归档文件缺失。

1.2 项目档案管理工作不能与项目建设同步进行

新能源项目开工后，项目单位负责人和工程管理人员将全部精力和时间都用在工程建设上，对档案工作不重视，档案的收集和整理基本处于无人管的状态。同时一些工程由于工期紧，施工任务重，参建单位为了抢工期，抢进度，未做到边施工边编制竣工文件，而是等项目完工后，再来补竣工资料，致使项目建设不能与项目档案工作同步进行，应归档的文件材料与施工現场实际不相符。还有些已形成的文件材料由于形成时未盖章，负责人未签字而出现后补印章、后补签字现象，甚至有的工程完工后相关人员已调走，而由别人代签字等，档案的真实性、准确性得不到保证。

1.3 项目档案管理制度不健全，标准不统一

项目开工时，项目公司未及时制订各类工程档案管理制度，未对项目档案的归档范围、分类标准、组卷要求、竣工图的编制方法等作出规定，未下发工程各类统一用表，在与设计、施工、监理各单位签订合同时，未将档案的收集、整理和归档要求纳入合同管理中，未采取明确有效的归档控制措施，也未进行及时的档案业务指导工作，造成施工单位归档的文件材料不齐全、不准确，组卷混乱，档号和页码编制不统一，案卷题名拟写不准确，图纸折叠不符合标准、文件材料的书写不符合归档要求、复印件代替原件现象严重，缺签字、缺盖章显现较多。

2 对新能源项目档案管理采取的有效措施

2.1 建章立制、落实责任、全员参与

1）项目开始立项就要制定与工程管理相匹配的档案管理工作规划和目标，及时下发各类工程档案管理标准和制度，同时配备一名具备工程档案管理经验的档案员，从项目的立项、审批、勘察到招投标等前期文件的形成、收集、整理、归档进行规范性管理。这样，从源头管理，一方面保证前期文件的齐全、完整;另一方面加强了公司各部门对档案工作的重视，明确归档职责，确保全员参与档案工作。

2）项目公司一方面要成立由公司主管工程的副总经理、各部门负责人及各专业技术人员在内的档案管理三级网络;另一方面还要成立以项目公司为主体，监理、各施工单位为辅的工程档案管理网络，并从工程档案的归档职责、归档要求、归档范围、项目文件的编制到归档文件质量进行规范性管理，确保归档责任的有效落实和实现项目档案规范化和系统化。

3）档案部门除了要制定各类工程档案管理标准和制度、负责项目公司自身形成的文件外，更重要的是要加强对各参建单位过程文件的收集、整理、组卷的监督、指导与检查。要全程参加工程的招投标、合同审查，参加工程周例会、月度例会，参加设备开箱验收、工程各阶段的节点验收，参与工程款的支付审批流程等。这样，档案人员不仅熟悉项目建设的工作流程，还能全面掌握应归档的文件材料的收集范围。

2.2 前段控制、过程管理、有效指导

1）项目档案管理要实现与工程安全、进度、质量同步管理。项目公司不仅要配备专职档案人员，还要配备具备一定工程经验，并且熟知工程档案归档范围的工程技术人员配合档案工作，定期与档案人员一起参加工程档案专项检查和指导。这样，档案管理与技术管理相互配合，从不同层面各负其责，通力合作，实现档案管理全过程控制，确保工程档案工作的有效落实。

2）项目公司在与各参建单位签订合同时，应将工程档案的归档职责、归档范围、文件质量要求、归档资料数量等内容设立专项条款列入合同内，让各参建单位第一时间清楚本项目档案管理标准和要求，要求各参建单位必须设立一名专职档案人员负责本业务内工程文件的收集和组卷归档工作，为后期提供高质量资料材料的移交奠定良好的基础。

3）档案部门对参建单位移交的竣工资料，竣工图严格审查，是把好项目档案的验收关。项目档案涵盖从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程形成的全部文件，种类多、数量大。那么，不同阶段、不同文件的接收，档案人员接收时认真审查、严格验收，才能保证项目档案的质量。要检查工程文件材料是否与工程实际相符，是否真实、准确，签字盖章是否齐全，对不符合要求的文件材料一律退回重新组卷，确保竣工文件的质量要求。

3 结束语

项目档案是贯穿整个新能源发电项目工程建设的全过程，在新能源项目建设中起到了举足轻重的作用，它不仅为建设项目提供服务，更重要的是可以记录和见证工程质量，为工程竣工验收提供支撑，为项目的达标创优提供保障。

作者简介

晏彩霞（1968-），女，大专学历，馆员职称，94年开始从事档案工作，先后在江西万安水电站，国电新疆开都河水电公司和湖北老渡口水电公司从事档案管理工作，2010年调入国电陕西新能源有限公司，并于2012年调入国电陕西电力有限公司负责本部档案工作及所属单位档案工作的检查和指导，毕业于南昌水利水电高等专科学校，文秘与办公自动化专业，至今从事档案工作25年