高华 韩红卫

1 前言

随着我国市场经济的不断发展，基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展，众多新建、扩建的建设项目应运而生。如何管理好建设工程项目档案成为摆在我们面前的一个重要课题。本文就如何做好工程项目档案管理工作，提出几点建议进行粗浅的探讨。

2 必须充分认识工程项目档案的内容、特点和重要性

基本建设工程档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的，应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。它是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作。基本建设工程档案具有成果的成套性、形成领域的广泛性、内容的专业性、利用的实效性、管理的动态性和记录形式的多样性等特点。它是项目建设、运行、维护、改造必不可少的可靠依据，也是实施项目监管的重要依据。工程项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。另外，根据《国家重大建设项目档案验收办法》中规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了工程项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。

3 做好工程项目档案管理工作的措施及建议

3.1 必须增强思想意识

工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。因此，必须提高对档案管理重要性的意识。一切工作的根源在于改变思想，端正态度。在工作中，人们对档案管理意识不强，领导和基层管理人员意识淡薄，对档案宣传力度不够;工程建设队伍流动性大，人员又不稳定;基础单位没有兼职或专职的档案管理人员。另外，工程及建设部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责不落实，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始应付整理工程资料，等等。这些种种因素，造成工程项目档案资料管理无序，资料流向不明，档案收集不齐全。为此，应该进一步加强对档案管理的法制教育工作。

3.2 加强对工程项目档案工作的组织领导

由于工程项目档案涉及到方方面面的工作，贯穿与工程全过程，做好档案工作不只是档案人员的事情，大量档案往往产生于工程的管理者、技术人员和施工人员手中。因此，必须有强有力的组织保证，以协调各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程项目档案工作。要成立工程项目档案工作领导小组，健全项目档案工作各项规章制度，明确每个人的工作职责，加强对人员的职能考核。工程项目应从立项开始，负责人就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像、会议记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，对其进行考核，并与奖惩挂钩。

3.3  需要配备专业的档案管理人员（文控）

人才需求和配备问题是工程档案事业发展中非常现实及非常重要的一个问题。做为一个合格的工程档案管理员应具备以下几方面素质： 1）工程档案人员坚持实事求是，热爱档案工作;2）具有高度的法律意识。要熟悉工程项目档案的法律法规，懂得以法治档，依法办事;3）工程档案内容广泛，专业性强，档案人员必须熟悉档案管理各项工作的原则和方法，要具备知识面广，思想活跃，工作能力强。

3.4  建立完善的建设工程项目档案管理制度和工作程序

基本建设项目档案管理制度是保证工程档案工作质量的前提。各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范标准，结合本单位的实际建立健全档案管理制度。没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部門少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强建设工程档案管理制度建设（包括建设单位、施工单位等），建立档案管理工作程序，就成为做好工程项目档案管理工作的根本保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。

3.5 工程项目档案要与建设项目同步进行，确保档案的完整性

坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案管理工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程项目档案情况，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的编制、整理、汇总工作。对完成一个阶段性工作以后，就应该有相应的技术资料备查，对下一步工作的进行，起到承前启后的作用，也便于对阶段性的工作进行总结。

4 结束语

总之，要做好工程项目档案管理，就必须扎实做好工程项目档案的基础工作。充分利用工程档案这个科技成果，进行总结经验，技术交流，可以大大提高城市规划、设计、施工、管理水平。作为一名档案管理工作者，应该不断总结和提高工作技能，以对国家和企业高度负责的责任心和使命感，真正做好档案管理工作，确保每一项基本建设项目都有齐全、完整、准确、系统的档案资料，以便最大限度地发挥工程项目档案在经济建设和社会发展中的作用。