大数据与智能化是如今的热潮，几年前人们就在提倡数字化与自动化，现今的趋势更像是当年的“升级版”。政府办公自动化系统为政府工作带来了很多帮助，就像是为企业提高绩效，为单位提升工作质量一样，自动化办公系统使政府机关办事更快，水平也更高，深受人民群众的支持。所以，继续提高政府办公自动化系统的研究非常重要，研究人员不能懈怠，而是要充分发挥自己的才能，研发更好的系统。

一、政府办公自动化系统的基本设计

系统设计虽然是一项繁杂的工作，但是系统的使用必须要针对工作人员的操作习惯，要让工作人员操作起来感觉到便利。宏景科技政府办公系统是为现实生活中的实际情况设计的，这样政府也能够更好地开展工作。系统设计的目的决定着办公系统的要求，政府部门要实现办公系统的自动化，必须包含下面一些设计：

（一）主系统和子系统。主系统和子系统在设计的时候，应该针对政府办公的特殊要求。首先，设计时不仅要有一般的办公软件所具备的功能，还应该有办公自动化系统特有的设计。比如说，在公文处理的时候，通常要收录的是整个政府部门的公文，给这些公文应该进行适当的分类，根据公文的重要性质进行排序，并把具有特殊性质的公文摘录出来。其中，公文的内容会有不同的种类，通过对上下行文不同行文方向的处理完成文件的收取。其次，对于子系统的设计工作要进行充分的论证，子系统要完成对文件的特殊格式分类的工作，各种文件的标签、记录、签发等等。再次，工作人员要进行的印刷分发等，都是需要办公系统自动化进行的（详见“图1”），所以，对子系统的设计将决定了整个办公系统是否能够自动化运行。最后，由于政府办公工作对档案管理很严格，所以对政府办公系统的主系统和子系统提出了更高的要求。

图1 政府办公系统图

（二）安全防护设计。安全是所有软件系统都必须关注的一个特征。而政府办公工作对于系统的安全性会有更强的、更加严格的要求。这是由于政府部门的工作性质决定的。政府部门是一个掌握大量信息与秘密的部门，这些信息一旦泄露会对社会的安定造成影响。所以在政府办公系统自动化设计的过程中，要保证政府信息不被泄露，在系统的设计上要设立三层防护网：第一是设立一个网络防护网，第二是有电脑的防护，第三是对私密性文件的保护。网络安全的防护是指，网络上会有各种病毒，比如说木马病毒，这些外来的病毒会损害系统软件，那么办公系统会自动地把网络环境中有害的病毒排除掉；另外在进行电脑软硬件的防护上，要做好预防工作，清理和维护电脑软硬件上预存的垃圾，保证系统的正常运转；对于绝密文件的保护，要有防泄密措施，这是很重要的措施。政府办公系统的设计能够完成这三项防护工作，系统的安全性才能真正有保障，系统的自动化才是真正有用处的。如果系统导致政府信息泄露，那会对政府工作、社会安全、民众生活产生影响。

（三）平台环境设计。政府办公自动化系统应该使用最高级的平台环境。因为自动化对于平台环境的要求很高，所以，政府应该采用适应自动化系统开发平台。一般的，政府的自动化系统应该包括通信功能、工作分流和安全保护，这是一种多功能的系统，对于政府办公的环境来说有很大的便利，将成为界面上所采用的最好的政府办公系统。在自动化办公系统的设计中，要考虑兼容性的问题，办公系统的运行环境会有很多的、各样式的文件，系统不但要兼容这些文件，还要自动转化成统一格式的文件，以便于整理和保存。在运行环境设计时，可以考虑Windows10或者更高级的系统，同时考虑兼容Windows7系统，因为其功能和兼容性更强。

二、政府办公自动化系统的应用操作

政府对于自动化系统的追求很早，早在上世纪90年代，实际应用工作就已经开始进行了。在试运行阶段，政府部门的工作人员对于系统的应用工作有了很多的研究，并且有了详细的了解，在实际运行过程中总结出以下几点经验：

（一）深入研究技术的可能性空间。技术更新日新月异，各种高端技术层出不穷，政府部门应该积极吸收新型经验，期待做好更成功的应用。目前，政府办公自动化系统的应用空间很大，技术空间也很大。整个市场上技术更新很快，我们要加快技术更新步伐，通过最新型的技术来改进应用系统。政府的办公系统在运行过程中要加强保障工作，及时修复各种问题，通过技术更新来确保自动化系统的正常运行。

（二）加大各种资源的投放。聚合各种资源对于政府办公自动化系统是必要的。政府系统的开发必然要耗费大量的人力、物力、财力，需要政府投入极大精力去建设。首先，政府办公系统自动化运行要很多人力资源去维护，而且人力资源的作用不仅仅是维护系统运行，更重要的是，通过这些工作人员去操作系统。这种人力资源既可以完成工作，也会造成部门的负担，政府部门要有很强承受能力。其次，是基础配套设施的建设，政府办公自动化系统需要相应的配套设施，比如说，政府内部的局域网建设；各种新的办公室软件；相应的规章制度和硬件系统升级工作等等，这种配套的基础设施建设对于政府办公自动化系统是很有帮助的。最后，每一个政府系统建设都离不开大量的资金支持，这种资金所支持的工作包括政府办公自动化系统的设计、使用和维护、设施的建设，这相是一个很大的经济负担。政府办公系统需要更多资源的投放来支撑它的运转，在政府部门的运作过程中，资金在这之前不会用在互联网设施的投放，而新的政府办公自动化系统投放很需要这种支持，所以对政府办公自动化系统加大各种资源的投放是必要的。

（三）加强对政府工作人员的培训。好的应用系统需要有更高级的人才使用。所以必须对政府工作人员进行培训，以提高他们的素养。没有好的工作人员，再强大的自动化系统也发挥不出它的实力。所以说我们要加强对政府工作人员的培训工作，像是政府人员的入职系统培训、系统功能使用培训、计算机技术和系统维护培训、关于注意事项的要求、自动化办公的方式方法、遇到紧急情况的处理问题等等。只有良好的培训才能造就良好的工作人员，这不仅是对自动办公系统的最大化利用，而且，有利于解决政府问题，提高办事效率，为人民排忧解难。

三、结语

在当今时代，做好政府办公自动化系统，是一件有利民生的事情，政府部门解决事情更加方便、快捷，不必冗杂一堆事务，更重要的是政府能实实在在解决老百姓的事情，这样政府部门提高了工作质量，为老百姓解决各种实际问题，所以说政府办公自动化系统有利民生。同时，这也是表现一个政府工作水平的方式，实现自动化办公意味着政府人员和政务部门的素质在提高，老百姓更加踏实，整个社会向着更美好的明天迈进。