方洁李婷 李丽萍 糜东杰 李树东

摘 要：近几年，我国档案管理质量在不断地提高，档案信息化步伐在加快对档案管理的要求也在提高，我国人力资源和社会保障部门近几年才组建，服务对象涉及面广，档案信息资源繁杂，做好人力资源和社会保障部门档案管理工作，关系到各类人群的切身利益，要研究好人力资源和社会保障部门的业务涉及内容以及存在问题，使档案管理能够更好的发挥作用。基于此，本文对人力资源和社会保障部门档案管理工作进行分析，作出以下讨论仅供参考。

关键词：人力资源；社会保障部；档案管理

引言

个人档案管理是人力资源和社会保障局持续性发展过程中的一项重内容，如何实现高效个人档案管理迫在眉睫，必须从不同方面入手深入把握新形势下个人档案管理内涵、特点以及现实意义，针对我国在个人档案管理方面提出的新要求以及自身个人档案管理工作开展中面临的各层次问题，通过不同路径提出行之有效的应对策略，在深化创新过程中保证个人档案管理工、作质量，有效满足企事业单位以及个人多元化、个性化档案客观需求。

1人力资源和社会保障部门档案管理工作的重要性

人社档案管理工作对社会与群众都具有重要价值。宏观上看：为人力资源的开发利用和跨地区跨行业流动服务，为社会发展提供五个险种多方位和全覆盖的保障，是人社部门档案管理工作的重点。微观上看：人社档案几乎涵盖了个体的一生，社会保障档案记录了一个人的生老病死的人生历程，人力资源档案记载了一个人的学习、求职和工作经历。在社会快速发展的时代背景下，我国逐渐开展档案管理信息化工作，以此提高档案管理工作效率，“互联网+档案管理”战略的实施应运而生。对于人社部门来说，如何适应时代要求做好档案管理工作，是一项复杂而艰巨的任务。

2人力资源和社会保障部门档案管理工作中存在的问题

2.1各部门间协调沟通的不好

人力资源和社会保障各部门之间缺乏有效的沟通，工作配合不协调，如在社会劳动保险管理部门的档案管理里都是退休职工的档案，而负责的工伤、劳动能力鉴定的部门，管理的档案大部分都是在职的在岗位受伤的职工，对于职业技能培训和工人技术考核的管理，也是在职职工，各部门的档案管理是独立的，但是没有统一的管理体系，容易出现重复档案管理，资源达不到共享，容易造成人力、物力和财力的浪费。

2.2档案管理机构和制度不健全

人力资源和社会保障部门业务量较大，面对的档案资料也较多，这就需要档案管理人员有着良好的职业道德和敬业精神对档案资料进行精心整理，為人力资源和社会保障部门档案管理工作提供保障。目前，我国人力资源和社会保障部门档案管理人员比较缺乏，很多单位都是兼职较多，档案管理机构不全；另外档案管理规章制度不全，无法全面有效地对档案管理进行指导，导致档案管理人员在管理档案时没有依据可以参考，不能对档案管理进行规范化操作，档案管理质量较差。由于档案管理人员本身能力有限，档案管理专业知识不强，归档整档中容易发生错误，档案管理质量不高。

2.3档案管理的软件和硬件设备的相对缺乏

工欲善其事必先利其器。随着社会发展以及科学技术水平的提升，良好的软硬件设施成为人社部门档案工作顺利开展的前提条件。人力资源和社会保障部门主要负责搜集、保存、调用人力资源和社会保障档案。如果能够采用信息技术手段提高档案查阅调取的工作效率，就能大大节约时间。有些地区的人力资源和社会保障部门的信息系统和硬件设备更新的速度相对较慢，不利于提高档案管理的工作效率以及档案管理水平。一方面，人力资源和社会保障部门需要搜集本地以及外来人员的信息资料，保证自身能够充分掌握本地的人才结构；另一方面，由于每个人的就业和社保信息资料并不是一成不变的，人社档案管理部门就需要不断地补充完善资料。比如，人员的就失业状态的变动和社保类型、金额、参保年份的变动等等。如果档案管理人员想要做好这些工作，就需要投入大量的时间与精力。同时人力资源和社会保障部门需要为其工作提供一定的资金支持。现在是信息化社会，信息更新速度加快，如果不能掌握科学有效的档案管理方法，很难高效率地管理好人社档案。

3解决人力资源和社会保障部门档案管理问题的办法及措施

3.1完善档案管理机构和制度建设

完善档案管理机构，都要配齐管理人员，来解决档案管理人员缺乏的问题，合理调配岗位职责，明确负责人和工作内容，使档案管理有人抓有人管；完善制度建设，要根据人力资源和社会保障部门档案管理的现状，对档案的各项管理制度要进行完善，并建立健全考核机制的实施，通过实施绩效和奖罚考核，激发管理人员的工作积极性，促进档案管理质量和效率的提高。

3.2.科学开展宣传教育工作，提升管理与服务意识

在管理发展过程中，人力资源和社会保障局领导者要多层次把握开展的个人档案管理工作，从思想以及行为方面重新认识，将个人档案管理和内部其他各层次业务工作放在同等重要的位置，将个人档案管理融入到日常各方面工作规划中，包括部门目标管理考核等方面。领导者要巧用现代化宣传以及教育载体，在内部不同岗位工作人员中实时科学开展宣传教育工作，有效宣传当下个人档案管理方针政策、法律法规、内涵特征、目的要求、现实意义等，针对不同岗位职工综合水平高低、知识年龄结构层次等，对其进行合理层次化、系统化教育，使其在学习法律法规、理论知识等过程中深刻认识个人档案管理并提升管理与服务意识，积极、主动融入到开展的各项个人档案管理工作中，在工作实践过程中高效管理个人档案资源并为企事业单位乃至个人提供优质的档案服务，从源头上提升档案资源利用效率。

3.3人社档案管理的信息化建设

传统的档案管理方法的封闭性较高。为了适应时代和群众需要，人力资源和社会保障部门不应固守于传统的档案管理方法，而是着眼于当代的档案管理模式，人社档案管理部门需要做好档案管理的信息化建设工作。这样，不仅可以节约人力、物力、财力等成本，而且能够提高档案服务水平。人社档案管理部门需要应用信息技术，更好地规范档案管理流程，保证工作人员工作质量。再次，争取各地区之间充分进行人社档案的资源共享，加强各地区、各险种之间的沟通与交流，以此确保档案的完善和科学化管理。最后，需要加大力量研发一个统一的人社档案系统平台，人力资源档案与社保档案加强信息融合，避免冗余重复，确保档案信息的详实安全和查询使用的方便高效。总而言之，人力资源和社会保障部门需要加快档案的信息化进程，提升档案管理的智慧化与科技化。

结束语

总之，人力资源和社会保障部门的档案管理虽繁杂，但也要整合资源，将档案管理统一纳入部门整体规划，通过完善档案管理的基础设施，提高档案管理的标准化水平，逐步使人力资源和社会保障部门的档案管理提档升级，满足社会发展的要求。

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