张桂利

摘 要：电子政务系统中档案信息资源的整合与共享与档案信息建设密切相关。根据档案信息建设的基本条件，有针对性地制定档案信息资源整合共享策略。只有这样，才能有效促进档案资源的跨单位、跨部门互联互通，集中深入挖掘档案内部的关联性，发挥档案信息资源的集约化作用。

关键词：电子政务;电子档案;档案整合;档案共享

电子政务环境下，电子档案管理系统建设情况各异，档案整合共享的层次性、复杂性特点突出。从信息背景下文件集成与共享的现状出发，根据我国分散和集中的电子文件实体管理模式的特点，分别分析了相应的电子文件集成与共享方式。

一、档案整合共享的多种模式

从表面上看，上述模式主要依据档案实体与管理体制的集中与否进行区分;实际上，在信息化背景下，传统意义上的“档案实体”概念正被赋予“电子档案实体”的涵义。因此，在不同的档案整合共享模式中，电子档案实体采用集中式或分散式管理，也决定了其整合共享中将遇到的问题，如电子档案管理系统的一致性与异构性、档案共享途径的单一性与多样性、档案管理体制的纵向性与横向性等，这也意味着电子档案整合共享的方式与途径依据实际情况具有多种实现模式。电子档案整合共享与电子档案实体管理及档案信息化关联密切。一方面，电子档案实体管理反映档案实体与信息整合共享的需求，应当据此制定相应的电子档案整合共享策略。另一方面，档案信息化建设情况决定了电子档案整合共享的基本条件，电子档案整合共享需根据档案信息化建设采取相应的整合方式与共享途径。因此，电子档案整合共享模式的多样性实质上包含电子档案实体管理与档案信息管理等多重因素的相互影响，从理论研究的角度而言，实践中积累的经验性成果应当置于普遍的框架下进行分析和总结，才能更好地发挥其普遍性价值。

二、集中式电子档案整合共享

1.基于共享平台的电子档案整合共享。建立跨单位的电子档案整合共享平台，就是要在电子档案集中存储的基础上，构建可扩充、可集成、可交换的复合数据库系统，实现电子档案实体集中管理与档案信息资源统一共享，为各单位提供决策支持。电子档案整合共享平台建设的实现方式主要是以档案馆为中心的“云模式”，即由档案馆或档案行政管理部门牵头研发统一的电子档案管理系统供各单位使用，解决技术异构问题，并为各单位提供集中统一的存储，档案部门可以通过私有云建设标准统一的档案资源池，再通过公有云建设规范统一的应用平台。相较于分散式条件下的档案整合模式，电子档案整合共享平台可以在保持现有档案管理机制的情况下，对不同来源的档案信息资源进行整合开发，使得反映同一主题的档案信息资源能够集成起来，便于提供深层次利用。在电子档案整合共享平台的具体运行中，可以通过权限控制赋予不同角色的部门或人员以不同的功能与操作内容。

2.基于电子文件中心的电子档案整合共享。相较于传统载体档案管理，电子政务环境下更容易实现电子档案的实体集中，这为电子文件中心的建设与实现创造了可行性。基于电子政务环境下的网络应用，可以将各单位的电子政务业务系统与电子文件中心联通，从而完成电子文件的实时、在线归档，并能够在归档阶段即实现电子档案的实体集中，为深层次的电子档案整合共享奠定基础。电子文件中心统一面向电子政务系统中的各个业务子系统，与业务系统之间不再是一对一的关系，而是一对多的关系。一方面，由于电子文件中心集中保管电子档案实体，需要通过一对多的档案利用服务平臺为各业务单位提供电子档案共享，这意味着电子文件中心较其他整合共享方式更加具备强化档案信息服务的驱动力。在文件中心的体制模式下，电子文件中心的实际运作独立于各单位之外，因此电子文件中心承担更复杂的档案共享责任，但同时也具备更高的自主服务权力，这有利于电子文件中心以用户需求为导向，提供更具个性化、专业化的档案信息服务。

3.集中式电子档案整合共享的优势。无论是建立电子档案整合共享平台或是电子文件中心，两种方式在本质上都对各单位的电子档案实体实行集中统一管理。电子档案实体的集中管理为电子档案整合共享创造了良好的基础，使得跨单位档案信息资源的利用深度和广度都有所扩展。

三、电子档案整合共享的发展趋势

电子档案整合模式与共享方式的选择应当结合实际背景与实践条件。就我国电子政务系统建设的现实情况而言，我们认为，相较于分散式的信息交换与共享，电子档案的集中式整合共享更有利于真正实现单位间档案信息资源的互联互通与深度整合，并且具有更突出的应用需求和更好的实践效果。随着电子政务系统的整合式发展需求日益突出，集中式电子档案整合共享也具备了一定的实施条件与现实意义。具体而言，电子档案实体的集约化管理是集中式电子档案整合共享的首要基础，这在特定行政区域或专业系统内的电子档案管理中具有较高的可行性，我国也已经有许多有益的探索可供借鉴。无论从实际政策、学术研究或是探索经验中看，目前我国的档案工作在技术、体制与管理方面都反映出集约化的发展态势，这意味着基于集中式的电子档案整合共享具有极大的发展空间。因此，在这一背景下，我们认为，推动集中式的电子档案整合共享不仅有利于档案工作的提升，也有利于促使电子档案管理在电子政务系统环境中更好地发挥支撑性作用。要促进、深化集中式的电子档案整合共享，还需逐步完善、优化集中管理条件下电子档案整合共享的策略。一方面，在管理上，应当完善管理体制、机制建设，以档案管理与应用的需求为核心，构建更有利于电子档案集中管理与整合共享的跨部门档案工作体制，如建立特定行政区域内、行政单位间的联合档案室、文档中心等档案集中管理机构，并在电子档案的整合管理、共享共用方面建立科学合理的运行机制。另一方面，在技术上，需要进一步加强档案语义关联以及档案本体的应用，使得集中管理模式下的电子档案能够真正发挥有机联系的外在价值，这是大数据背景下强化档案内容管理的需求，也是电子政务对于档案利用提出的要求。

总之，电子政务系统中的档案整合共享与档案信息化建设模式、跨机构的档案利用需求等因素息息相关。基于电子文件集成共享的基本现状，基于电子文件实体的分散集中管理模式，分别对我国当前的跨单位电子档案整合共享方式与途径进行了梳理，并对我国电子档案整合共享的发展态势进行了分析。

参考文献

[1]王建华.浅析电子政务系统中的档案管理：整合共享.2018.

[2]胡海洋.探讨电子政务系统中的档案管理问题.2018.