(中国电子科技集团公司第29研究所 四川 成都 610036)

一、目的

面向用户的档案工作体系建立的目的在于改变原有的零散、单一、闭塞的档案工作的局面，构建符合现状的档案工作模式，有效指导档案工作的开展，并能持续改进、不断提升，从而满足用户不断变化需求；满足新时期下档案工作提升的需求。

二、面向用户的档案工作体系

(一)档案文件体系

档案文件体系是档案工作流程固化、业务划分鉴定合规性体现，包含制度、规范、操作细则等文件范畴，指导档案工作从策划到具体实施的各方面，表现在档案工作活动的纵向过程识别和企业各项业务活动的横向属性识别。

从纵向看，档案管理包括了档案的收集归档、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等过程，为确保这些过程的运行和控制有效，建立了基于过程方法的体系模型，将体系活动延伸至档案工作策划、资源管理、监视分析以及持续改进等过程。档案的收集归档、整理、保管、鉴定、统计和提供利用登过程是相互联系、相互影响的大过程，围绕档案管理的大过程的改进，首先对各个独立过程进行梳理、制定规范，如归档范围、归档时间、整理要求、整理流程、保管条件、利用手续等。

从横向看，企业档案工作与企业的科研、生产、经营和管理等活动高度融合，而各项业务活动具有相当的差异性和专业性，档案工作体系的过程需体现各项业务活动的差异性和专业性，如人事档案、会计档案、基建档案等，其业务的差异性决定了档案的差异性，各个管理过程的不同，在档案工作中都要进行有效识别，防止“一刀切”的粗放的管理方式。

根据纵向和横向过程的识别，对各个过程进行标准、规范的制定，新增过程重新编写相应文件，如图1，企业档案工作体系文件采取分层、分类的方法，从档案工作总要求、档案工作过程规范二个层次进行分层，其中二层文件按照纵向、横向确定的过程分为制度规范类、操作细则类文件，为档案工作的开展提供了标准和依据。

图1 档案文件体系

(二)档案资源体系

档案资源体系是档案工作体系的核心内容，是档案工作面向用户的最直接体现，建设内容包括以下四点：

图2 档案资源体系

1.扩大文件资料归档范围，加强新型文件收集归档

国家及行业对档案归档范围有相关指导，但在企业活动中，需结合实际，识别企业活动中的有有效文件资料，并推动整合归档。很多企业管理情况仍然依据既有的档案文件进行归档范围确认，新出现的文件资料往往被忽视或拒绝归档，从而使很多有效档案资源未被收集管理。信息化时代下，电子文件、多媒体文件逐渐增多，与纸质文件相比，在日后利用、加工环节中发挥出不可比拟的优越性，因此，加强纸质文件的收集范围的同时，还需格外重视电子文件、多媒体文件等新型载体文件的收集归档工作，并建立相应的安全保管条件。

2.开展纸质档案数字化，建设数字档案资源库

历史原因导致大多企业以纸质档案为主，对纸质档案进行数字化扫描是档案资源建设的重要内容。网络化办公的推进对档案信息及时响应要求提高，以人为传输条件的低效率方式不再满足需求，对档案信息的加工应用也受限于纸质载体，因此，将库存纸质档案扫描利用，是解决以上矛盾的有效途径。数字档案资源库的建设，是企业信息化的重要体现，为档案工作电子化、网络化、办公无纸化的开展提供有利条件。

3.加强档案资源整合，提高用户满意度

档案资源整合是企业档案工作的重要内容，充分体现档案专业性和科学性，要求档案管理人员通过合理的方式对档案信息进行加工，而不仅限于档案载体的保管。一是在原有馆藏基础上，加强对已开放档案的集成化管理和开发。即将联系紧密的档案归纳、整合和关联，以整体的形式呈现，并对这些档案信息进行编研和开发。现代档案用户对档案的需求不再局限于档案原件，而对经过编研、序化和深加工的档案信息显得更有兴趣。如特定历史事件及政策法规等类型档案逐步实现专题化、系统化，方便用户获取全面的档案信息。二要突出特色，发挥档案自身优势。企业在长期收集档案过程中，一定在某一方面有自己突出的优势和特色，形成吸引用户的主营业务和“招牌”。

4.提供多样查询方式，提高档案信息获取效率

提供快速有效的档案信息查询是档案资源获取的重要环节。档案业务系统建设初始，应该积极考虑档案检索功能的完备性和便捷性，为用户提供通俗、方便、高效的档案信息搜索引擎，如产品名/类型(关键词)、产品序列号(数值搜索)、生产单位(内容搜索)、时间搜索(时序搜索)等多维度搜索，使用户在最短的时间内得到完善的、有效的档案信息，提高档案信息获取效率。

(三)档案安全体系

档案安全体系包括档案资源安全及人员安全，包括档案利用安全、档案保密等内容。其中电子文件、数字化档案、多媒体文件等非传统纸质档案的接收、存储、利用安全是重点，接收是指在网络环境下应确保整理归档的各种电子档案无病毒、可读、可用等；存储指电子档案数据库的安全保管机制，具备定期备份、受灾回复、异地异质备份，以及确保电子档案不被攻击、恶意篡改和非法入侵；利用指档案用户应在受控环境下利用档案，档案利用应受到相关部门监控，确保档案不遗失，不泄密。人员安全指档案管理人员需增强自身的责任感，保障档案的安全。同时，在档案日常工作中应确保档案人员人身安全，符合职业卫生双体系要求，档案工作需制定相应制度保障安全体系正常运行。

档案安全体系是档案资源体系、档案工作正常开展的基础保障，应给予警惕和重视，不可放松。

三、结语

面向用户的档案工作体系是一个系统、专业、持续的循环系统，档案文件体系、档案资源体系、档案安全体系相辅相成，将档案工作各个环节和档案工作与组织体系的其他关联环节有机联系，组成一个持续改进的体系架构，改变档案工作单一、孤立的思维模式和工作模型，将档案工作切实融入组织体系，提供更加高效便捷的档案服务，不断满足用户需求。