周洁

随着科学技术的不断发展，智能、便捷、高效已经成为了时代的代名词，高校档案馆作为拥有稳定、庞大用户群的信息宝库，其在数字化建设道路上必须紧跟时代步伐，以智能化设备武装自己，形成一整套档案管理，为用户服务的现代化数字化建设体系。

高校档案馆中珍藏的都是从高校建立之初的一些重要资料，其中的部分资料有着非常重要的历史文化价值，所以必须小心保护。通过对传统档案馆的分析和研究，笔者发现，以数字化建设为核心，不仅能让高校档案馆摆脱“尾大不掉”的问题，还能进一步节约管理和服务成本。下面，笔者将从高校档案馆数字化建设的重要性及相关路径两个方面进行分析，具体如下。

一、制度化建设为数字化建设开绿灯

（一）完善和优化档案管理制度

管理制度好不好，关键就是要看它是否符合现实的工作需要和时代发展的要求，高校档案馆要实现数字化管理和服务，其管理制度必然要推陈出新，在其中加入对数字化建设的相关要求、具体指标等一些在传统的档案管理制度中是不存在的内容。

（二）增强管理制度与数字化建设的契合度

数字化建设为核心，高校档案馆就不能再以原来的管理制度为工作指导，而是要增强管理制度与数字化建设的契合度，从制度细节入手为数字化建设常开绿灯，敢于大刀阔斧的改进和优化，这样才能保障数字化建设之路平顺且通畅。

二、大规模引入智能化管理设备

（一）配置较高的计算机

数字化建设的第一步就是要大批量的引入配置较高的计算机，这很好理解，因为所有的管理软件都需要占用很大的内存，要实现便捷、高效的目的，就必须以配置较高的计算机打底，夯实数字化建设基础。

（二）功能强大的档案管理系统

功能强大的档案管理系统也是数字化建设中必不可少的配置之一。采用了该系統之后，传统的纸质档案数量将进一步减少，许多档案都可以入网存储，不必担心年限问题，而一些非常重要的档案资料可以在网络中进行备份，防止档案丢失或损坏。

（三）智能化的档案调阅和归还系统

解决档案调阅和归还过程中的一系列问题是数字化建设中必须攻克的难关，所以就需要智能化的档案调阅和归还系统，这套系统的功能就是以计算机代替人工记录调阅和归还过程中涉及的各种信息（例如时间信息、借阅人信息、资料信息等等），而且在大数据技术的支持下，这些信息还能被深度挖掘，从而帮助档案管理员确定档案的类别、安全等级。

（四）完备的权限管理系统

档案不是图书，不是每个人都能随意调阅的，所以引入完备的权限管理系统的档案馆数字化建设的关键。该系统可以对借阅人的身份进行识别，如果有权限则开放查询和调阅端口，反之则不开放，可以有效防止重要的档案资料外泄，最大限度的保障高校信息安全。

三、提高档案管理人员的信息素养

（一）熟练操作智能化管理设备

再好的设备也是人来操作，作为新时代的档案管理人员，为配合档案馆的数字化建设工作，也必须要掌握所有智能化设备的使用方法。这就需要建设团队在考虑设备更新问题的同时也考虑人员培训问题，最好的方法是进行“原厂工程师培训”，即让原厂的安装人员和程序设计人员亲自培训，按部就班的教给档案管理人员操作步骤，从而有效避免因操作失误而产生的档案安全问题。

（二）具备较强的网络信息安全意识

档案的数字化管理也并未有百利而无一害，将纸质档案转化成数字信息，本身也只是将信息安全威胁进行了转化。当下，网络黑客、病毒横行，作为档案管理员，必须要具备非常强的网络信息安全意识，日常工作过程中严格按照工作流程，杜绝因人为干预而造成的网络信息安全问题。

（三）以人为本的工作服务意识

现在的高校档案馆的工作职能已经发生了变化，除却传统的档案管理之外，更重要的是秉持“人本”工作理念，给予用户最好的服务体验。尤其是在数字化档案馆建成之后，档案管理已经变得智能可靠，不会占用管理人员太多的工作时间，但相对的，如何提升档案管理的智能化水平，从而让用户获得更好的服务体验，就成为了主要工作。因此在新时期，必须要培养档案管理人员以人为本的工作服务意识，由“管理型”向“服务型”过渡，从用户角度出发不断优化档案管理工作。

四、结语

综上所述，高校档案馆要实现自身的稳定可持续发展，就必须在管理制度的指导下，依托智能化设备、管理人员实现档案信息的安全、高效、便捷流转，在省去不必要的中间环节的基础上，进一步降低成本提升管理和服务质量。当然，上述分析只是笔者的个人浅见，不足之处还请各位读者朋友批评指正。（作者单位：四川大学锦城学院）