管理可视化系统的建设与应用

2019-09-23李成

智富时代 2019年8期

关键词：制度建设业务流程

李成

【摘要】“管理制度化、制度流程化、流程信息化”，旨在促进管理规范化，促进管理高效运行，是企业现代化管理的必经之路。本文旨在介绍某石化企业实施全业务可视的建设过程及应用效果。

【关键词】制度建设;业务流程;BPM

一、企业制度建设

企业制度管理分为制度建设规划与计划、制度全生命周期管理及制度体系建设三方面内容，所有过程均通过信息平台落地实施。

二、业务流程建设

规范管理、高效管理是企业打造“本质安全、环境友好、持续赢利”发展目标的基础。通过BPM的实施，可充分诊断并完善制度，可进一步学习与优化制度，可将制度的内容完全落地，从而固化规矩与责任，持续提升管理绩效。

BPM，即业务流程管理，是基于“职责、制度、内控、流程”的四位一体的高效流程管理体系。是以业务为核心、以制度为依据、以内控为支撑、以问题为导向、以信息化为依托的业务流程优化平台。企业BPM系统共建立了235个业务流程，每一个流程分别从角色设置、时间管控、事件控制、风险管控及工作标准等五个方面进行了完善。

1.系统特点

企业的BPM系统对业务流程实行了分类分级管理，即一级目录为15大类，二级目录为79项中类业务，三级目录为235个业务流程。

（1）实现了以业务为主导的管理模式。在此次流程体系构建过程中，企业始终坚持以业务为导向，依据总部业务分类框架，将原有的按部门流程管理结构，转变为以业务为核心的流程框架，根据流程节点业务需求明确对应的主管部门，发挥部室的业务管理优势。通过业务管理，打破了企业内的垂直边界，通过跨部门管理，打破了企业内的水平边界。

（2）提升了业务流转效率。通过对业务流程的整合优化，内含“职责管理”、“制度管理”和“内控管理”机制，借助信息化手段提高业务流转效率，解决了单位间协调多、管理职责边界不清晰的问题。

（3）充分体现了先优化制度后建立流程的建设理念。在实施流程建立前，组织专业部门、相关专家对每一个制度进行充分诊断。尤其是涉及到多个部门共同执行的制度，进行了多次讨论，科学论证，从而给流程的建立打下了坚实的实施基础。

2.系统功能

（1）审批功能。按制度的要求，将审批环节按级别建立处理流程，每一环节均对应相应的权限，从发起到结束全自动运行，痕迹清晰，责任明确。

（2）超时报警管理。在流程设计过程中，为提高执行效率，根据各个环节的工作分析，对每个流程环节设置了严格时间要求，系统会根据预设的时间自动提醒相关处理人进行流程操作，对于超时未完成流程，设置红绿灯警示并反馈给流程管理部门，管理部门可以实时动态监督，有效提高流程的流转效率。

（3）审计监察自动监控。通过风险评估，对可能的业务风险点，依据不同情况，在流程中设置了三种监管形式：一是审计监察部门直接参与流程审核;二是业务信息自动推送并知会审计监察部门;三是事件控制，即对一些特殊环节，当出现可能风险时，系统会按预先设定的条件进行判断，并自动提醒监管部门。

（4）自动统计分析。系统根据用户需要，实时统计出流程进行状况，自动出具报表和各种分析图表，如超時统计、效率统计、绩效统计等，还可使用大数据分析出流程的改进方向。

3.系统应用效果

截止到现在，系统内共有15大类、80中类业务，合计235条业务流程（附件3）。2016年至2018年，共有181个业务流程发生163161 条任务，其中，完结的任务148728条，未完结的任务4466条，取消的任务9967条，仍有41个业务流程未发生任务，业务流程发生率在77.35%。

4.改进方向

目前系统中存在的业务流程较多，部分审核不严格，部分流程效率有问题，应该进一步通过大数据分析评价无效流程，确定管理绩效。

四、管理可视化平台

管理可视化，是以制度为基础，将管理的要求全部通过系统落地。是在集成现有BPM的基础上，将制度的全部条款形成个人工作清单。是将岗位职责与制度，清单与绩效进行实时关联。系统正式应用以来，已基本将全部制度的所有条款分解至责任部门、责任岗位、责任人，有效将工作任务与制度、岗位职责相关联，明确了每一项工作的每一个环节怎么做、由谁来做，确保制度有效执行。且平台实现了与BPM、OA、三基平台、投资管理、费用报销等系统的集成，解决了重复登录及数据共享问题;实现了发送、转发、回复任务的自动提醒功能;实现了管理可视化的移动APP应用，能随时随地处理可视化任务;建立了制度管理模块，实现线上查阅企业现行制度。

1.系统功能

（1）制度可视化。在BPM系统的基础上，将企业现行制度全部分解至责任部门、责任岗位、责任人员，有效将工作任务与制度、岗位职责关联，使各岗位养成按章办事的习惯，形成事事有根源，事事有人干，事事有痕迹，事事可评价的局面。

（2）岗位工作清单。根据制度的要求，将条款分解成若干个事（工作清单或任务清单），每件事分发给具体责任人，并明确触发时间。有固定发生频次的任务自动推送到个人，无固定发生频次的任务人为按需触发。

（3）系统集成。与BPM、OA、三基工作平台、投资管理系统、费用报销系统集成，实现数据共享。初步形成一切工作都来源于可视化，一切任务都在可视化中进行的局面。

（4）绩效评价。通过系统内的数据抓取及计算公式的嵌入，形成工作指数的排名（部门、人均、岗位），初步实现了部门、岗位绩效的自动评价体系。

（5）移动APP。每一名在岗职工可以不受时间、地点限制通过管理可视化APP，处理可视化、OA、BPM任务。

2.系统应用

平台实现了企业所有制度的全程可视。按任务统计，系统内共计产生133920条任务，其中计划任务106041条（计划任务是与制度关联或是制度分配的）、临时任务27879条（临时任务是没有制度支撑的任务），计划任务占比79.18%。

从与其它信息系统集成数据来看，集成BPM任务73434条，集成OA任务23930条，集成投资管理任务2038条，集成费用报销任务8002条，集成三基平台任务259条，共计107663条任务。

3.改进方向

（1）完善评价体系。虽然管理可视化有工作量统计，但统计模型及考核机制仍不完善。需要在自动区分任务难度，自动评价工作质量，自动解决人为刷工作量等方面下功夫。

（2）进一步完善制度条款分解。梳理目前的制度分解状况，彻底将制度所有条款分解成工作清单，建立起制度执行颗粒度评价体系和自动方法。