刘宇

【摘 要】企业要实现自己的总体战略规划，就要制定与之配套的科学合理的人力资源规划，工作分析不仅是企业进行人力资源规划的基础，同时也是企业人力资源管理职能的基础，是企业实现人与事合理匹配的有效保障。

【关键词】工作分析;工作设计;人力资源规划

一、概念界定

（一）工作分析的基本术语。工作分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，它涉及到许多专业术语。

1.工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。如一位秘书所进行的从文件篓中取出文件、开机、敲击键盘打字等都属于工作要素。

2.任务：为了完成某种目的所从事的一系列活动，它可由一个或多个工作要素组成。如讲课、出考题、改考卷、答疑等都是教师的工作任务。

3.责任：员工在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务，可由一个或多项任务组成。

4.职位：又称为岗位，是根据组织目标为员工个人规定的一组任务及相应的责任。一般地，职位与个体一一匹配，有多少职位就有多少员工，二者数量相等。

5.职务：又称工作，是由一组主要责任相似的职位所组成。在企业中，通常对所需知识技能及所需要的工具类似的一组任务和责任视为同类职务（或工作），从而形成同一职务、多个职位的情况。

6.职业：在不同时间内、不同组织中从事相似的工作活动的一系列工作的总称。如医生、教师、会计、采购员等就是不同的职业。

7.工作族：又称工作类型，是指两个或两个以上的工作所组成。这些工作，或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务。如销售工作和生产工作分别是两个工作族。

8.职位分类：是指将所有的职位（即工作岗位）按其业务性质分为若干职组、职系（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向上讲），对每一个职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。

（二）工作分析的涵义。工作分析，又称职务分析，是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作做出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。工作分析所形成的工作描述书、工作规范书是人力资源开发与管理中必不可少的环节或重要的工作，它与其他人力资源管理方面的工作有着密切的关系。

二、工作分析所需收集的资料

管理者一般需要收集以下资料进行职务分析：

（一）背景资料：企业所在的产业、企业的经营战略、企业文化、组织结构和职业分类等。

（二）工作活动：实际发生的工作活动、工序、活动记录、负责人的职责等。

（三）工作行为：与工作有关的个人行为（如沟通、决策、撰写等）、动作和行为的质量要求。

（四）工作设备：计算机（软件和硬件）、安全设施、办公室设备、机器、工具和其他工作器具等。

（五）有形和无形物质：与工作有关的有形和无形物质，包括物料、制成品、所应用的知识和所提供的服务等。

（六）绩效标准：工作标准、偏差分析、各种量度和评估工作成果的方法等。

（七）工作条件：工作环境、工作时间表、激励因素及其他企业和社会环境的条件。

（八）人员条件：与工作有关的知识和技能及个人特性的要求。

三、工作分析的内容

（一）工作描述书。工作描述书就是确定工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容：

1.工作名称。即指是什么工作。

2.工作活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、材料与机器设备、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。

3.工作条件和物理环境。包括工作环境正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件以及工作的地理位置。

4.社会环境。包括社会心理气氛、工作团体的情况、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外，还包括组织内以及附近的文化和生活设施。

5.职业条件。职业条件说明了工作的各方面特点：薪酬、工作时间、工作的季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系等。

（二）工作要求。工作要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛选、任用和调配的基础。

工作要求的主要内容包括：有关工作程序和技术的要求、工作技能、独立判断与思考能力、知觉能力、操作能力（速度、准确性和协调性）、记忆力、注意力、警觉性、工作态度和各种特殊能力要求。职务要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。

四、工作分析的目的和意义

（一）工作分析的目的。工作分析的主要任务是对现有的工作进行分析，从而为其他的人力资源管理实践如甄选、培训、绩效评价及薪酬等收集信息。工作分析的结果将形成工作描述书与工作规范书。

通常情况下，企业进行工作分析要解决的问题有以六个重要的问题：

1.员工需要完成什么样的体力和脑力活动？（What）

2.工作将在什么时候完成？（When）

3.工作将在哪里完成？（Where）

4.为什么要完成此项工作？（Why）

5.員工如何完成此项工作？（How）

6.完成工作需要哪些条件？（Which）

（二）工作分析的意义。工作分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每项工作几乎都需要用到工作分析的结果，可以说，工作分析是企业几乎所有人力资源管理职能的基础。因此，工作分析在人力资源管理中具有十分重要的作用。

1.工作分析是人力资源规划的基础

2.工作分析对组织人员的甄选与任用具有指导作用

3.工作分析有助于员工培训与开发工作

4.工作分析有利于职业生涯规划与管理

5.工作分析为绩效评价提供了客观的标准与依据

6.工作分析有助于薪酬管理方案的设计

7.工作分析有利于把握员工的安全与健康

8.工作分析有利于改善员工的劳动关系

9.工作分析有助于工作设计工作

五、工作分析的战略性决定

因为工作分析的结果对其他人力资源管理活动非常有用，是否需要进行工作分析本身就是一个战略性决定。此外，有关工作分析还有其他战略性决定需要考虑，包括：

（一）明确工作分析的目的。明确工作分析的目的即为什么要进行研究进行工作分析？它的结果有什么用？从而根据目的的不同，分析的侧重点也有所不同。例如，工作分析是为了明确工作职责，那么分析的重点在于工作范围、工作职能、工作任务的划分;如果目的在于选聘人才，那工作重点则是工作责任、工作量、工作环境、工作条件等因素的界定。

（二）界定工作分析的范围。界定工作分析的范围是对所有的职务都进行分析呢？还是只对关键岗位进行分析？或是仅仅针对新出现的、变化了的工作进行分析？如果只是针对部分工作进行分析，要注意该职务与其他职务的关系，从整体和系统的角度去把握相关职务的变化，避免前后矛盾和衔接脱节等情况的出现。

（三）选择进行工作分析的人。选择进行工作分析的人即谁来做工作分析？企业可以交由人力资源管理部门负责，也可以委托专业咨询公司进行。两者各有利弊，需视工作分析的目的难度、预算和企业的具体情况而定。但是，不管是选择哪一种，一项有效的职务分析都必须有工作分析专家、直线主管人员和任职者本人三者的合作。

（四）确定工作分析的时间。确定工作分析的时间即何时做工作分析？是出现战略调整或其他变化以后及时进行职务（再）分析，还是使职务分析成为企业的一项常规性工作，定期进行？如果是定期进行，多久進行一次为好？这些问题都需要提前规划。