朱晓怡

【摘 要】在我国经济与科技的不断发展的过程中，有越来越多的档案需要安全有效的保存。由于数字化管理比纸质文件保存更具有安全性、有效性和完整性，所以我国的特种设备档案管理工作逐渐向数字化管理方向发展。特种设备档案数字化管理能够极大提高档案管理工作的工作效率与质量，具有较高的安全性、保密性与完整性。本篇文章针对特种设备档案数字化管理的现状以及特种设备档案数字化管理优缺点进行分析，为档案数字化管理优化提出建议。

【关键词】特种设备;档案数字化管理;优化措施

一、特种设备档案数字化管理现状

实行特种设备档案数字化管理需要具有完善的数字化管理体系以及完整的基础设施，以满足设备专业化管理要求。由于档案数字化管理需要数字化管理体系与基础设施，所以投入较多，成本较高，导致现阶段特种设备档案数字化管理不够完善与全面，无法满足特种设备档案数字化管理的相关要求。同时为保证特种设备档案数字化管理工作更加有效地进行，特种设备检验检测机构建立了以检验管理系统为核心的信息化管理体系与科学可靠的检验检测数据档案，确定了特种设备检测检验数据的保管年限，制定了数据保密与安全方面的标准，为档案数字化管理提供了相关依据与标准[1]。另外，在特种设备档案数字化管理人员素质方面要求颇高，从事档案数字化管理的人员需要具备一定计算机操作能力以及数字化操作能力，同时还要掌握档案管理所需要的专业能力与知识，而当前进行档案数字化管理的工作人员同时满足两方面要求的人员较少，导致档案管理工作效率较低，为此档案管理部门需做好人才的引进与培养工作，从而提高特种设备档案数字化管理的效率与质量。

二、特种设备档案数字化管理优缺点

2.1档案数字化管理优点

2.1.1档案数字化管理能够降低运营成本

档案数字化管理是通过计算机系统与软件服务完成相关的档案管理工作，能够同时对大量复杂的档案进行筛选，同时还能够对已包含的档案进行二次更新，提高档案数字化管理的质量。档案管理机构在正常运营时对网络、服务器、工作场地以及建立数据中心等方面的投入可以大大降低，缓解档案管理部门日常运营的资金压力。

2.1.2满足档案管理日益增长的需求

随着人们生活水平的提高，人们对于政府及公益型事业单位的服务要求越来越多，越来越高，因此各部门的档案管理工作业务量不断提高，导致传统档案管理方法无法满足当前的档案管理需求，而档案的数字化管理能够对大量复杂的档案信息进行同时处理，能够满足现阶段各个单位对于档案信息管理的需求，提高档案管理工作的效率与质量，为人们提供高质量的专业化档案管理服务，满足档案管理日益增长的需求

2.1.3有效提高档案管理工作的工作效率

档案数字化管理能够简化档案管理工作的程序，弥补传统档案管理的缺陷，通过过硬的技术服务取代人工服务，因此，档案数字化管理的技术保障人员应对工作中所需要的技术与软件进行及时的更新与维护，避免所运用的技术与软件在运行过程中出现问题，从而通过档案信息化管理不断提高档案管理工作的工作效率，为人们提供更好更快的档案信息服务[2]。

2.2档案数字化管理缺点

2.2.1前期投资成本较高

特种设备档案数字化管理实质上是将信息技术应用于档案管理工作中，是信息技术在其他行业的一个发展，由于特种设备档案数字化管理需要完善的档案管理体系与全面的基础设施，所以在前期档案数字化管理体系构建的过程中，需要投入的成本较高，从而限制了特种设备档案数字化管理的发展。

2.2.2档案数字化管理急需提高安全性

由于现阶段特种设备档案数字化管理体系与基础设施的不完善，部分重要技术缺失，档案数字化管理系统缺乏日常维护等问题，导致档案数字化管理缺乏安全性，容易出现档案信息泄露与丢失等情况，使得各种档案信息存在较大的风险。同时，档案资料在储存的过程中容易受到病毒攻击，从而造成档案资料的外泄，影响档案数字化管理的安全性。

三、如何对特种设备档案数字化管理进行优化

3.1提高对档案数字化管理重视程度

不同于过去，现如今以档案管理工作作为核心的信息资源管理工作，已经成为各个部门单位中最为重要的基础工作之一。所以，无论是企业还是政府部门都应该提高对档案数字化管理的重视程度，摒弃过去传统的档案管理模式，对档案管理工作的就有观念进行改革，将当今最为先进的信息技术应用到档案管理工作中去[3]。同时还应当根据具体的档案管理工作实际情况，提出可行合理的档案数字化管理建设方案，并对档案管理工作进行监督，提高档案管理工作的工作效率与质量。

3.2完善档案数字化管理相关制度

当前，限制特種设备档案数字化管理的主要原因之一就是档案数字化管理相关制度不完善，相关基础设施配备不完善，所以我们应当对特种设备档案数字化管理的相关制度进行完善与改革，建立一套档案数字化管理的相关标准，在提高档案数字化管理工作效率的同时，推进档案管理工作质量的提高。完善档案数字化管理的相关制度，需要根据数字化的相关特点，按照规范的程序与正确的思路构建一个完善的特种设备档案数字化管理制度。

3.3提高档案管理工作人员综合素质

档案管理工作人员的综合素质直接影响到特种设备档案数字化管理工作的工作效果，所以在对特种设备档案数字化管理优化过程中，需要引进高素质的档案管理专业人才并对其考核。对于已入职的档案管理工作人员，应对其不定期培训与考核，不断提高其专业技能与工作能力，确保其工作能力与思想道德修养符合档案管理工作要求，从而促进档案管理工作的顺利发展。

3.4做好特种设备档案检验检测工作

特种设备档案检测检验工作是对档案进行安全管理的重要环节之一，是对档案数字化管理漏洞的检查，避免出现遗漏、错误等情况[4]。同时，档案信息化建设的过程中要做好技术档案有关数据的收录工作，为日后的档案检测检验工作做好铺垫。落实特种设备档案检验检测责任制，明确每一个工作人员在档案检测中所负担的责任，保证档案信息资料的准确无误。

四、总结

总得来说，在特种设备档案数字化管理的发展进程中，虽然存在档案数字化管理制度不完善等许多急需解决的问题以及前期投资成本较高，档案数字化管理缺乏安全性等缺点，但同时档案数字化管理能够降低运营成本，满足档案管理日益增长的需求，有效提高档案管理工作的工作效率，所以在开展特种设备档案管理工作时，应重视档案数字化管理应用，针对数字化所具有的特点，对档案数字化管理通过提高对档案数字化管理的重视程度，完善档案数字化管理的相关制度，提高档案管理工作人员的综合素质以及做好特种设备档案检验检测工作等途径对档案数字化管理进行优化。

【参考文献】

[1]邓立东，李子昂.大数据环境下档案数字化成果开放利用的管理难点和要点[J].中国管理信息化，2017（10）.

[2]杨伟龙，张泽军.地方高校会计档案数字化的实践与探讨——以韶关学院为例[J].黑龙江档案，2019（02）.

[3]秦慧媛，刘新杰.基于大数据的高校档案数字化管理变革研究[J].广西民族师范学院学报，2019（03）.

[4]曹春雪，卞昭懿，廖辉.立足于服务利用的设备档案管理新模式的构建与实施[J].石化技术，2018（12）.