柳玉兰 兰洪伟

【摘 要】本文论述了枕头坝公司文件材料归档范围和档案保管期限表编制阶段性工作的前期准备、编制过程以及工作开展中遇到的问题、采取的措施和工作体会，总结了一些有益的经验。

【关键词】档案;归档范围;保管期限

一、引言

为了进一步规范各类企业应归档文件材料的归档范围和档案的保管期限，国家档案局制定颁布了国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限表规定》（以下简称“10号令”），要求各类企业按照其要求结合实际，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。

10号令颁布后，国电大渡河枕头坝发电有限公司（以下简称枕头坝公司）紧紧抓住电站投产发电后，公司业务由工程建设转入生产运行，档案由科技类文件向管理类文件过渡这一契机，认真开展《企业文件材料归档范围和保管期限表》的编制工作，目前已完成管理类文件材料的编制初稿，待上报上级单位审查。

二、《企业文件材料归档范围和保管期限表》编制的准备工作

（一）成立组织机构

因为编制工作涵盖的范围广，涉及的内容多枕头坝公司根据10号令实施指南结合公司实际，成立了以总经理为组长、各部門负责人、专兼职档案人员为成员的编制和审查工作小组，形成分工明确，责任清晰的组织体系，以更好地指导编制工作的开展，确保编制任务的顺利完成。

（二）组织文件学习

国家档案管理相关标准、规定、10号令及其实施指南是开展编制工作的基础和指导性文件，只有准备全面的把握其要义，才能高效高质量的完成编制工作。因此枕头坝公司积极组织人员开展相关文件学习。一是档案人员积极参加各级单位举办的宣贯培训活动，从更多层面理解和掌握10号令的精神实质。二是将与编制工作相关的法律法规、行业标准规定进行汇编，组织公司各部门和专兼职档案人员进行学习。三是同类企业间互相交流探讨编制工作开展的有益方法，取长补短。

三、《企业文件材料归档范围和保管期限表》编制过程

（一）公司职能分析

枕头坝公司在电站进入投产发电稳定期后，公司的部门机构设置相对稳定，为了让各部门的归档范围和归档责任更加明确清晰，此次采用以部门—职能—文件为体例的形式进行编制工作。而职责分析是编制文件材料归档范围和档案保管期限的基础和依据，为此档案管理人员与各部门人员根据公司最新的三定方案及本部门职责分工进行部门职能剖析，逐条逐项分解细化，形成各部门的职能—归档文件—保管期限统计表。

（二）拟定部门初稿

职能活动中产生的文件材料通常包括此职能工作的制度、办法;中长期规划、计划及总结;召开的各重大会议;具体的事务性工作;收到的重要通知等。在确定保管期限时通常坚持以人为本、科学发展的原则，将重大的制度办法、金额事项重大的采购请示与合同、重要岗位人事资料、与企业资产有关的档案保管期限都应从长。各部门不同职能岗位的人员动态分析整理本职能工作开展各环节会产生的文件，综合衡量应归档文件对于公司的重要程度，拟定其保管期限。按照以职能为主线，同一保管期限下同类文件合并的方式，将梳理出的应归档文件和其保管期限，对应汇总于部门的职能—归档文件—保管期限统计表中。经部门内部讨论修改完善后形成部门的文件材料应归档范围和档案保管期限表初稿。

（三）研讨形成上报初稿

档案人员将收集来的各部门初稿进行汇总，并进行初步校核。对初稿中表述不清楚、存在明显错误的地方，主动与相关部门进行沟通并提出修改参考意见，进行二次修正汇总。最后由编制工作小组按照10号令表单要求形成公司管理类的《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》初稿，由公司审查小组组织开展审查会议，对初稿进一步的研讨修正，形成上报上级单位的初稿。

四、《企业文件材料归档范围和保管期限表》编制出现的问题及对策

（一）各部门梳理其职能产生的文件时，会被固有的习惯性思维限制，通常只梳理分析了流经办公系统的红头文件，文件分析梳理不够全面，容易遗漏重要文件。对此问题编制工作小组召开专题会议，特别强调关注会议记录、公司资本经营相关文件、重要的来访记录及社会责任等文件，并将此类职能提前列入各部门的职能—文件—保管期限统计表中。

（二）各部门对应归档文件的概念理解不到位，统计表中多处出现某职能文件材料、重要的、一般的等概括性词语。对此类问题，档案工作人员通过对某具体职能工作进行条目细化，分析其执行全过程产生的文种明确的文件，以此为例举一反三使各部门人员学懂概念，理顺思路。

（三）在汇总各部门的职能—文件—保管期限统计表时发现部门间会有某些职能开展的交叉重叠，这样导致一些应归档文件的重复统计。编制小组对产生此类问题的职能进行具体分析，根据档案的系统性和成套性特点，将其产生的应归档文件划入此职能的主要负责部门中，若有特殊情况则在表格内备注说明情况。

五、《企业文件材料归档范围和保管期限表》编制体会

（一）10号令附表的内容基本上都是针对集团公司的，而对于项目公司而言，其行政职能和工作业务必然与集团会有很大的差距，而且不同行业的公司业务也会有一定的差别。因此在编制工作开展中不能死搬硬套10号令附表，而是要根据本该公司的实际情况，以10号令附表为参考依据，采用适合的剔除无关的项目，根据实际对附表进行补充完善，利用这一便利方可快速有效的开展编制工作。

（二）编制工作是一项系统性的工作，工作量大，耗时长，在工作开展前必须要制定科学合理的实施计划，规定明确的时间节点和工作成果，才能将工作落实到人，指明方向，提高执行力。

（三）编制工作是一项专业性很强的工作，档案人员不可能对公司的各项业务工作掌握的面面俱到，若是档案人员单打独斗，一是造成工作量巨大无法完成任务，二是会造成文件遗漏。因此编制工作应借助公司全部员工的力量，严格执行编制和审查工作小组的职责分工。

（四）《企业文件材料归档范围和保管期限表》的编制采用的是部门—职能—文件的形式，归档工作不仅是将应归档的文件及时收集整理，同时也要明确的档号，因此为了让此表更具实用性和操作性，档案人员应将此表与公司采用的分类方案有机联系，相互融合，发挥一表多用的作用。

（五）《企业文件材料归档范围和保管期限表》的编制工作要具有灵活性和预见性，在编制过程中档公司的机构设置或者业务发生变化时要及时更新，在编制过程中要统筹考虑，提前设想公司职能发展的趋势，尤其是无纸化办公后电子文件的归档问题。

归档文件真实的记录了企业生产、技术、科研和经营等各项活动历程，对企业发展中起着积极重要的作用，编制《企业文件材料归档范围和保管期限表》是企业员工对企业职能业务的一次深入了解和全面梳理，规范的《企业文件材料归档范围和保管期限表》对指导归档的开展具有十分重要的意义，因此各单位要足够重视《企业文件材料归档范围和保管期限表》的编制工作，及时高效的开展编制工作，形成高质量的成果。使档案成为企业内部控制、健全管理、依法规范经营的坚实基础，更好的发挥档案服务企业各项活动的凭证参考作用，促进企业管理水平的提升。

【参考文献】

[1]李和平，《企业文件材料归档范围和保管期限表》实施指南，电子工业出版社，2013年.

[2]蔡盈芳，编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（一），中国档案，2015年3月.