企业会议准备工作质量的影响因素及提升途径

2019-09-12刘宁任春燕蔡晓健王利刚王芳徐一丹

市场周刊 2019年7期

刘宁任春燕蔡晓健王利刚王芳徐一丹

摘要：本文重点从会议准备工作的角度，探讨了在新形势下现代企业会议变化特点及其要求，分析了会议准备工作中出现的问题，分析了影响会议故障率的主要因素，包括：会议人员因素、会议物品及硬件因素、会议环境因素等，提出降低会议故障率的途径，如：企业管理的规范化和标准化、加强企业人员培训专业化、企业会议管理表单化等。

关键词：企业;会议;管理

中图分类号：F279.12文献标识码：A文章编号：1008-4428（2019）07-0031-02

一、引言

企业会议是针对企业实施、运营以及发展等进行的沟通交流的活动及重要方式，尤其是随着现代技术快速进步，市场发展形势日益变化，为了有效地适应现代化市场的发展，企业会议已经成为现代企业经营的重要内容。目前，针对如何提升整体会议的质量和会议效率，提出了现代企业会议管理应遵循的原则。实际上，从企业会议管理的实际具体实施角度，“万事开头难”，会议准备工作是企业会议的前提和保障，会议准备工作的好坏直接影响会议质量及其效果。本文重点从企业会议准备环节，探讨了现代企业会议变化特点，分析了会议准备工作存在的问题，并对如何提升企业会议准备工作提出具體措施。

二、现代企业会议变化特点

随着现代企业的不断发展，企业会议已成为企业日常管理工作中的重要内容，在现代企业经营生产中发挥重要的作用，而且表现出了新变化特点：

（一）现代企业的会议数量不断增大

现代企业为了适应复杂的市场环境和用户需求，越来越呈现出专业化、细致化的发展趋势，企业针对发展战略、应对战术、解决措施等方面，比以往任何时候都更加关注;“谋事于前”“细节入手”已成现代企业发展的关键，导致会议数量不断增加，所需会务人员不论是数量还是质量也不断提升。

（二）现代企业的会议层级不断提升

现代企业会议已经涵盖了企业相关职能部门自身、职能部门之间等各项业务内容，而且在当前供给侧结构性改革环境下，随着“合作共赢、创新发展”不断深入，企业与客户、企业与企业之间、企业与政府部门、甚至企业与国外相关组织等的交流也日益增多，使得现代企业的会议层级提升。因此，会议层级造成会议标准要求呈现多样化。

（三）现代企业的会议形式呈现多元化、数字化

现代企业的会议形式已经由以往的“面对面”座谈式会议形式，发展为电子文稿汇报、多媒体交流、远程视频交流、甚至远程交流与控制等各类会议形式，已经呈现出了多元化、数字化发展趋势。因此，除了传统会务用具以外，会议需要电子化设施保障比以往更多，要求更高，甚至成为确保会议顺利开展的关键内容。

（四）现代企业的会议效率要求进一步提高

在科学技术与市场经济高度发展的新时代，如何能够“在有限时间做出合理决断”，成为企业发展与企业竞争力的关键，因此对企业会议效率提出了要求，而会议准备就成为会议效率的保障和前提。

三、会议故障率及其影响因素

随着现代企业会议发展呈现出了新特点及新要求，往往在会议准备实际操作中发生难以满足要求的现象发生。为了适应新形势条件下对会议的要求，从质量控制和科学优化角度，重点针对会议准备阶段，本文提出了“会议故障率”概念。会议故障率是指在单位时间内，企业组织会议及其使用中，出现或反馈的存在影响会议实施并需要协调解决的事件数量。在会议准备阶段，影响会议故障率的主要因素及问题主要包括如下几个方面：

（一）会议人员因素

随着企业会议数量的不断增多，以及会议设备的专业化、集成化等特点，对于会议人员数量及其对电子化设施使用均提出了要求，往往可能容易发生会议人员不熟悉设备设施使用，或者存在操作流程有误，造成设备损坏;不熟悉会议准备流程，造成手忙脚乱，导致影响会议的正常开展。此外，因会议人员自身经验和能力差异，造成会议准备效果大相径庭，而且还存在会议人员流失、新人员不熟悉业务等各类现象。

（二）会议物品及硬件设施因素

会议物品是会议实施的基础组成，也是保障会议实施的基础要素，会议物品涵盖了办公用品、电子设备设施、会议服务等方方面面，都需要细心准备，但是品种、数量较多，容易出现遗漏，导致造成会议用品准备不足。

尤为突出的是在电子设施设备方面，设备集成化程度越来越高。然而，由于会议的长期使用，设备线路将出现老化现象，或者设备线路出现故障，无法正常使用设备，造成会议无法实施。

（三）会议环境因素

由于企业会议使用密集度增大，没有形成有效地会议协调应对机制，容易发生会议室使用冲突，或者会议资源安排无法满足会议所需要求。会议资源日常管理（包括卫生、维护、交接、使用等），没有形成规定要求，造成物品状态不明确、职责不到位，导致会议环境的保障成为一项难题。

（四）会议实施接待标准因素

不同类型、不同层级的会议，对会议的实施要求和接待标准是不一样的，然而由于缺少接待规范，企业会议的组织人员或者相关部门凭借自身想法和经验筹备会议，容易导致会议标准不统一、会议标准与实际会议等级不匹配等现象。

四、提升会议准备阶段质量、降低会议故障率的途径

为了有效提升会议准备阶段质量、降低会议故障率，结合现代企业会议发展特点和存在影响会议故障率的因素，提出解决的途径：

（一）企业会议管理的规范化和标准化

在企业高速发展的时代，会议及其管理已经逐步体现出重要性，为了确保会议质量、提升会议效率，可针对企业特点，形成企业自身会议管理制度，明确会议管理要求，例如会议形式、会议流程、会议等级及标准、会议及其设施日常管理、会议组织及协调、会议交接、人员职责等各方面，将企业会议管理规范化、标准化，做到会议实施过程有依据、有标准，从而提高会议质量和效率。

（二）加强企业会议人员培训专业化

对会议人员进行专业化培训，了解和熟悉会议管理要求以及实施标准，掌握会议设备设施的工作原理、操作方法以及出现意外情况的应急措施。结合企业自身会议的实际情况，可以建立临时会务组或者专门会议实施机构，明确人员职责及人员分工，有序、有质地开展会务工作。

（三）企业会议管理表单化

在会议组织和实施过程中，涉及会议标准、会议流程、会议物品、会议维护等各个方面，如果仅仅依靠人员自身经验和能力，难以做到万无一失，而且由于人员自身存在差异，使得会议实施质量的可变性和不稳定性增大。为此，可将企业会议管理的细节进行表单化处理，例如会议标准是什么、会议流程分为几个阶段、每个阶段具体内容、会议物品具体类型及数量等。

建议按照会议流程先后顺序进行表单化编制，表单内容尽量全面、详细，会议人员只需按照表单规定的内容，就可顺利完成相关工作。通过会议管理的表单化，达到会议具体实施及操作的标准化。

（四）企业会议管理实施电子化

随着科学技术快速发展，现代企业会议也可以实施电子化管理，不仅能够及时了解申请会议情况，而且能够有效解决会议冲突问题，有利于会议资源的统筹、协调、利用，提升会议管理的工作效率。

五、结束语

企业会议准备工作质量是保证企业会议整体质量的前提，对于提升现代企业会议效率是至关重要的。为了适应新形势下现代企业会议的发展特点，通过查找、分析在会议准备工作中存在的问题，本文提出了企业会议管理的管理标准化、培训专业化、管理表单化、实施电子化等“四化”途径，以此进一步提升现代企业会议质量和会议效率。

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