任晓丽

摘 要：随着社会的发展和不断的进步，社会各项事业的发展对档案的管理越来越依赖，而档案管理工作对一个企业乃至机关的发展能够起到非常重要的作用。档案管理的工作包括档案的收集、整理、保管。同时做好基层档案的管理也尤为重要。只有最好最基础的档案管理工作，才能将档案管理标准化、规范化。随着我国科学技术的突破性进展，数字化信息的普遍的广泛应用，将基层的档案管理工作推向了另一个新的时期。为了顺应历史发展的潮流，档案信息的管理也走向了信息化。本文从档案管理的作用、档案信息管理存在的问题等展开深刻的讨论。

关键词：基层;档案管理;工作水平;问题

1、前言

档案管理工作越来受到人们的关注，档案信息所体现的价值也广泛的受到人们的认可。随着我国科学技术的突破性进展，数字化信息的普遍广泛的应用，将基层的档案管理工作推向了另一个新的时期。为了顺应历史发展的潮流，档案信息的管理也走向了信息化。为了提高基层档案管理的工作，必须先了解档案管理工作中存在的问题。

2、基层档案管理的主要作用

随着社会的发展和不断的进步，社会各项事业的发展对档案的管理越来越依赖，而档案管理工作对一个企业乃至机关的发展能够起到非常重要的作用。档案信息的管理保存，可以供使用者方便查阅，也可以保存一些人的资料信息，提供了很大的便利。为需要人才的公司和企业提供可供参考的人才资源信息。

3、档案信息管理存在的问题

3.1思想落后

在新形势的社会发展下，人们的思想观念也越来越进步，但是档案管理工作人员的思想还是受到传统思想的束缚，这就导致一些基层的档案管理很落后，对于信息的收集、整理、保存的方式也是跟以往一样因循守旧。这就限制了档案管理工作的高效性。

3.2档案管理模式落后

科学技术的进步在渐渐的改变人们的生活方式和工作方式，档案管理工作也不例外。但是，目前我国 基层的档案管理工作模式开始慢慢的落后，由于受到以往传统档案管理模式的影响，使得基层档案管理工作也不能很好向前发展。这种情况对于档案信息管理是极其不利的。

3.3档案以纸质版存放

通过调查发现，档案信息都是以纸质版存档，很少是以电子版存放的。这就使得查阅者查阅过程复杂并且繁琐。纸质版的档案经过长期的存放，就会出现字迹模糊，纸质损坏等问题。当人们需要查阅资料、信息的时候，有些纸质版的档案由于长时间存放不当，反复使用，会严重损坏甚至作废，就不能为人们所用了。

3.4 缺乏档案信息记录

基层的档案管理工作，缺乏档案信息记录，主要表现在以下几种情况：一是档案管理的工作计划和总结缺少。极少一部分列入了机关，由专职的档案管理人员进行整理和保存;二是档案信息、交接手续不全或者说是交接手续不正规;三是档案的日常管理工作记录短缺。

3.5 档案没有专职的人员管理

从目前的调查来看，基层的专业人员都是技术人员，对于档案的管理，缺乏专业性的档案管理人才，一些专业的档案还需要专业性的人进行整理与保管。

3.6对档案管理的工作不够重视

档案管理中之所以存在问题，是因为基层对档案管理的工作不够重视，从思想上对档案管理的工作缺乏了解，随着社会的发展和信息化技术的不断进步，基层忽视了以往档案工作已无法适应现在新形势的管理需求。部分基层档案管理的工作人员只注重档案资料的收集、整理和保管，不能高效的对档案资料进行收集、整理、收藏、归档，让查阅者不能充分的利用档案信息。

3.7技术服务因素

随着科学技术的进步，信息化时代的发展，一些基层的档案仍是以纸质版的保存，这样很容易破坏信息的完整性，不利于保存，也不利于资源的整合和共享。档案管理的技术跟不上，就使得档案信息利用率降低，使得档案的管理工作止步不前。

4.基层档案管理信息化建设的主要内容

4.1建立多媒体档案数据库

社会在进步，科学在发展，计算机也全面普及，计算机在保存信息方面的功能也是非常好的，我们可以充分的利用计算机的这一功能，将纸质版的档案信息转化成电子版的档案信息进行存放，按照档案的类别、存放的时间等等将档案信息进行归类存放，方便在使用时快速查找。

5.提高基层档案管理工作水平的举措

5.1强化基础设施

在以前的档案管理工作中注重的是硬件设施，但是随着数字化信息时代的到来，硬件设施已经不能达到人们的需要，而且也由硬件向软件转化，主要包括以下两个方面：一是档案是如何分类和保存，档案管理有什么样规章制度等等。二是档案管理人员的管理意识是否符合新时代的要求。因此，我们应该强化档案管理人员的工作意识，能够熟练的掌握软件设施，保障软件设施的正常运行。所以加强软硬件设施的建设是非常有必要的。

5.2强化现代信息化技术

以往档案管理工作非常的繁琐，对于管理人员来说是负担，他们要将收集回来的档案信息进行分类、整理，并且保存。而随着计算机的普及，信息技术的发展，人们越来越重视现代化信息技术带来的便捷，因此，对于档案管理工作提出的更高的要求，利用现代化技术将资源整合保存，这就需要强化档案管理人员的现代化信息技术水平。

5.3.顺应现代技术的发展，培养相应的人才

在形势背景下，技术在飞快的发展，为了顺应技术的发展，我们必须培养与之相适应的人才。虽然技术能推动进步，但是没有人才，就算有再好的技术也不能被人们所运用。因此，必须大力加强人才的培养。档案管理由以往的纸质化转变为电子版，就是向信息化的转变，与此同时，我们必须有信息化方面的管理水平，那么就得培养这方面的创新型人才。从而促进档案管理的信息化建设，提高基层档案管理的水平。

5.4加强档案信息管理的安全工作

现代化信息技術虽然能提供给我们方便，但是它的弊端也是有的。在信息化发展的今天，人们就会利用网络的空隙，利用技术的漏洞去盗取一些机关重要的档案信息，这就造成机密信息泄露，从而影响企业、机关的发展。所以，我们在提高信息化技术管理的同时，还要注重加强档案信息管理的安全工作。

5.5调动档案管理人员工作积极性

档案管理的工作需要长期以往的积累，这种工作单调且枯燥，工作方法也传统落后，档案管理工作就容易变得消极。此时，我们就需要调动档案管理人员的积极性，首先，在思想上，让工作人员认识到档案管理的重要性，其次增加激励制度，实现公平竞争上岗，真正做到优胜劣汰，让每个人员认识到工作成绩，从而激发每个人的工作活力，发挥每个人的优势，为档案管理工作开拓一个新的局面

6.结束语

随着社会的发展和不断的进步，社会各项事业的发展对档案的管理越来越依赖，而档案管理工作对一个企业乃至机关的发展能够起到非常重要的作用。档案信息管理的工作主要先从思想方面入手，从思想上认识到档案管理的重要性。要顺应现代化信息的发展，吸纳专业的管理人才，在岗的工作人员也要不断的学习，努力走向新一个的台阶，为机关提供更好的服务。

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