摘 要：当前我国的信息技术发展已经进入高速阶段，随着大数据技术、互联网技术开始对各行各业产生影响，现代企业在档案管理工作中也需要对信息化建设提起重视。对于现代企业而言，管理好生产经营过程中产生的各项数据对于提高企业的生产经营效率具有非常重要的意义，因此将信息化管理技术全面应用于企业档案管理工作中，不仅是企业长期发展的需要，更是在短期内提升企业档案管理工作的重要保障。

关键词：现代企业;档案管理;信息化

一、企业档案信息化建设的工作内容

1.配套软硬件设施建设。企业要实现档案管理工作信息化，首先，需要为档案管理部门提供配套的软硬件设施，为档案管理信息化建设工作提供必要的技术支持和资金保障。档案信息化建设主要依赖网络云技术，因此档案信息网络是基础设施建设的重要板块，例如档案调度、档案共享等工作都需要网络来实现。所以企业先要做好对于计算机网络的硬件搭设，其次是要根据实际需求做好对应办公软件的安装使用工作。

2.档案信息数据库建设。传统档案管理工作中一般为纸质档案，数字化档案相比传统纸质档案拥有更好的存取性、保密性和安全性。但档案信息数据库的建设和纸质档案库一样，需要在保证档案的安全性和完整性的前提下对档案整理、归类，以满足各类工作对档案的调取需求，此外还需要做好档案的备份工作，确保在特殊情况下信息化档案的正常使用。

3.档案管理系统建设。在对数字化档案进行收集和整理后，企业需要建立具备一定功能性的档案管理系统以满足日常档案工作需求。档案管理系统需要根据企业的实际情况确定具体功能，同时要具有一定的兼容性满足不同部门对档案信息调度的需求，此外还可以积极与各大门户档案网站进行对接，满足企事业单位以及社会对企业档案信息的合理使用需求。

二、现代企业档案管理工作信息化建设的必要性

1.档案数据规模逐年增长。企业的档案管理工作需要针对企业生产经营中的各个环节的数据和操作进行记录和存档，随着企业的逐步壮大和发展，传统纸质档案管理方式已经无法满足企业的发展需要。同时，信息技术的发展也带动企业各部门工作需要迎合信息化转型，对于档案管理工作来说，无法高效地对档案数据进行收集和整理，无法及时地向相关部门提供有效的档案数据，其工作就是不合格的。面对数据规模越来越庞大、档案类型越来越多元化的局面，企业档案管理部门必须采用信息化工作手段来进行档案管理工作。

2.信息技术对企业办公环境的影响。现今信息技术的飞速发展已经开始改变各行各业的工作方式，作为现代企业，推动信息化办公不仅有利于企业生产经营效率的提升，还有助于各部门的工作内容衔接。对于档案管理工作来说，将档案管理系统与企业OA系统对接，能够将企业财务数据自动归档，还能够实现档案数据的实时传递与分享，大大提高了档案数据的收集、分类、处理、分析、归档、使用等等环节的工作效率，是未来档案管理工作的必然趋势。

3.档案对不断提高企业生产经营的重要性。无数理论和实践研究证明，企业对生产经营环节的数据掌握的越详细到位，就越能够对未来的生产经营做好规划，传统档案管理工作由于人力资源和工作模式相对有限，所能够为企业发展提供的有价值的信息也相对有限。但在信息化档案管理工作中，高效、便捷的实现信息传递已经成为企业发展的必要条件，使得档案已经成为企业发展的重要参考，因此信息化档案管理模式是现代企业发展必须要实现的目标。

三、现代企业档案管理信息化存在的不足

1.企业对档案管理工作信息化建设重视程度不足。在很多中小型发展企业中，企业管理者在实际的生产经营过程中没有清楚的意识到企业档案管理信息化建设对企业长期发展的重要意义和潜在价值，导致企业整体对档案管理工作的信息化建设重视程度不足。甚至一些企业将档案管理部门设置为一个临时部门，由多个部门的工作人员兼职，导致企业在档案管理制度建设方面存在严重漏洞，这种情况不仅严重制约了企业档案管理工作的效率，还会为企业档案的安全性和完整性埋下一定的隐患。

2.企业档案管理信息建设的软、硬件设施不匹配。在当前市场环境中，能够认识到档案管理信息化重要性的企业大多会强调对档案信息化的硬件管理建设，但大多数企业还未认识到软、硬件设施之间相互匹配的重要性，同时在软、硬件管理方面也存在一定的不平衡。这种问题主要体现在档案管理人员对于相关设备的使用不规范、不了解专业软件的使用方法等，这些问题都会影响到企业档案管理信息化的推动效果。

3.缺乏系统性的发展规划，盲目建设现象严重。企业档案管理信息建设是一项系统的、长期的过程，需要企业管理层从宏观层面制定好发展规划和指导思想，避免企业由于追求信息化建设目标而盲目的针对一些档案管理项目开展建设。这种行为不仅会影响到档案管理工作的实际效率，并且在一定程度上还会拖慢企业档案信息化管理建设进度，尤其在软硬件建设和人员培训方面的不匹配最容易导致此类问题的发生。此外，还有一些企业没有从发展角度对档案管理工作进行系统性的规划，导致档案管理的信息化建设工作重心不明确，工作内容不清晰，使档案管理效率进一步降低。

4.基础设施条件及人力资源配备的不足。现代企业在进行档案管理信息化推动工作中，必须要有充足的资金支持和技术支持，此外还需要配备相应的人力资源。当前很多正在发展的中小型企业资金实力和基础设施都比较薄弱，在人才资源储备、技术方面的投入在存在着一定的短板，这些因素都制约了现代企业档案管理工作信息化建设的水平。所以企业必须尽快想办法打破档案管理人才与基础设施不匹配的问题，促进企业档案管理工作的高效发展。

四、现代企业档案管理工作的信息化建设策略

1.提高对档案管理工作信息化建设的重视。企业管理者首先应当明确档案管理工作信息化对于企业发展的重要价值，尽快建立企业档案管理工作机制，在相关法律法规的基础上针对档案管理工作信息化推进制定相关的工作准则。其次，还要注重各个部门之间的联动管理，确保能够对数字化档案进行实时的监控和及时的管理调度。另外，地方档案局也应当引导企业做好上下联动工作，在发挥自身协调功能的同时，指导企业尽快提高档案管理工作的信息化比例。再次，国家法律机关要做好档案管理相关法律法规的优化和完善工作，为企业给出明确的指導和规范，让企业在合法、合规的框架下不断提高对档案管理工作信息化建设的重视程度，为企业的长期发展打下扎实的基础。

2.推动档案数字化建设和软硬件匹配机制。企业档案管理人员要对自身职责有充分的认识，档案数字化建设不仅有利于自身工作效率的不断提升，还对企业的信息化建设起到至关重要的作用。首先，在档案数字化建设过程中，工作人员应当根据企业实际情况制定合理的建设计划，做好监督实施工作，确保企业档案数字化建设能够有序进行。在建立档案数据库的同时，工作人员还要补充数字化目录，此外还需要有配套的软硬件作为数据库的使用调度工具。确保数据库中的档案能够得到及时的补充和整理，还能够进一步提高各个部门对数字化档案的应用效率。除此之外，以上操作都需要在国家相关法律法规的指导下才能够进行，数据库与企业内部办公系统的结合，能够全面提高企业内部对文件信息的收集、整理、分析及使用的效率，是推进企业信息化建设的重要因素之一。

3.建立妥善的技术保障。信息化档案管理工作对于工作人员的软硬件技术水平都有一定要求，企业应当鼓励档案部门的技术人员积极开展难题攻关，提高自主知识产权的利用效率和新技术的研发效率。此外，企业还可以和其他单位通过合作开发的形式提高对档案信息化建设的技术研究。针对信息化档案管理工作所需的软硬件操作技术，企业应当制定相关的技术标准，确保企业内部对档案数据的使用切实的促进企业生产经营效益。现代企业档案管理工作者不仅需要做好档案管理软件的安全建设，在保护信息不被盗取的同时应当形成具体的技术标准，确保信息化档案管理工作有切实的技术保障提供给新人。

4.人力资源的建设和保障。在当前的市场环境下，人力资源作为企业发展最重要的保障，在档案管理工作的信息化建设中同样扮演者重要作用。必须要提高档案管理工作人员的专业能力与企业档案管理软硬件基础设施的适应性，工作人员专业能力过高会导致软硬件设施无法满足工作需要，过低又会制约企业档案管理工作效率。所以企业在招聘时就要通过优良的条件来吸引档案管理信息化的专业人才。同时还可以与本地高校进行战略合作，根据企业实际需要采取“订单化”人才培养策略，为企业的长期发展提供必要的人力资源保障。另外，企业还要针对已有档案管理人员进行二次培训，提高档案管理工作人员的整体专业素养，为企業档案管理工作的信息化建设做好长期的人力资源保障。

五、结语

随着我国经济建设的稳步发展，现代信息技术获得了长时间的高速发展，这为企业的档案管理工作带来了全新的机遇和挑战。因此企业在长期战略规划中必须注重对档案管理信息化建设的计划和引导，充分认识到档案管理信息化建设的意义。在实施过程中，企业应当注重上述问题，避免出现常见错误，同时根据优化策略对制度、岗位进行优化和完善，促进企业档案管理工作信息化建设的全面提高。

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作者简介：黄欣欣（1991-），女，民族：汉，学历：本科，研究方向：企业档案数据管理与利用，职称：档案员，单位：郑州飞机装备有限责任公司。