郭丽敏

[摘 要]随着社会的发展，信息技术早已深入到人们生活当中。而档案管理人员在进行档案管理工作时信息技术开始展现出它的优势。信息时代的档案管理工作相比于传统的档案管理工作更加方便快捷。信息时代的档案管理工作主要是以信息化技术以及计算机技术为基础的信息档案管理。但是随着信息技术在档案管理工作中运用的范围越来越大，它所存在的缺点以及问题也就越来越明显。所以文章就信息时代档案管理工作所面临的问题以及对策进行研究。

[关键词]信息时代 档案管理 安全性 保密性

中图分类号：G271 文献标志码：A

信息技术的发展导致人类生活的各个方面都发生极大的变化。在信息时代，运用计算机技术和网络技术进行档案管理已越来越普遍。档案管理工作也呈现出数字化、信息化、电子化的一些特征。对于档案管理工作中面临的一些问题，档案管理人员应该做好准备。同时，档案管理人员也应该顺应时代的潮流做好相关的档案管理工作。

一、档案管理信息化的概念

档案信息化管理是通过现代的互联网技术或是信息技术对档案进行系统的管理。在日常的工作当中，主要是通过互联网技术对档案所保存的资源进行接收、采集、保存以及提供一些别的档案信息[1]。因此，档案管理的信息化可以为档案管理工作带来很多便利，例如工作量的节省、出错率的减少。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）缺乏统一的档案管理软件

在信息时代，很多档案管理企业都已经开始使用互联网技术对档案进行管理。目前，这些企业在档案管理工作中有着一个很大的问题，那就是他们都没有一个统一的档案管理软件。在档案管理的工作当中，如果没有一个统一的档案管理软件就会出现档案不能转移以及档案的兼容性下降。这些情况都给档案管理人员的工作带来了极大的不方便。

（二）档案工作的安全性与保密性工作有待加强

随着时间的流逝，档案管理的工作有着一个质的变化。它从以前利用人工进行档案管理变成现在利用互联网技术进行档案管理。在信息时代下，运用互联网信息技术去处理档案工作会有效地节约单位的人力成本以及提高办事效率。但是互联网技术带来方便快捷的同时它也带来了一些风险[2]。互联网技术对于运用它的人来说是一把双刃剑。对于一些黑客来说，他们可以运用一些技术进行远程操控，通过远程操控去窃取和篡改一些数据以及资料。数据的破坏极有可能恢复不了，而且技术高超的黑客在窃取时会不留痕迹，让安检人员无法查探。在以前大部分单位都是运用传统的人工录入的方法进行档案管理，因此别人想要窃取或是销毁一些资料时就必须去现场。因此，档案管理人员运用计算机互联网技术进行档案管理工作的保密性以及安全性有待加强。

（三）档案的价值鉴定变得更为困难

档案的鉴定工作主要包括鉴定档案的价值与真伪。对于档案的价值，我们会有很多的标准以及方法去进行判断。在这里我们说的档案的价值指的是档案的信息是否可以促使社会发展等。判断档案是否有价值的前提是要先去判断这个档案的信息真假。如果一个档案连信息都是假的那么就没有必要去判断这个档案是否有价值了[3]。档案的真伪就是指档案的真假，对于档案真实性的鉴定不仅仅是档案自身内容的鉴定，还有对档案信息的来源、标志以及载体等一些其他要素的真实性进行检验。在这个信息化的时代里，档案数据是可以很容易进行复制的。档案在通过复制后就失去了它的唯一性，这样就很难去辨别它的真实性。因此，档案的鉴定是一项比较困难的工作。

（四）档案管理信息化标准不规范

随着社会的高速发展，互联网早已深入到人们的生活当中。信息化的档案管理有着实用性和信息化等一些特征。目前，信息化管理在档案服务、规范、开发以及共享上都有着很大的影响。由于有很多因素的影响导致档案管理工作缺乏规范标准化，因此现在很多单位的系统软件可移植性能和兼容性都比较低。这些问题都会让我们无法构建一个比较系统化、现代化的档案管理系统。因此，单位应该注重规范档案管理信息化的标准[4]。

（五）相关法规体系不完善

我国对于档案管理也出台了一些相关的法律法规，但是还是不够完善。在这个信息时代，社会对档案管理的工作有着一些新的要求。目前，我国的法律法规大部分还是在以前的档案管理上建立的。因此我国也应该以目前的档案管理的方式为基础去制定一些新的规定。

三、信息时代档案管理的对策

（一）增强信息化档案管理的观念意识

档案的信息化建设是我国信息基础建设的一个比较重要的環节。我们应该拓宽档案信息的服务领域，这样就可以获得更多的信息以及享受信息带来的利益。档案管理的相关人员应该对人们进行宣传信息化档案的管理，只有这样人们才会对信息化的档案管理有着进一步的了解。档案管理相关人员想要向社会宣传信息化档案管理的工作可以通过与新闻媒体进行合作，这样就可以将宣传工作更加贴近群众，并提高人们的档案意识。这些方法都可以促使信息化档案管理变得更加完善。

（二）统一规范档案信息化管理标准

随着时代的发展，档案管理工作不仅对管理人员提出了一些新的更高的要求，同时也需要单位制定更高的档案管理标准。随着社会的发展，建立一个标准较高的档案管理系统是必然选择。一个标准化高的档案管理制度对人们进行档案管理有很大的帮助。档案管理信息化的标准可以使整个单位档案管理工作效率大大提高。

（三）建立健全档案信息安全保障体系

互联网时代的发展提升档案管理效率的同时，也带来了一些弊端。档案管理人员想要对档案信息安全有一个好的保障就应该先加强计算机网络的安全性并对计算机网络进行一个全面建设。单位的档案管理人员在日常工作过程当中，应该对档案数据进行备份，同时还应该定期对电脑进行检查。通过这样的方法可以使电脑在出现一些故障时不会导致一些信息丢失。单位在进行人才培养的时候也应该去着重培养这一点。另外，档案管理工作人员还应该处理好档案管理系统与互联网之间的关系，还要对档案的运行和储存情况进行监控。对于一些机密档案的管理，档案管理人员应该对它进行权限设置，防止一些意外事故的发生。对于本企业档案的信息应该重视起来，一旦出现问题要及时采取一些补救措施。

（四）完善相关的法律和法规

只有通过新的法律法规制度才可以保障档案信息的合理利用以及安全。因此，一个完善的法律和法规是档案管理人员开展档案管理工作的一个保障。档案管理人员可以采取国家标准或是国际标准去进档案管理。只有对档案信息化管理体系进行完善，才能使本单位的档案信息更加的安全。

四、结语

在这个信息技术迅速发展的时代，企业想要使档案管理的工作更加有效地开展起来，档案资料被更有效地利用起来，只有去顺应时代的发展，有效利用信息技术。企业想要提高档案管理人员的素养以及技能就要对管理人员进行培训，让他们树立信息化档案管理理念。这样就可以建立起更高质量的数据库以及更加可靠的存储环境。只有保证数据的安全、稳定、准确，才可以保证档案数据信息的可靠。

参考文献 ：

[1]王宏霞.如何进一步规范档案管理工作[J].黑龙江档案， 2016（1）：93.

[2]王鹏飞.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务， 2016（5）：69- 70.

[3]董梅.工程档案管理中的问题及对策[J].科技资讯， 2015（31）：135.

[4]杜月玲.如何在新时期做好档案管理工作[J].技术与市场， 2011（6）：130.