李海燕

摘 要：随着社会经济的不断发展，越来越多的公司开始意识到使用信息的重要性，但是对于档案工作的重视度依旧相对较低，导致这项工作的实际作用难以得到最大化地发挥。基于此，本文首先将分析目前档案管理工作开展过程中存在的问题，并在此基础上阐述解决这些问题的对应策略。

关键词：档案管理；问题；策略

在任何一个公司中，档案管理工作的有效开展都是至关重要的，它可以对公司的发展过程进行详细记录，并给公司领导层的决策以及公司的发展制定有效的参考。通常情况下，档案管理工作所包含的内容都是非常复杂的，在具体的管理过程中，它需要把各类数据信息进行分类，并通过各种不同的方式进行整合，以此来促使这些数据信息的实际作用能够得到最大化发挥，从而也就可以促使公司实现更好的发展。因此，对于自来水公司来说，也应该要及时发现档案管理工作中存在的问题，并制定合理有效的策略进行应对和解决。

1 目前档案管理工作中存在的问题

1.1 档案室硬件设施配备不齐全

据相关的调查了解，目前很多公司档案室建设都不够规范化与标准化，其中普遍存在着档案室硬件设施陈旧老化或者是设备配置不足的问题，相应的保管环境也比较简陋，防护力度也存在明显不足，从而导致这些硬件设施的实际作用得不到最大化发挥，然后就可能会造成档案材料的丢失、损坏，这对于后期的使用是非常不利的。[1]因此，所有的公司都应该要意识到这方面的问题。

1.2 尚未意识到档案管理工作的重要性

随着信息化时代的到来，信息的传播速度越来越快、使用范围也越来越广。虽然很多人已经意识到这方面的变化，但是却并不能对档案管理工作的实际含义与作用有深入的理解，在很多公司的档案管理人员看来，这项工作主要的任务就是抄抄写写，然后对一些相关的资料进行存储就行，并没有太多的技术要求和专业要求。也正是因为这些不正确认识的存在，导致很多公司的管理者对档案管理工作的重视度都很低，甚至有些公司直接安排其他部门的工作人员兼任档案管理工作，从而导致档案管理工作的专业性、标准性、合理性的水平都很低。此外，还有很多档案管理工作人员对自己的本职工作不够重视，经常应付了事，使得档案管理工作的实效性大大降低。

1.3 档案管理制度不够健全与完善

目前，在很多公司的档案管理工作开展过程中，对于档案的利用率都是很低的。在进行档案资料的搜集与整理的时候，经常会使用一些不恰当的方法，从而导致档案管理工作的准确性和科学性大大降低。此外，在使用档案管理的过程中，经常存在收集片面、管理不严格、相应的借阅记录不全面等问题，然后就非常容易导致档案资料的丢失和损坏。导致这一系列问题的主要原因都是这些公司的档案管理制度不够健全与完善，或者是部分公司虽然设置了相关的制度，但是却没有落到实处，导致这项制度的实际作用难以发挥，档案管理工作的实际效果也就总是不尽人意。另外，因为没有完善的制度保证，使得档案管理工作在开展过程中，经常会出现人员的不合理分配、职责的不明确、工作效率不高等问题，档案资源本身所蕴含的价值也就难以得到有效发挥。[2]

1.4 档案管理人员素质不够，管理水平偏低

任何一项工作的开展都与相关工作人员的专业水平、工作能力等密切相关，档案管理工作也不例外。从目前的实际情况来看，很多公司的档案管理工作人员都存在专业水平低或者是不专业、职业素养低、管理经验不足等问题，导致档案管理工作的各项工作内容难以得到有效落实，最终取得的效果也总是不尽人意。所以，相关的公司管理者必须要提高对这方面问题的重视度。

2 解决档案管理工作问题的策略

2.1 改进和完善档案功能

要想确保档案资料的价值得到最大化发挥，并能够更好地为公司的发展服务，就必须要对档案的功能进行合理有效的改进与完善。具体来说，应该要按照国家所制定出台的法律，使用一些先进的技术来建立档案信息管理的安全保密防护系统，以此来促使其能够对档案收集记录的内容进行全面的、客观的、及时的更新、整理、保存。

2.2 提高对档案管理的重视度

对于公司的管理者来说，必须要提高对档案管理工作的重视度，转变自身的管理理念，以此来给档案管理工作的开展奠定坚实的基础。此外，公司管理者也应该把档案管理工作列入公司的年度考核计划里。對于档案管理工作人员来说，必须要主动地给公司主管档案工作的领导讲解相关内容，以此来提高领导对档案管理工作的重视度，并能够意识到这项工作对于公司发展的重要意义，然后也就可以在后续工作的开展过程中重视对人力、物力、财力等资源的合理配置，并努力为档案管理工作人员营造一个良好的工作环境。

2.3 健全档案管理制度

要想标准化、规范化地落实档案管理工作中包含的各项工作内容，就必须要建立起科学、合理、完善的档案管理制度，以此来对档案管理工作进行有效约束，促使其更加符合公司的实际情况，并能够更好地落实。因此，对于所有的公司来说，必须要加强对档案管理制度的健全力度，具体来说，公司的领导者应该要积极和主动地去学习一些档案管理相关的知识与法律，通过这种方式了解档案管理工作的实际作用，并组织一些优秀的档案管理人员来共同组成公司的档案管理部门。此外，公司的管理者也应该要深入了解内部档案管理工作的实际情况与具体需求，并以此来完善档案管理章程、注意事项、档案管理工作人员的行为规范等多个方面的内容，以此来保证档案管理的约束性、规范性作用能够得到有效发挥。总之，对于任何一个公司来说，制定健全完善的档案管理制度都是至关重要的，它可以有效提升档案管理工作的质量与实效性。[3]

2.4 提高档案管理人员的素质

档案管理工作人员的素质将直接会对档案管理工作的开展与推进产生影响，所以，相关的公司管理者必须要认识到培训工作的重要性，通过各种类型的培训活动来提高档案管理工作的质量。具体来说，公司可以定期举办一些相关的业务培训活动，特别是关于计算机应用技术以及档案管理操作基本技能方面的培训，以此来帮助档案管理工作人员了解和掌握相关的软件，并能够及时发现和解决其中存在的问题。此外，通过使用先进的计算机技术，可以对档案信息资料进行及时整合、分类、储存，从而也就可以为后续的读取与利用提供诸多便利，档案管理工作的实效性也就随之提高。

3 结束语

总而言之，档案管理工作本身具有系统性、长期性、复杂性的特点，它在公司的发展过程中起着至关重要的作用。但是，从目前来看，因为各方面因素的影响，在很多公司的档案管理工作中都存在很多问题，导致档案管理工作的实际作用难以有效发挥。因此，相关的档案管理工作人员必须要及时认识到这方面的问题，并按照自身的实际发展情况，从改进和完善档案功能、提高对档案管理的重视度、健全档案管理制度、提高档案管理人员的素质等多个方面来解决这些问题，以此来提高档案管理工作的实效性，促使其更好地为公司的发展服务。

参考文献

[1]田冬梅，李日，郝晓梅，等.互联网 + 时代医院档案管理流程研究[J].中国卫生产业，2017，15（1）：121-122.

[2]李海兵，董俊英.浅议行政事业单位档案管理的创新路径[J].中国卫生标准管理，2017，8（02）：201-203.

[3]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊：电子版，2014（5中旬）：20.