邱彬

摘 要：医疗行业的发展对于人们的身体健康而言有着非常重要的意义和影响，而档案管理作为医院企业运营过程中必不可少的工作项目，其重要性也就不言而喻，对此工作人员将围绕医院企业内部档案管理这一主题，从档案管理的基本概述、现存问题以及优化方法等方面内容对其展开详细的阐述。

关键词：医院企业；办公室档案管理工作；优化方法

就目前而言国内仍然存在一些医院企业在开展档案管理等相关工作时出现管理人员安全意识薄弱、管理模式落后时代发展等问题，这些问题的频繁发生会对医院企业的进步和发展造成不良影响，对此工作人员应当结合医院企业自身的运营情况采取相应的优化方案对档案管理进行有效的改善，这也是笔者将要同大家进行探究的核心内容。

1 档案管理概述

档案管理在很多医院企业中都有发挥着非常重要的作用，其主要包括文件收集、文件价值鉴定、文件编目、文件数量统计、文件再利用、文件整理、文件保管、文件检索、文件编辑等内容。做好档案管理不仅可以显著提高医院企业不同部门的工作效率，同时还有利于医院自身企业的长远发展，因此该项工作内容应当引起医院企业内部相关工作人员的高度重视。

2 现存问题

2.1 安全意识薄弱

缺乏安全意识是很多医院企业中从事档案管理岗位工作人员的通病，其主要体现在以下几点：第一，在阴雨天气或者干燥天气中，工作人员若没有针对医院企业内所储存的文件档案做好相应的防潮措施和防火措施，则很容易出现文件档案因受潮或者火灾等因素而受到损坏；第二，工作人员未能对文件档案的重要性引起重视，暂未将防盗措施落实在实处，从而到最后档案丢失等相关情况频繁发生；第三，工作人员在使用网络技术对自身医院企业的文件档案进行管理的过程中，因感染病毒而导致的文件丢失[1]；第四，调取文件档案时未能对其进行及时的备份处理，从而造成的档案丢失。

2.2 落后时代发展

就目前而言，国内还存在一些医院企业暂未顺应时代的发展引进先进的档案管理技术，而是依然沿用传统的管理方式，而这些传统的管理方式与信息时代中先进的电子档案管理相比存在很多的劣势，具体如下：第一，传统管理模式在医院企业的实际应用中所体现出的工作效率相对较低，且需要消耗管理人员大量的时间和精力；第二，从管理人员自身的角度来看，很多从事档案管理岗位的工作人员大多存在学历低、专业能力不足等相关问题，这些情况的普遍发生会在一定程度上对医院企业档案管理等相关工作的顺利开展造成不利影响；第三，传统的档案管理方式还会增加文件档案查找、编辑和利用的复杂程度，使得文件档案无法在医院企业发挥出其真正的作用和价值；第四，随着时间的推移，医院所储存的文件档案数量也越来越多，若管理人员不能顺应时代的发展在管理模式现有的基础上对其进行相应的优化，则很容易抑制自身医院企业的长期稳定发展。

3 优化方法

3.1 提高员工安全意识

为了在较短的时间内显著提升医院企业的档案管理安全性，工作人员可以结合医院企业的实际运营情况适当地加强对从事档案管理岗位员工安全意识的培养力度，通过这种方式来优化档案管理的整体质量水平，具体措施如下：第一，定期组织医院企业内部参与档案管理这一工作内容的员工进行安全意识的培训，让每一位管理人员都能够从根本上意识到安全管理的重要性；第二，除了培养管理人员的安全意识之外，工作人员还应当从实践的角度出发，对档案管理过程中可能会出现的一些对文件档案造成损害的潜在因素有针对性地制定相应的防范措施，如防潮措施、防火措施等等[2]；第三，工作人员还可以结合医院企业内文件档案的种类不同对管理人员进行安全责任的划分，让每一位参与档案管理的员工都能担负起自身的责任，从而有效地降低档案管理中文件损害等相关情况发生的概率。

3.2 引进先进管理模式

上述我们也提到了管理模式落后等相关问题，为了可以更好地顺应时代的发展，工作人员应当结合自身医院企业的实际情况，在条件允许的范围内适当地引进一些先进的档案管理模式，借鉴其他优秀医院企业的档案管理经验，在传统的档案管理基础上做出适当的改进和优化，从而显著提高档案管理效率和质量水平。对此工作人员可以将电子档案的管理模式循序渐渐地应用在传统的档案管理模式中，通过这种方式来有效地促进医院企业向电子化、智能化方案进行发展，在该类管理模式下，管理人员可以通过计算机设备来完成对电子档案的存储、归类划分、编辑、传输等等，在该模式下不仅可以提高人们对于文件档案的利用率，同时还可以大幅度减少管理人员的工作量，从而达到降低文件档案管理过程中的失误率的目的。

3.3 加强管理团队建设

无论任何医院企业，其在发展和建设的过程中都会不断地产生数据信息，因此文件档案的数量也会越来越多，与此同时档案管理人员的工作量以及所承担的压力均呈上升的趋势，该类现象在很多医院企业中都非常常见，为了可以有效地缓解这种档案管理现状，工作人员可以适当地加强档案管理这一岗位的团队建设，具体措施如下：第一，工作人员可以每隔一段时间便组织医院企业内档案管理人员进行整理、保管、收集、鉴定、统计等多方面专业管理课程内容的培训，通过这种方式在较短的时间内大幅度提高管理人员的整体管理水平；第二，除了管理水平的培训之外，工作人員还应适当地加强对管理人员信息技术水平的培训，有利于推动该医院企业向信息网络智能化方向进行发展[3]；第三，定期对档案管理人员的管理水平进行专业的能力考核，并且根据考核结果对管理人员采取相应的奖惩措施，使得每一位档案管理人员都具有一定的危机意识，为档案管理等相关工作的顺利开展创造良好的环境。

3.4 优化医院企业管理制度

工作人员还应结合医院企业自身的发展方向在原有的档案管理制度基础上对其进行适当地优化和改善，使其在实施过程中具有一定的强制性和约束性，这样也有利于促进档案管理的顺利进行。与此同时，工作人员还可以在档案管理制度中添加相应的奖惩制度，以此来进一步规范档案管理人员的管理行为。除此之外，工作人员还可以在条件允许的情况下创建独立的监管团队，其主要作用是对档案管理人员的行为进行监督和管理，将医院企业针对档案管理所制定的管理制度进行贯彻落实，有利于医院企业的长远发展。

4 结束语

虽然现阶段很多医院企业的档案管理等相关工作在开展的过程中经常会受到一些问题的困扰，但是工作人员可以采取提高员工安全意识、引进先进管理模式、加强管理团队建设以及优化医院企业管理制度等方式对传统的档案管理模式进行适当地优化，从而进一步推动医院行业在新时代背景下的发展历程。

参考文献

[1]严庄婷，周翠兰.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J].办公室业务，2016（01）：194-196.

[2]李娜.医院办公室档案管理的现状反思及对策分析[J].改革与开放，2016（06）：123-124.

[3]王多多.浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设[J].办公室业务，2016（15）：168-169.