詹晓敏

摘 要：随着我国科学技术的进步，社会各个领域都离不开信息化技术的应用。信息化的发展与应用，已经成为社会发展水平的标志。信息化已经融入我们的日常工作与生活。学校的人事档案管理工作，也同样离不开信息化。作为未来的发展方向，信息化在学校人事档案管理中的普及也是学校整体管理水平的一个体现。

关键词：创新；信息化时代；人事档案管理

档案是我们保存信息的一种媒介，这种媒介的管理就是我们现在的档案管理。档案管理经历了不同的发展时期，在我们现在的科技进步高速发展时期，档案管理也实现了质的飞跃。传统的档案管理都是基于纸质媒介的。这种纸质媒介的检索，传递，保护，修复等，都存在着各种各样的问题，为后人的继承和使用都带来了不同程度的困难。而信息化已经普遍应用的今天，使档案管理也迎来的本质的改变。档案管理的媒介不再是传统的纸，而是基于电子技术的网络及电子设备。这些信息化的新的媒介的产生，解决了原来传统的档案管理中出现的问题，使档案管理不仅方便了使用，也适应了社会的进步和发展。

1 信息化的档案管理的重要作用

人事档案管理是学校整体管理的重要组成部分，人事档案管理的质量，影响到学校的发展与进步。档案是记载学校各方面重要信息的一个媒介。对学校而言，在对过去工作的总结时，离不开档案记载的信息的查阅，在对未来工作的计划中，离不开对档案的数据的分类汇总，以便预测发展趋势，能够更好的帮助计划的有效制定和实施。可见，档案管理是非常重要的。在现代社会对人事档案管理提出更高要求的同时，发展信息化成为推动人事档案管理的重要方法[1]。

随着社会的发展，人事档案信息数量越来越多，档案信息的划分也越来越精细。传统的人工检索的方式，已经不能适应现在这种复杂的数据环境。信息化的人事档案管理技术，通过先进的人事档案管理系统，能够在极短的时间内，完成原来很多人的工作量，既节约了时间，也节省了人力成本。传统的档案管理技术，不但耗费时间，也不能够保证检索出的数据的准确性。由于是人工分类及统计数据，工作人员不可避免的会出现一些差错[2]。但通过信息化的数据采集，可以准确地统计所要检索的信息，保证了信息的准确性。信息化在人事档案管理中的应用，还解决了信息传递的不方便。原始的档案的传递是通过借阅或者抄录的方式来传递的。这种传递也会产生一些问题。比如，在借阅的过程中，可能会造成原始资料的遗失或者是损坏。而抄录虽然不存在上述问题，但是抄录非常的占用时间和精力。尤其是当时间紧迫时，抄录就更无法满足要求了。但在信息化的档案管理模式下，这些都是完全无需担心的。信息化的档案数据，会通过互联网和计算机的应用，直接被人们查询和传递。人们看到和使用的，都是信息化的档案数据，不会对原始的资料产生破坏，也更节省精力。原始的档案管理方式，还存在着一个问题，那就是档案的老化和难以保存的问题。例如，由于时间太久，纸张的老化问题和损坏问题都比较严重，如果无法保存这些，将使我们失去很多重要的资料和无法连续的记录历史。而信息化的应用，也完美的解决了这一问题。现在的资料数据，都可以保存的网络媒介中，这些媒介没有老化的问题。只要妥善管理这些信息化系统，我们就不用再担心资料的无法长期保存的问题。

2 信息化的档案管理的实现方法

1）完善信息化档案管理制度。由于档案资料的特殊性，在我们的信息化的人事档案管理中，对于档案的保密性和安全性，都需要得到极大的重视。我们的国家首先就要从法的层面上，去建立一套完善的档案管理法规，只有这样，我们的各级单位，在制定自己的档案管理制度时，才能够有法可依，有据可查[3]。而我们的学校，在国家法律法规的框架下，要结合自己的管理目标和特点，建立详细的人事档案管理制度，使学校的档案管理者、教职员工及其他相关的人事档案使用者，能够在使用学校人事档案的时候，按照制度的要求，确保人事档案的安全和保密，从而促进学校人事档案管理工作的健康有序进行。

2）加强管理人员队伍的建设。加强学校的人事档案管理人员的队伍建设，培养一批高素质的管理人才，也是学校的一项重要任务。首先，我们要提高档案管理人员的专业水平，招聘具有专业学科基础知识的人员，保证学校人事档案管理人员的基本素质。其次，学校要定期开展业务学习与培训，加强档案管理人员的业务水平，使其能够不断的进步和提升。专业的技术培训，可以使档案管理人员能够及时的了解新的信息化技术，使自己的业务能力跟得上科技的进步和发展[4]。档案管理是一个不断学习的职业，这就要求我们的管理人员，不能有懈怠懒惰的思想。而专业的技术培训，也是贯穿了档案管理的始终。第三，还要求我们的档案管理人员有主动学习的精神，在一切可以了解信息化的机会中，要自觉主动的去获取相关的知识，而不是把学习信息化的档案管理知识当做一种被动的要求。最后，我们的档案管理人员，还要熟练操作信息化档案管理系统，对学校人事档案管理系统中的各项功能模块要能够熟记于心。

3）加大信息化基础建设。在信息化的档案管理中，信息化的基础建设是实现信息化档案管理的物质条件基础。这种信息化的基础建设，是从信息化管理平台建设中反映出来的。我们的档案管理人员要通过信息化管理平台，来综合管理学校的人事档案资料。档案管理人员使用信息化平台来实现检索资料，可以使资料的检索更加快捷方便，无需手工记录，就可以把检索到的资料保存记錄下来。档案管理人员也是通过信息化平台，来实现各项档案资料的分类管理的。原始的管理方法，需要占用大量的空间去分别存放这些不同类型的档案，但有了信息化平台后，可以在平台的虚拟空间中进行不同类别的档案的分类保管，不但节省了空间的占用，还使分类工作更加简单化，规范化。通过信息化平台的建设，还能实现资料的共享[5]。这种共享的实现，从根本上改变了传统的信息分离的局面，使档案信息可以为不同的使用人带来工作和学习的便利。档案管理人员使用信息化平台传递资料时，是通过平台的网络系统实现的。学校的信息化人事档案管理平台是与互联网相结合使用的。信息化的基础建设，也要求对学校的网络系统进行改良和建设，使网络的稳定性，网络的安全性，网络分布的合理性以及网络的速度等方面，都能达到信息化管理的要求，使我们的信息化平台能够更好的发挥作用。

3 结束语

在信息化时代，传统的人事档案管理方法必然被先进的信息化管理所替代[6]。为了满足社会及学校对档案管理提出的更高要求，我们必然的要加强我们的档案管理人员的思想认识、提高档案管理人员的整体素质，从而提高在我们的档案管理工作的水平。还要不断加强信息化的基础建设，使我们的档案管理平台，能够达到我们当前信息时代的发展要求。我们在把信息化管理融入到学校的人事档案管理中，还要与时俱进，不断的进行创新研究，借鉴先进的管理模式，改变我们的管理方法，及时、彻底、有效的解决现阶段人事档案管理中存在的一些问题，使我们的人事档案管理工作的质量和效率不断提升。

参考文献

[1]王剑.浅析信息化时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（20）：111.

[2]王敏.浅析信息化时代的学校人事档案管理工作[J].中国管理信息化，2018，21（20）：175-176.

[3]徐悦隽.如何创新信息化时代的学校人事档案管理工作[J].办公室业务，2018（08）：141+144.

[4]郭少卿.浅谈如何创新信息化时代的档案管理工作[J].办公室业务，2018（01）：72+74.

[5]谷怡风.如何创新信息化时代的学校人事档案管理工作[J].才智，2016（35）：75.

[6]李莉.如何创新信息化时代的学校人事档案管理工作[J].现代交际，2016（02）：123+122.