吴立东

关键词：事业单位   人事档案管理   标准化   信息化   实践思考

人资管理是事业单位日常管理工作的关键组成部分，其同时也是实现单位内部人资优化和干部任免的基础性工作，对人力资源开展科学有效的管理，可以保证单位的正常运行，对促进社会和谐和经济发展具有积极意义和重要价值。人事档案作为事业单位开展人资管理的重要参考和指导性资源，其对提升人资管理的科学性具有重要借鉴价值，因此，事业单位需要给予其高度重视，并且通过各种有效措施落实人事档案管理的信息化和标准化建设，为单位的平稳以及可持续发展奠定人才基础。

一、事业单位在开展人事档案管理中出现的几点问题

（一）缺乏制度约束

人事档案管理是我国事业单位日常基础工作，其具有较强的常规性、基础性以及价值性，但是当前，一些事业单位对其重要性缺乏清晰认识，在管理创新、人员配置以及资金投入等方面略显不足，人事档案处于边缘状态，对单位开展人资管理形成制约。同时，由于缺乏事业单位领导和员工的重视，管理存在较为混乱的情况，各项工作没有相应的制度作为约束，管理行为、管理内容和管理方法落后且不规范，档案内容规定模糊、内容不完整、更新不及时，对人事档案的使用价值带来负面影响。

（二）信息化管理程度不高

当前，基于事业单位陈旧的档案理念，人事档案在管理手段和管理模式方面依然较为落后，信息化程度不高，虽然事业单位也引进了信息化管理设施，但是其利用率较低，管理人员依然习惯使用以往的固化管理手段，对档案内容带来直接影响。同时，很多人事档案由于时间久远，在分类管理和数字化处理方面存在漏洞，大量的纸质档案不仅为安全存储埋下隐患，同时也妨碍了信息化发展进程。

（三）管理人员能力素质不足

想要实现人事档案管理趋于信息化以及标准化，需要以专业的管理团队作为支撑，但是当前，一些事业单位在人事档案管理人员配备中略显不足，现有的人员数量难以满足岗位工作要求，很多人员都是兼职，没有足够的时间和精力开展管理创新，加之事业单位没有组织定期的专业技能培训，导致人员能力不符合标准化管理的要求。

（四）人事档案缺乏高效利用

当前，事业单位对人事档案的价值缺乏正确认识，在人员培训、职称评定、薪酬调整以及干部任免等方面没有充分利用，档案内容不完整、不规范，不仅影响人事档案的功能性，同時也不利于人资优化。

二、事业单位人事档案管理信息化以及标准化建设的相关措施

（一）加强内部宣传

人事档案作为事业单位人事调动、干部任免和人资优化的重要参考，其对事业单位发展的重要性不言而喻，因此，想要实现管理信息化以及标准化建设，事业单位需要加强内部宣传，通过宣传促使广大员工认识到人事档案的价值和重要性，并且积极配合档案部门做好各项管理工作。同时，事业单位领导需要发挥榜样模范作用，提升对人事档案的关注和重视，将其作为重要的管理工作进行考核和监督。

（二）加强制度建设

制度是开展一切管理行为的基础保障，在制度的约束和规范下，可以保证各项管理工作的有序以及高效进行，因此，事业单位需要结合人事档案的特点，制定科学以及合理的管理制度，以制度为约束促进标准化建设的有序开展。由于人事档案内容涉及范围较广，随着我国事业单位的业务性质和经营范围不断改变，干部流动也较为频繁，为管理工作增添了一定难度，因此，事业单位在制定管理制度中，需要明确管理的工作环节、工作流程、具体任务、具体目标、工作内容以及考核标准，划分各个岗位的权责分工，实现对档案信息的标准化以及规范化管理，及时补充完善各种人事信息，提升档案的价值性和完整性。

（三）构建信息系统

随着信息技术的蓬勃发展，其已经在诸多领域实现了深入应用，并且取得良好效果，因此，事业单位在开展人事档案管理中，需要迎合时代发展，主动构建信息体系，推进人事档案管理趋于信息化发展。首先，要结合人事档案的特殊性和管理要求，建立人事档案数据库系统，实现对所有档案的动态管理和分类建档，及时完善和补充档案数据;其次，事业单位要充分利用现代数字化技术和信息技术，对人事档案进行深度挖掘，提升档案质量，发挥档案的借鉴性和参考性价值;最后，在构建人事档案信息系统中，需要做好安全防护工作，基于互联网的开放性、共享性特点，信息系统容易遭受黑客、病毒以及木马的袭击，导致档案损毁或者文件丢失，影响档案储存的安全性，因此，事业单位需要建设安全管理体系，制定相关安全标准，完善以及落实借阅制度，建立人事档案恢复机制和备份机制，对电子档案的储存情况开展动态检查，规范设置管理权限，进而发挥信息系统的管理作用和安全价值。

（四）提升人员素质

管理人员作为人事档案管理的主体，想要推动管理趋于信息化以及标准化方向发展，事业单位需要提升管理人员的业务能力和综合素质，为各项管理活动的有序进行奠定人才基础。首先，事业单位要注重对现有的管理人员开展专业培训，培训内容要涉及档案知识、信息知识、职业素养以及服务理念等内容，通过培训引导管理人员加强对国家政策的了解和领悟，提升自身的专业能力和职业素养，树立以人为本的管理理念，为事业单位开展人事管理提供完善的指导服务;其次，事业单位要从社会和高校中吸纳相关方面的专业人才，结合自身具体情况做好人才引进工作，进而不断充实档案管理队伍，在内部形成积极向上的良性竞争氛围;最后，各个事业单位之间要注重加强人才交流和人才互通，构建专业人才的交流、沟通以及借鉴平台，促使管理人员在同行互动中不断完善自我、强化能力。

（五）加强设施建设

硬件设施是实现人事档案信息化以及标准化的物质支撑，因此，事业单位要结合岗位内容和管理需求，注重加强硬件设施建设，提升其利用效率，推动档案管理信息化进程。首先，单位领导要提升思想认识，将人事档案作为日常重要工作来抓，并且通过专款专项的方式投入资金，用于购买各种信息化建设的硬件设施，例如计算机、打印机、扫描机、投影仪等;其次，要秉承“合理够用、杜绝浪费”的原则进行设施采购，在引进先进设备后，组织人员进行操作学习，将设备用于实际管理工作中，不能出现引进后闲置的情况，提升设备利用效率;最后，事业单位要定期组织人员对人事档案管理硬件设施进行动态检查，保证其处于正常运行状态下，对于老旧设备及时淘汰换新。

（六）档案重新组合

受到传统人事档案管理理念和管理手段的影响，很多人事档案在内容方面存在一定的缺陷和漏洞，对信息化以及标准化发展增添了困难，因此，事业单位要组织人员对人事档案进行重新组合，在节约管理资源的基础上，去除粗糙以及无用的档案内容，提升人事档案的价值和作用，实现管理标准化。首先，对单位多年积累的人事档案开展内容核查，按照既定的操作原则将档案重新组合在一起，制作目录、重新编码，保证人事档案标准化以及规范化;其次，通过计算机对人事档案资料进行分类编码，做好编号制作，对不合理分类进行及时纠正，保证标引一致，进而实现档案管理标准化;最后，对纸质人事档案进行数字化处理，转变为电子档案不仅便于管理，同时还可以节约纸质档案的储存空间，提升档案储存的安全性以及科学性。

三、结语

总而言之，随着我国社会与经济的蓬勃发展，事业单位也面临着深化改革，其对促进社会稳定和经济建设具有重要的推动作用。人事档案是事业单位在多年运行中产生的重要人力资源文件，其是事业单位干部任免、人资优化和人员调动的重要依据和关键参考，单位领导需要给予其高度重视，并且认清当前人事档案管理中存在的不足和问题，通过各种有效途径改进和完善，进而促使管理趋于信息化和标准化发展，为事业单位的稳定运行奠定人才基础。

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（作者单位：洮南市信访局）