于萍

摘要：老年大学档案是记录一个学校历史发展的重要凭证，而学校做好老年大学的档案管理工作就是一件非常重要的事情。在这个现代化的信息社会，学校以及档案管理工作者需要全面利用好信息化的方式去对学籍档案进行有效的管理，因此，笔者就主要围绕着老年大学档案的信息化管理方式进行详细的阐述和分析，希望可以为老年大学的档案管理工作提供一些有利的建议。

关键词：老年大学;档案管理;信息时代;信息管理模式

一、在老年大学档案管理工作中容易存在的问题

在通常情况下，学籍档案属于学校非常重要的档案管理工作，尤其随着我国社会经济水平的快速发展，老年大学的发展也越来越得到人们的关注，所以如何為老年人带来更好的知识服务就需要从教者做好档案的管理工作。然而从目前来看，学校的档案管理工作主要存在两个问题：

1.老年大学档案管理工作过于表面化

在老年大学的档案管理过程中，普遍存在过于表面化的管理状态，其中主要体现在学校及档案管理工作者没有对学籍档案管理引起足够的重视，他们认为对学生档案进行一个简单的信息录入就可以了，并没有在记录页面上显示更多的老年学生的档案信息，这种档案信息的不完整容易造成，一旦有相关组织或者部门需要查看学生的学籍档案，但是工作人员却无法递交出准确度较高的档案信息，这样也就会为工作人员以及学校和学生造成不必要的麻烦。

2.老年大学档案管理工作信息化管理程度不够

虽然现在我们处在一个网络发达的时代当中，但是在档案信息管理这一方面，有些老年大学的学籍档案却缺乏信息化的管理。熟不知网络化的信息管理不仅可以让档案信息量变得更大，而且还更容易查找、储存和携带，还可以全面提升工作人员的档案管理质量。所以学校以及档案管理工作人员需要及时通过现代化信息技术手段做好档案的管理工作。

二、关于提高老年大学档案管理质量的方法分析

1.对档案管理模式进行改革和创新创

要想让学校的档案管理质量得到有效的提高，学校以及相关工作人员首先就要对档案管理模式进行及时的改革和创新。第一、学校的档案管理部门和其他部门加强联系，实现档案信息资源的共享。因为随着信息化时代的快速发展，社会信息资源数量也在大幅度的上升，仅仅凭借一个学校的档案管理部门是无法对这些庞大的信息资源进行有效管理的，所以只有和其他部门加强联系，通过资源信息的共享才能让学生的档案信息变得更加完整。第二、通过电子自动化手段来管理档案信息，在这个信息时代里管理者需要对电子档案进行及时的建立和整理，直接通过计算机系统就可以及时的找到相关信息，也能对档案信息进行及时的修改、使用和保存，可以加快当担信息数字化的处理步伐。

不过，在进行数字化的档案处理时，档案管理人员需要利用扫描机对档案信息进行处理，这样才能做到对纸质版档案内容的保真。对于一些录音或者录像的资料，还要通过刻录机进行档案的备份储存，在电子档案管理时还要做到把草稿内容、修改稿以及正文进行统一的归档，修改草稿时一定要显示改稿人的名字、修改的时间以及修改内容，在档案整套归档的过程中电子文件不可以变动。第三、根据档案内容特点构建网络服务平台，通过计算机网络技术建立一个开放性的网络服务平台，从而满足信息时代的档案管理要求。

2.学校加强档案管理的保密措施

现代化信息技术虽然为档案管理带来了一些便捷，但同样它也为档案资料的保密工作带来了一些安全隐患，而档案信息出现不安全的情况主要是由计算机使用过程中突然中病毒、人员操作不规范以及电子设备出故障等这样几个原因组成，所以我们必须通过有效的措施对档案资料加强保密方面的管理。

第一、档案管理部门人员要安装最新的软件管理系统，这样才能保证档案资料可以安全使用，并得到安全的保存;第二、档案管理工作者要及时对计算机进行全面的杀毒和检测，要避免信息资源因为感染病毒而出现隐患;第三、学校档案管理部门的工作人员在工作期间要避免使用其他的外网连接，避免因为黑客的侵入而导致档案资源的丢失和泄露。第四、学校要尽可能配备最专业、最先进以及最规范的档案保管设备，并加强档案管理措施，对档案资料以及绝密档案进行安全的保存。

三、总结：

综上所述，在网络信息时代下对老年大学的档案管理工作模式进行全面的改革和创新，就可以让档案管理工作质量得到全面的提高，所以对于学校以及档案管理部门来说，不仅要认清楚信息技术为档案管理工作带来的更多好处，也要及时转变档案管理人员的思想观念以及工作态度，并为他们提供更加可靠、更加齐全的信息管理工具，这样才能提高老年大学的信息化档案管理进程。

参考文献：

[1]刘丽华.浅析老年大学档案管理[J].卷宗，2017 （14）：13-13.

[2]蔡贤岳.浅谈老年大学示范校档案管理[J].老年教育（老年大学），2015 （9）：18-19.

[3]孙鲜辉.浅析如何有效提高老年大学的档案管理成效[J].卷宗，2016 （9）：32.