姜言美

摘要：随着经济社会的不断发展，办公系统自动化的使用，档案的收集工作也在发生着变化，这也要求我们档案管理人员不断创新工作方法，主动适应当前新形势下档案收集工作要求，及时解决收集工作中的问题，扎实做好档案收集这个起点环节。

关键词：档案管理;收集;问题及对策

一、当前档案收集工作存在的问题

1.对档案收集工作的重视程度不够

随着经济社会的不断发展，对档案工作人员思想意识造成了一定冲击，一些档案人员思想浮躁，事业心、责任心下降，工作中满足于一般现状，不能主动去探索和研究，真正静下心来去主动开展收集工作，导致一些本应该收集归档的文件资料长期放置在一些部门和个人手上，有的造成丢失，给档案工作造成损失;另外一些单位，特别是领导班子对档案收集工作重视不够，认为档案收集是档案管理人员的事，没有按照“三纳入”要求，真正把档案收集工作放到重要工作来抓，档案管理机制不健全，导致档案收集工作管理混乱。

2.档案收集的标准范围不细不实

一些单位没有及时根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限規定》《照片档案管理规范》等文件制定本单位的档案收集标准范围，收集指导文件比较笼统，收集标准不明确，具体可操作性不强，有时从表面上根本无法区分哪些文件材料、照片等需要归档，导致一些本该归档的重要文件材料等不能及时归档，有的甚至缺失，给档案工作造成严重损失。

3.档案收集人员的业务能力相对滞后

随着社会的不断进步，科学技术日新月异，作为一名优秀的档案收集管理者，必须掌握多元化的知识结构，及时更新丰富自己的知识，全面掌握最新、最全的档案收集整理、鉴定组卷、统计利用等相关业务知识，特别是加强信息化技术在收集工作中的学习运用，主动适应当前信息化档案管理的新要求、新特点。但是，一些单位档案管理人员思想比较固化，收集工作中缺乏创新创造精神，不能主动去学习，遇到一些新问题，还是凭老方法、老经验，导致收集工作效率低下，已经很难满足当前形势下档案收集工作的需要。

4.档案收集的信息化、数字化技术投入不够

档案的现代化管理水平对档案工作起着至关重要的作用，但个别单位缺乏新的管理经验，对收集工作前瞻性认识不足、现代化管理意识严重缺失，收集工作不能及时变革创新，信息化、数字化等技术投入不够，致使档案收集工作仍然停留在传统管理模式上，反映在实际工作中，对档案工作的信息化、数字化技术投入不够，档案管理系统的硬件设施设备严重滞后，有的单位还以手工收集为主，收集工作效率低下，根本无法满足新形势下档案管理工作的需要。

二、做好档案收集工作的对策方法

1.加强档案收集人员的教育考核以及组织机构建设

一要定期开展档案收集人员进行教育，强调档案收集工作的重要性，坚定档案工作人员的事业心和责任心，变被动收集为主动收集，坚决杜绝麻痹思想;二要建立档案收集工作考核制度，采取定期和不定期的形式对收集人员进行工作考核，按照考核标准量化赋分，对收集档案不全、责任心不强的进行处罚，对工作表现突出的给予奖励，充分调动档案收集人员的工作积极性;三要成立本单位的档案管理工作领导小组，由一把手任组长，明确档案管理人员的责任分工，真正把档案管理工作纳入单位重点工作来抓，确保收集工作落到实处。

2.进一步细化档案收集的标准和制度落实

档案收集的标准和范围直接关系到一个单位档案管理工作的好坏，做好这项工作至关重要。一要档案管理人员作为一个单位档案管理具体责任人，应及时根据国家的指导性文件以及本单位的收集工作实际情况，征求单位领导、各部门及档案收集人员的意见，协商制定本单位档案的归档范围和保管期限表，使收集工作标准范围更细致、更具体、更具有操作性，细化到哪些些文件材料等要必须归档，哪些文件材料要做到同步归档，哪些可以直接剔除收集范围;二要抓好本单位的档案收集定期递交制度和联系催要制度的落实，定期开展检查督导，对存在问题限期整改，明确责任人，真正从制度上保障档案收集工作落到实处。

3.加大对档案收集人员的新业务知识培训

一要加强对档案收集人员的业务培训，采取专题培训、网络培训及自我学习相结合的方式，不断更新丰富档案收集者的知识结构，使档案收集者掌握最快、最新、最全的档案收集等相关的多元化业务知识以及现代化的档案管理技术经验，特别是熟练掌握当前形势下信息化档案收集技术的应用;二要举办本单位的档案收集经验技巧交流论坛，通过学习交流，把好的经验分享出来，从而达到共同促进提高的目的，不断提高本单位档案收集人员的整体业务水平以及工作效率，使档案管理工作再上新台阶。

4.加大档案收集工作的技术投入

改变传统的以手工为主档案收集管理方法，主动适应当前形势下档案现代化管理趋势，加大对档案工作的信息化、数字化技术的资金投入。积极探索档案管理+信息化的新途径、新机制，通过引进和自我研发档案管理自动化软件，实现档案管理系统与本单位的OA办公自动化系统进行对接，建立文件材料从产生到收集归档以及照片、图纸、录音和录像等档案收集全过程信息化管理通道，不断简化档案收集工作的环节，提升档案收集工作的效率，真正实现信息多跑腿，收集人员少跑腿，不断适应当前形势下档案管理工作信息化、数字化的要求。

总之，随着社会的进步发展，在档案收集工作方面会出现很多新的问题，这需要我们共同努力，凝心聚力，不断进行探索和研究，积极寻找解决问题的方法，更好的满足档案管理工作的需要，为档案建设贡献自己的微薄之力。

参考文献：

[1]孙文靖.当前档案收集工作存在的问题及解决对策

[2]卢月敏.信息化条件下的档案管理工作

[3]邹黔荣.新形势下档案收集工作前瞻性研究