供给侧结构性改革视角下医院档案信息开发利用

2019-08-01马丽祯

办公室业务 2019年4期

马丽祯

【摘要】本文从供给侧结构性改革的内涵和实践要求入手，对三六三医院档案信息开发利用的供需侧进行分析，探讨开发利用中存在的问题，从“重管理”“稳增长”“补短板”“强服务”四个方面，浅析供给侧结构性改革视角下的医院档案信息开发利用策略。

【关键词】供给侧结构性改革;医院档案;开发利用

一、供给侧结构性改革的科学内涵和实践要求

习近平总书记在2015年11月10日召开的中共中央财经领导小组第十一次会议上首次提出了供给侧结构性改革，讲话中称在适度地扩大国内总需求的同时，注重加强供给侧结构性改革，注重提高供给体系质量以及效率，不断增强经济持续增长的动力。在中央财经领导小组第十二次会议上，习近平总书记在讲话中再次强调这一改革的重要性，提出供给侧结构性改革需要五个“搞清楚”。“要搞清楚现状是什么，深入调查研究”“搞清楚方向和目的是什么，把握好手段，防止就事论事甚至本末倒置”“搞清楚到底要干什么，确定的任务要具体化、可操作”“搞清楚谁来干，做到可督促、可检查、能问责”和“搞清楚怎么办，用什么政策措施来办”。

医院档案作为信息资源的供给侧，面对信息资源数量的剧增，传统档案管理模式的落后以及网络环境下用户需求的不断变化，深入学习和领会五个“搞清楚”，着重思考和探索通过改革服务理念、更新服务资源、完善服务技术与服务手段等，在用户未表现出明确需求时就通过供给侧主动创新，为他们创造需求并给予满足，对于新形势下理清医院档案信息开发利用的发展思路，制定好信息资源体系化建设与服务的总体发展战略具有重要的指导意义。

二、三六三医院档案开发利用的供需侧分析

目前，三六三医院内部产生的档案种类有文书档案、财会档案、基建档案、设备档案、人事档案和病历档案。其中，人事档案存放于医院综合档案室，由医院人力资源部自行保管和利用，病历档案由病案室集中保管和提供利用，其他档案均由医院综合档案室集中保管和提供利用，本文主要探讨由医院综合档案室集中保管和提供利用的这部分档案。从供给侧来看，本文探讨的这部分档案均由医院综合档案室供给。近年来，随着医院三甲等级创建，医疗水平和医疗服务稳步提升，医院临床医疗和行政后勤的工作量大幅增加，随之产生的档案供给量也不断增加。

从需求侧来看，医院档案的需求主要来自单位内部工作需要。其中，文书档案主要是为医院管理层总结工作经验、解决遗留的历史问题、制定远期规划、迎接上级部门工作检查、医疗纠纷处理以及各类创建活动等提供大量原始的、必要的信息数据支持。财会档案主要是为银行账目核查、银行信贷及审计等各项工作提供原始凭证，避免给医院造成不必要的财产损失。基建档案主要是为医院各类建筑设施的装修改造或安装消防设施等提供必要的指导，从而便捷、快速地推动各项施工进展。设备档案主要是为医院在医疗设备购买、产品售后维修以及产品质量问题与纠纷方面提供技术支持和资料支撑，确保医疗设备交易及售后维修的顺利进行，防止出现不必要的纠纷。

三、医院档案开发利用存在的问题分析

供给侧结构性改革的重点是解放和发展社会生产力，用改革的办法推进结构调整，减少无效和低端供给，提高有效和中高端供给，增强供给结构对需求变化的适应性和灵活性，提高全要素生产率。多年来，医院档案工作部门在工作实践中产出了一定数量的档案开发利用供给，但与医院的实际工作需要仍存在矛盾，与新时期国家对医院档案工作的要求还有一定的差距。

当前医院档案开发利用供给侧存在的突出矛盾表现在：一是借阅查询不足，主要方式是实体查询，且大量的借阅查询集中在上级检查工作和单位财务审计等活动中，日常用于工作研究的借阅查询较少。借阅查询率低，医院档案的价值就难以充分发挥。二是传统档案管理手段与技术所导致的问题日益凸显，比如：检索手段单一，查全率不高，纸质空间占用大等，虽然档案一般都分类存放，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。三是医学科研发展对档案信息资源的需求量逐年加大，但有效供应量不能滿足需求。随着医院三甲创建的成功，对医学科学研究的需求加大，库存资源远远无法满足需要。四是档案信息化工作发展滞后。大数据时代的管理工作呈现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的鲜明特征，而目前医院档案数字化工作的发展进程，与用户获取知识方式的转变不相适应，远远不能满足用户多层次的信息需求。五是医院档案的开发还处在低端供给状态，档案开发深度、广度不够。从目前的编研成果来看，档案的开发利用主要用于院史、大事记的编修，以及为迎接上级部门工作检查和各类创建活动编撰工作制度、职责、应急预案和汇报材料等方面。选题基本千篇一律，载体形式比较单一，供给结构对需求变化的适应性和灵活性不足，无法满足用户较高层次需求，难以体现档案工作对医院发展建设的重要意义。

四、医院档案信息开发利用策略

供给侧结构性改革强调增长本源创新和制度供给，通过改革使供给端发力解决增长困境，实现供给侧各要素的优化配置。“供给侧”是切入点，“结构性”是方式，“改革”是核心命题，主攻方向是提高供给质量，最终目的是满足需求。在供给侧结构性改革视角下，医院档案信息的开发利用要从供给侧入手，完善制度设计、创新思路方法、改造传统模式、提升服务水平。

（一）重管理。完善制度顶层设计，激发档案开发利用活力。医院档案信息资源的开发利用需要领导重视，推动顶层设计，从制度层面建立档案开发利用的量化考核激励机制和成果运用反馈机制，推动各职能部门的积极支持和参与，激发全员参与档案开发利用的积极性和创造性。

（二）稳增长。加强档案归档率和编研产出率，保证利用率。长期以来，医院档案工作最突出的问题就是各部门归档意识不强，造成档案信息资源不足，这也是制约医院档案信息开发利用的原因之一。因此，在供给侧结构性改革视角下，一是严格执行档案管理制度并以之约束档案形成部门，保证其按照文件材料归档范围，主动及时地将文件材料移交档案部门。二是扩大档案的收集范围。档案部门一方面要积极参与医院重大活动和临床科研教学活动，及时掌握医院动态和学科发展方向，加强内部信息的收集储备;另一方面注重从多种渠道收集同行、竞争对手的有关信息，及时掌握行业最新动态，扩充室存知识储备。三是通过档案编研制成档案信息半成品，快速、高效地为用户提供多层次的档案信息，缩短用户收集信息的时间，提高工作效率，推进医院各项工作的发展，是提供档案信息为医院各项事业服务的重要方式，也是开发档案信息资源的主要手段。

（三）补短板。依托信息技术激活资源。医院现有的档案信息拥有纵向的连续的知识谱系资源，当前的问题是闲置率高，借阅人数少，症结在于这些知识谱系资源获取渠道单一，除外来公开文件可通过OA平台查询外，其余档案信息只能凭人工检索逐个查询纸质档案，用户实现谱系知识的连续性需要花费自身及档案管理人员大量的时间和精力。解决问题的根本途径在于依托信息技术，加快医院档案管理手段的发展升级，尽快实现室存档案的数字化，建立完善的检索体系，编制系统、实用、多角度、多功能的检索工具，缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率，推动档案信息资源真正与时代发展的需求相适应，与档案数字化的发展趋势和用户获取知识方式的转变相适应，冲破档案利用的种种局限，发挥档案信息的增值作用，从而满足用户需求。

（四）强服务。创新档案服务，创造开发利用需求。档案工作的价值是通过服务体现的，而服务取决于用户的需求。为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足用户需求。

档案服务专业化。一方面通过提供个性化的档案信息服务来实现。个性化的档案信息服务是指档案部门根据用户提出的明确要求提供档案信息服务，或是通过认真分析用户使用信息的习惯，来发现其潜在需求，并主动地向他们提供可能需要的档案信息服务。另一方面，进行有较强针对性和实用价值的档案编研活动，利用时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案编研成果，最大限度地满足用户需求。

档案服务及时化。档案作为重要的信息资源，如果长时间被束之高阁，得不到利用，很大一部分档案信息将失去利用价值，这无疑是对信息资源的浪费。利用檔案数据管理平台，实现工作文件的及时归档，并快速对其进行组织和分类，然后按照相关工作环节和相关工作岗位的需求，采取推送方式、订阅方式等，将档案信息及时地送到相关部门和人员手中。

档案服务主动化。在传统的医院档案管理工作中，档案人员从事的主要是实物管理，档案信息服务方式是以室藏为中心，以用户到档案室查询为主要方式，是被动的服务，服务方式单一，受时间和空间的限制较大，而网络环境下的信息利用，提供了以用户为中心的、主动的、形式多样的服务。尽管目前的医院档案服务工作正积极地尝试改善服务方式，但从根本上还没有摆脱被动服务的观念。供给侧结构性改革的视角下，要做到观念先行，档案服务变被动为主动，以用户需求为导向，做好档案信息资源的整合与利用，增强对需求变化的适应性和灵活性。

五、结语

未来医院档案的发展方向，应以满足医院广大干部职工信息资源需求为目标，在供给侧结构性改革理念的指导下，通过“重管理”“稳增长”“补短板”“强服务”，让医院档案信息资源成为规范医院管理、加快医院改革、推动医学事业发展的助推器。

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