于开芹

[摘要]随着社会信息技术的迅速发展，计算机在行政机构的管理中发挥了巨大作用。文档管理是管理结构的重要组成部分，文档管理信息化是一种新的文件管理模型。目前，公共机构在文件管理信息的建设方面仍存在许多弊端。问题的存在是不可避免的。只有认识到自己的缺点，我们才能分析具体问题并提出改进措施。

[关键词]信息化;档案管理;路径

一、中国行政机关档案管理的现状

（一）档案管理制度不健全

大多数行政机构缺乏系统的管理。行政机关的领导还没有充分认识到档案管理的重要性，档案管理监督不够明显。其次，由于文档管理的性质，许多文档管理员认为文档管理繁杂且不需要太多时间。正是因为领导者和管理者没有文件管理意识，而落后的思维使得大多数档案管理者缺乏工作积极性。这严重制约了行政机关的档案管理过程。

（二）文件管理现代化程度不高

虽然现代社会信息技术在不断创新和发展，但档案信息管理尚未充分利用现代设备和现代技术，使得文件管理处于较低水平。而且由于文件管理技术复杂且令人困惑，因此文件管理变得更加随意和盲目。另外，行政机关在文件管理部门投入太少，许多电子设备无法满足现有单位的需求。有些文件管理软件无法达到信息共享和信息管理的目的，这是制约文件管理信息管理的重要因素。

（三）文件管理人员的素质需要提高

文件管理人员是文件管理的实现者。他们的专业素质和综合能力是决定档案管理水平的重要因素。在信息化的背下，档案管理者需要具备基本的业务能力和专业知识。但是，就目前的情况而言，许多行政机构缺乏档案管理人才，大多数管理人员缺乏文档管理意识，缺乏责任感。这表明在信息化背景下培养专业档案管理团队的重要性。

二、信息化背景下行政机构档案的行政措施

（一）领导者的意识形态应不断更新

它是互联网信息思维和文档管理信息管理的领导者，直接影响到行政事业单位档案管理的信息管理。领导必须转变思路，从根本上认识到互联网信息化的巨大作用，积极投入相关的人力，财力和物力资源，推动行政事业单位的信息化管理进程。

（二）建立和完善单位的档案管理系统

科学完整有序的档案管理系统是完善行政事业单位档案管理的重要保证。在该文件管理系统中，行政机构必须首先建立符合其实际情况的科学系统，并明确界定文件的收集、整理、分类、操作、编目、存档和存储。在不断的实践中，有必要探索并逐步完善文件管理系统的具体规定。此外，应建立严格的绑定文件标准以进行文件绑定，以确保文件管理的质量。

（三）提高档案管理人员的整体素质

人才是档案信息发展的关键，行政机关应当树立档案信息和人才的概念，把单位档案管理人员的专业素养和综合能力放在首位。要提高档案管理人员的整体素质，必须从以下几个方面人手：一是培养档案管理人员的责任，责任可以促进单位档案的一系列程序的形成，如顺利收集、转移，使用和保管。二是注重实施量化考核，将档案管理纳入工作目标的评价，有利于提高人员管理的整体素质。三是加强专业知识培训。要定期组织档案管理人员积极参与培训和在线学习，促进单位与其他机构之间在档案管理方面的经验和知识交流，提高档案管理水平工作正朝着标准化和信息化方向发展。

（四）建立安全科学管理系统

由于文件管理本身具有服务性质，公共机构文件应尽可能地开发其文件信息，以便提供利用率并最大限度地利用文件信息来实现文件的共享信息资源。建立健全事业单位安全管理体系，建立严格的机构信息档案保护措施，努力解决各环节隐患。

三、事业单位信息化的途径

档案信息化的核心问题是扩大档案信息和檔案服务的范围。基于人员，档案信息化的速度和效率并不具有挑战性。档案的优势在于信息，其生命力是档案信息化各种信息建设模式的信息。在这个问题上，一方面，它是一个企业列表。因此，我们应该把重点放在档案工作者现有知识体系的集中上，尽快开发档案信息资源，尽快建立档案。尽可能由档案专业和相关学科。另一方面，公共机构的支持，但只有本地应用或网络应用才能进行文件外包。档案保管员的知识结构是核心概念，部门可以继续教育。在一定程度上管理信息资源的后续调整。具体而言，以下几点应适应技术操作的要求，但应从其监督文件的几个方面人手：一是全面建立档案目录管理系统的软件开发，设计和维护档案网站，分散各个机构。信息收集和数字文件构建难以集成和优化。二是加快档案信息资源的数字化。外包业务不擅长专业公司流程，采用新开发的计算机网络技术，利用社会资源弥补档案管理员的能力，数据库技术和多媒体技术，缺乏档案信息，这有利于缺乏专业和技术人员。图书馆资源的数字化全面改进了有效文件信息管理的最新、最先进技术。

结语

在信息化的背景下，行政机关不断努力实现档案管理信息化的目标，但仍存在许多未解决的问题，还有许多措施要加以改进。档案信息的发展符合公众对档案信息检索的要求，维护人民群众的切身利益和社会稳定，在解决人与人之间的矛盾中发挥着不可替代的作用。在此基础上，充分利用互联网技术，进一步提高行政事业单位档案管理水平。