付远翠

摘 要：办公室文书档案管理是企业管理工作中的重要环节，且管理质量的好坏会对企业整体管理水平产生极大的影响，需要企业加强文书档案管理，针对比较常见的问题需及时采取有效措施。因而本文就针对现代企业在办公室文书档案管理中所存在的问题进行重点探究，并提出相应的解决对策，以期能够切实提高企业在文书档案中的管理水平，促进企业获得更好的发展。

关键词：办公室文书档案；管理；常见问题

虽然大多数企业在管理工作有加强对办公室档案的管理，但是因受到多方因素的影响，使得企业在此管理工作中依然存在较多的问题，如对文书档案管理工作的重视程度不够、专业的文档案管理人员数量比较匮乏、文书档案管理模式较为落后等，这对各类文书档案优势的发挥产生较大的影响，因而需要企业领导充分认识到开展办公室文书档案管理的重要性，针对所存在的问题要及时采取针对性的措施，只有这样才能够更好的保证文书档案管理效率，满足社会经济发展需求。

1 文书档案管理的特点

1）收集和保存资料为重点。结合实际调查发现，在文书档案管理中主要就是对相关资料进行收集和保存。一般来说，文书档案记录内容比较多，具体包括：管理过程、人事关系变动、企业物资合同管理等[1]。另外，文书档案在记录载体上多以纸质或其他形式进行，这需要管理人员按照要求对其进行分类，并放置在专门的地方。

2）文书档案的载体具有一定的多样性。对企业而言，文书档案能够对其整个发展过程进行写照，因而涉及到各个方面，如行政管理党群工作、经营管理和生产技术管理等。由此可看出，文书档案管理的对象具有多样性特点，因而对文书档案的存放载体也带有多样性特征，具体表现在合同纸质载体、录音录像等方面。

2 办公室文书档案管理比较常见的问题

针对当前企业在办公室文书档案管理中存在的问题，不仅影响档案管理质量和管理效率，还对企业发展造成不小的阻碍[2]。因而作为企业领导者，有必要分析这些问题出现的原因，并在此基础上实施针对新的解决措施。对于企业在办公室文书档案管理中存在问题，主要集中在以下三个方面：

1）对文书档案管理工作的重视程度不够。结合当前我国大多数企业的文书档案管理情况可发现，企业在此工作中存在普遍的问题，就是对文书档案管理不够重视，因而在实际管理工作中还是将文书档案仅作为整理文件的一项工作，缺乏对这方面的管理意识，进而在一定程度上影响文书档案管理患工作功能作用的发挥。

2）缺乏专业的文档案管理人员。在不少企业中，文书档案管理人员多为兼职人员，而这些人员不具有专业的文书管理知识和技能，进而影响管理效果[3]。一般来说，文书档案管理工作主要是由办公室秘书或相关职能部门的行政管理人员负责，但是在实际中，这些人员都有自己的本职工作，并没有过多的精力进行文书档案管理工作。由此说明，企业在文书档案管理工作中缺少专业人员，长期以往，势必会影响企业发展。

3）文书档案管理模式较为落后。不少企业在文书档案管理工作中还在使用传统的管理模式，简单来说就是采用人工的方式进行文书档案管理。对于这种管理模式，不仅需要消耗大量的人力，物力和财力，还会影响文书档案管理效果[4]。另外，在当前信息时代下，部分企业在办公室文书档案上的信息化投入不足，并没有根据实际需求，合理配置相应的设备，进而在一定程度上影响文书档案管理工作开展的效率。

3 如何有效解决办公室文书档案管理中的问题

通过上述对办公室文书档案管理比较常见的问题进行深入分析后，企业则可在此基础上实施相应的对策，下文就从三个方面给出解决企业在办公室文书档案管理中面临问题的对策，希望能够帮助企业切实提高文书档案管理质量，推动其在当前市场环境下的稳定发展。

1）提高对文书档案管理的重视程度。对于发展企业而言，要想确保文书档案管理工作有序进行，切实提高文书档案管理水平，其首先要注重自身思想观念的调整[5]。相关领导人员要能够充分认识文书档案管理工作开展的重要性，只有这样才能够在最大程度上提高办公室档案管理工作开展的有序性，与此同时有关领导还要针对文书档案管理加大资金投入。最后，还要结合企业发展情况以及文书档案管理所具有的特点，制定出文书档案管理的相关决策，这样做，可显著提高文书档案管理工作开展的规范性，满足相关标准和要求。

2）注重对文书档案管理人员专业素质的提升。对于如何提升文书档案管理人员的专业素质，企业则可从以下两个方面入手：一是，积极引进专业文化档案管理人员，这样做，主要是为了充实企业现有的档案管理人才力量。另外，企业还需对现有的文书档案管理人员进行定期培训，促使其能够在培训过程中不断提高自身能力；二是，作为办公室档案管理人员，要想切实提高管理效果，则要能够积极参与各项培训活动，加强对档案管理专业知识的学习，以此掌握更多的专业档案管理知识。

3）健全文书档案管理制度。众所周知，制度的建立是工作开展的重要保障，因而企业要想能够进一步提高是办公室文书档案管理工作质量和水平，首先就要结合实际，有针对性健全现有的文书档案管理机制[6]。实践证明，通过对制度的实施，对文书档案管理工作的开展进行规范，能够对文书档案管理人员起到一定的激励作用。基于此，企业在管理工作中要对此予以足够的重视，利用制度来落实档案管理责任，增强管理人员在工作中的责任意识，从而更好的保证文书档案管理工作的整体质量，确保工作开展的有序性。

4）建立自动化OA系统与档案管理系统对接平台。对于文书OA系统的流转和档案管理系统是处于各自存在的状态，在实际工作中，为了能够提高文书归档的效率，确保大数据可进行共享，企业则可通过自动化OA系统进行文书审批，并将其抓到中间平台，按照相关标准和要求进行合理分类。在此过程中，管理人员需利用计算机进行管理，并将所获得的数据导入在档案管理系统中。经过系统的信息化管理后，有助于企业在管理工作中切实提高文书处理和档案管理一体化程度。

4 结语

综上所述，在企业管理工作中，办公室文书档案管理占据重要地位，且对企业发展造成不小的影响，因而有关领导要对此工作的开展予以足够的重视，但是结合实际来看，不少企业在办公室文书档案管理中存在较多的问题，这些问题的出现已经严重影响管理效率，为此，领导人员必须要针对这些问题采取积极有效的措施。对于采取何种解决措施，企业领导可从上述几点进行：提高对文书档案管理的重视程度、注重对文书档案管理人员专业素质的提升、健全文书档案管理制度、建立自动化OA系统与档案管理系统对接平台。通过这些策略，不仅能够进一步提高文书档案管理效率，還更好的发挥出文书档案在企业发展中的价值。

参考文献

[1]翟建勋.数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理探讨[J].办公室业务，2019（05）：80.

[2]张慧慈.信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2019（04）：98+103.

[3]常艳丽.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2018（11）：3-4.

[4]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：155-156.

[5]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：131+133.

[6]孙爱民.办公室文书档案收集与归档工作管理措施[J].办公室业务，2018（20）：117.